gestion documental en la nube

El Gobierno de España aprobó en 2019 una normativa que obliga a las empresas a registrar el horario laboral de todos sus empleados. Esta medida tuvo por objetivo luchar contra el fraude laboral e intentar reducir el número de horas extras no remuneradas.

Durante las primeras semanas tras la aprobación de la normativa, las empresas comenzaron a introducir sistemas de conteo y registro de la jornada laboral más o menos evolucionados, y con el paso del tiempo han ido optimizando estas gestiones.

En la actualidad, muchos de estos sistemas están digitalizados, es decir, son controles a nivel informático, software de registro de las horas de trabajo. Con esta práctica se vuelve a demostrar que la informática a nivel empresarial es un aliado imprescindible. A día de hoy parece casi imposible imaginarse la supervivencia de una empresa sin estar adaptada a los nuevos procesos de digitalización.

En los procesos de digitalización juega un papel fundamental la gestión documental. Esta tarea en las empresas es la que permite administrar, preservar, controlar y ordenar toda la información de la organización, clientes y proveedores de manera eficiente.

La gestión documental es vital para el correcto desarrollo de un negocio en general, de ahí que a continuación os mostremos algunos consejos para ganar en eficiencia con esta tarea y que esto se traduzca en una mayor productividad.

Digitalizar y modelar todos los documentos

Uno de los factores que más ayudan a hacer de la gestión documental un proceso eficiente es digitalizar y modelar todos los documentos. Tener un inventario documental en papel genera muchos costes para su almacenamiento y gestión. Además, la búsqueda de archivos y documentos es mucho más pesada.

A la digitalización se suma la elaboración de documentos modelo. Se trata de documentos tipo que ayudan a desarrollar actividades comunes de forma rápida y estandarizada. Deben ser accesibles para cualquier trabajador o cliente y han de estar organizados para disponer de ellos en cualquier momento.

Controlar los accesos y servirse del almacenamiento en la nube

En una organización o en una empresa, no todos los documentos requieren las mismas tareas. Algunos, de hecho, solo pueden ser modificados por administradores, mientras que otros son de libre acceso por todo el equipo o los empleados.

Por este motivo, y para mejorar la tarea de gestión documental, es importante tener estos documentos optimizados y que nadie pueda generar modificaciones que puedan perjudicar el transcurso de la actividad de la compañía. Esto se consigue estableciendo niveles de acceso y permisos.

Relacionado con este punto, aparece el almacenamiento en la nube como elemento de gran ayuda. La nube permite almacenar información y documentos de todo tipo en internet, sin necesidad de guardar estos datos en un servidor físico.

Con el almacenamiento en la nube, que también estará permitido el acceso a distintos empleados, las empresas ganan en capacidad de gestión, posibilidad de acceso desde cualquier punto, agilidad y ahorro de costes.

Herramientas de software

Los software de gestión empresarial son programas de gestión y control documental que provee de un marco de referencia para organizar todos los documentos físicos y digitales de la empresa.

Estos programas trabajan de manera simultánea con los escáneres, que son los equipos que convierten documentos en papel en versión digital. Mediante estos programas no solo se ordena la información, también se agiliza la coordinación entre departamentos.

A nivel de grandes empresas, esta herramienta se convierte en vital, por la cantidad de información que manejan estas corporaciones. Pero desde el punto de vista de una pyme o de emprendedores que se están iniciando en aventuras empresariales, un buen software de gestión documental también resulta de gran utilidad.

La mayoría de programas de este tipo son escalables, de modo que se adaptan al crecimiento de la empresa. De algún modo, estos sistemas se convierten en la espina dorsal de la