¿Por qué necesitas ser organizado?

Este concepto suele suscitar cierta controversia dentro del mundo de la productividad. En ocasiones vinculamos el ser organizado a disponer de una buenas herramientas para ello, como pueden ser unos archivadores fantásticos, unas carpetas preciosas o bien unas bandejas de acero cromado que brillan como el sol. El problema radica en que solemos olvidarnos del significado que tienen las cosas realmente para nosotros. El concepto organizado tiene un significado totalmente individual e independiente para cada persona. Ser organizado lo que significa realmente es que ordenamos las cosas en función del significado que tienen para nosotros. Si tienes un conjunto de materiales apilados en un lugar concreto porque has decidido que tiene sentido para ti y has concluido que deben estar ahí, eres organizado, ahora bien, si las cosas están en el lugar donde no deberían de estar realmente eres desorganizado.

Si realmente quieres gestionar todo aquello que puedes necesitar en algún momento, siempre con un máximo de eficacia y un mínimo de esfuerzo, deberás concentrar en una misma ubicación todo aquello que realmente tiene sentido para ti. De una forma clara, el criterio debería ser identificar y relacionar el concepto de significado con el de ubicación. Esto es así dado que como explica David Allen, vivimos en una constante realidad cambiante. Por ejemplo, los billetes del avión que has de tomar hoy, mañana deberán estar seguro en otro lugar, bien en tu carpeta de gastos a justificar o bien en la basura por que has decidido no guardarlos. Si mañana no los trasladas a su nueva ubicación, estarás siendo desorganizado. El concepto de significado siempre deberá preceder al de organización.

Hay personas que piensan que porque tienen todo anotado en su agenda, eso significa ser organizado. ¿Que sentido tiene almacenar un montón de cosas diferentes de forma agrupada en un lugar que no está destinado a tal fin? Realmente ninguno. Un ejemplo claro son las notas de reuniones. Parece que el simple hecho de tomar notas da a entender que somos organizados. Al final, suelen archivarse siempre juntas y a no ser que quieres usarlas a modo de salvoconducto de emergencia ante posibles situaciones comprometidas, esto tiene poco sentido. Lo realmente correcto sería aclarar cada una de las notas tomadas y tomar decisiones sobre cada una de ellas. Este hecho seguramente desencadenaría distintos tipos de acciones a llevar a cabo por lo que se constituirían como material susceptible de ser clasificado o archivado según el caso, ya que habrían sido dotadas de sentido real para nosotros.

A modo de resumen para ser organizado deberás en primer lugar identificar de forma sencilla el concepto relacionado entre el sentido que las cosas tienen para ti y su ubicación organizativa. En segundo lugar deberás usar procesos y estructuras simples que faciliten la tarea de organizar, de lo contrario no los utilizarás y por último deberás asegurarte de que se mantiene tu sistema organizativo de forma constante, de lo contrario pasaras de ser organizado a desorganizado de forma sencilla.

GTD provee de todos los proceso necesarios para conseguir ser realmente productivo y ser organizado. Muchas personas comentan que se trata de un modelo de acercamiento sofisticado a temas muy triviales para personas sofisticadas. ¿Te animas a probarlo y experimentar los beneficios que aportará a tu vida?

Sobre el autor, Antonio José Masiá

Antonio José Masiá es Consultor Artesano, ponente y autor del blog Cambiando Creencias en el que habla habitualmente de cómo desarrollar valor en las personas a través de la productividad, GTD y el desarrollo personal.