La organización es clave para tu productividad

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.- J.P. Sergent”

El mundo globalizado y competente en el que vivimos, nos obliga a esforzarnos cada día más, añadiendo a nuestro día a día una cantidad ingente de información, de ideas, de pedidos, de llamadas y de tareas que nos exigen mucho tiempo y energía.

El taylorismo ha quedado relegado a la era romántica de la industrialización, y los conceptos de la productividad han cambiado. Esta sociedad es la sociedad del conocimiento y de la información, y la productividad ya no es una mera parte de una ecuación de tiempo y unidades fabricadas.

La productividad, hoy en día, atiende primero a criterios de organización y estrategia, y después a la explotación. Por ejemplo, en el mundo del software, la productividad no se mide por el número de líneas de código que generes, pues un ejército de monos aporreando un teclado sería el vencedor. La productividad eficiente estaría en un código bien estructurado y probado, que se retorne lo menos posible al equipo de soporte para su corrección y mantenimiento. En el primer caso puedes tener mucho código en poco tiempo, pero el mantenimiento es mucho más costoso y a la larga tiendes a dilatar el tiempo para que esté en producción y que la información que procese sea fiable y estable. En el segundo caso, aunque se tarde más el desarrollo, el código es robusto y de calidad, y, por tanto, también es más productivo y económico.

La gestión del tiempo es un concepto a veces abstracto y subjetivo. Todos tenemos 24 horas, pero hay muchas variables que hacen que el tiempo sea distinto para todos en algún momento determinado. Hay personas que son muy rentables con su tiempo gracias a su proactividad y a su organización, superando a otras con mayor conocimiento y experiencia. También encontramos que hay personas que son mucho más productivas a primeras horas de la mañana, mientras que otras que lo son a últimas horas de la tarde. Hay personas que con motivación y creatividad superan las expectativas de productividad, mientras que otras sólo son productivas de forma autómata y mecánica. Los problemas personales, las enfermedades, los estados de ánimo, los cambios en las planificaciones y otros factores de influencia también condicionan la productividad.

Para ser productivos primero hemos de ser organizados, pues saber qué hacer, por qué, cuándo y cómo, es mucho más importante que hacer las cosas como un pollo sin cabeza. Es como hacer un viaje sin saber a dónde ir, por dónde ir, qué climatología nos espera, qué tipo de carreteras encontraremos o si llevamos el coche adecuado. Necesitamos un mapa y planificar el viaje para saber qué tenemos por delante y prepararnos para ello.

Existen bastantes métodos de organización personal, técnicas de gestión del tiempo y herramientas de gestión de tareas, cuyo objetivo final es planificar de forma más eficiente nuestro tiempo acorde a las tareas a acometer, y, por consiguiente, lograr una mayor productividad. Cada uno de ellos requeriría un capítulo, por lo que a continuación se resumirá, a grandes rasgos, cuatro de los más importantes y relevantes.

El método GTD (Getting Things Done)

Uno de los métodos de organización personal más eficiente y utilizado en el mundo es GTD (“Getting Things Done”, o “Tener las Cosas Hechas”), creado por David Allen, que consta de cinco principios sencillos y prácticos:

• Recopilación: Captura todas las cosas que van surgiendo y que necesiten  una  atención  posterior, depositando recordatorios en una bandeja de entrada llamada también inbox, canasto o cesto. Se libera la mente para que se centre en lo que hay que hacer, no en lo que hay que recordar.
• Procesamiento: Analiza cada una de las cosas que hay en la bandeja de entrada, decidiendo qué hacer con ellas.
• Organización: Clasifica en listas las cosas que se han procesado, a fin de llevar un seguimiento de las mismas.  La organización propone cuándo acometer las tareas de la manera más eficiente, según nuestro criterio en ese momento.
• Revisión: Es el  principio  más importante de todos.  Comprueba las  listas con frecuencia, para reorganizar las mismas de acuerdo a las circunstancias y a las necesidades de ese momento, eliminando de las listas las tareas concluidas.
• Hacer: Ejecuta las tareas.

GTD es recomendable para cualquier trabajo y escenario, pudiendo abarcar diversos contextos, como la oficina, asuntos personales, de casa, etc.

El método Autofocus (AF4)

Creado por Mark Forster, es un método muy potente y sencillo de organización que mantiene todas las tareas en una única lista, las cuales van evolucionando con su uso. Las premisas de este método es que procesa rápidamente grandes volúmenes de trabajo, evita el estrés, pone foco en lo importante y procesa a fondo la rutina, las tareas y los proyectos importantes.

El método, de forma sintetizada, está basado en:

• Recopilar en una lista las ideas y tareas que se te ocurran.
• Al final de la lista se traza una línea para cerrar la lista.
• Cualquier idea o tarea nueva se anotarán debajo de esta línea, en una nueva lista abierta.
• Se trabaja sobre la lista cerrada, revisando de la primera a la última, cada una de las tareas.
• Se elige una tarea a ejecutar, mediante el criterio que estimemos necesario: urgencia, importancia, dificultad, predilección, etc.
• Hacer la tarea.
• Si terminamos la tarea, se tacha la tarea de la lista.
• Si nos cansamos de la tarea, o abordamos otra tarea más urgente, o cambiamos de tarea (por el motivo que sea), se tacha la tarea de la lista, anotándola en la lista abierta para saber que la tarea sigue incompleta.
• La revisión se realiza hasta llegar a la línea que separa la lista cerrada y la lista abierta.
• Se repite la revisión hasta que la lista cerrada tenga todas sus tareas tachadas.
• Iniciar una revisión en la lista abierta y crear una línea para cerrar la lista, repitiendo el ciclo nuevamente.

Este método está más enfocado en el hacer que en la organización, punto de conflicto con los seguidores de GTD.

Autofocus es un método muy eficiente, sencillo y particularmente desestresante, que además reduce la procrastinación (concepto de “dejar para mañana lo que se puede hacer hoy”).

Técnica del Pomodoro

Para una gestión del tiempo eficaz y productiva, es recomendada la técnica del  Pomodoro (“tomate”, en italiano, inspirado en el medidor de tiempo que hay en las cocinas), creada por Francesco Cirillo, que consiste en la definición y división de tiempos de trabajo (o pomodoros) de 25 minutos, separados por pausas. La premisa de esta técnica es que los períodos, con sus pausas, mejoran la habilidad y la concentración mental. Su uso está recomendado en tareas con carga y esfuerzos mentales, como la del desarrollo del software (disciplina en la que se concibió originalmente).

Herramienta Kanban

Para abordar tareas de procesos y proyectos en equipo, una de las mejores herramientas es la del Kanban (del japonés, “kan” (visual) y “ban” (tablero)).  Consiste, sencillamente, en un tablero dividido horizontalmente en varias secciones o columnas, cada una de las cuales correspondiente a un proceso o estado. Las tareas se escriben en una tarjeta o posit, y se van moviendo y colocando en cada columna, según vayan cambiando de proceso o estado.

Los Kanban permiten visualizar rápidamente qué tareas hemos de acometer, en qué estado se encuentran, qué falta, quién la va a ejecutar, qué personas del equipo están trabajando en qué, etc. Todo, en un ambiente colaborativo y participativo.

Los procesos suelen ser incrementales, de izquierda a derecha, como, por ejemplo “Por hacer-En curso-Hecho”,  “En cola-Análisis-Desarrollo-Pruebas-Producción-Hecho”, etc.

Sobre el autor, Rafael Hernampérez

Rafael Hernampérez Martín, es Director IT con gran experiencia en grandes proyectostecnológicos internacionales a nivel de gerencia, negocio y tecnología; es experto en organización, estrategia, liderazgo, gestión de equipos multidisciplinares, implantación de diversas metodologías de trabajo, y elaboración de reportings, cuadros de mando y presentaciones.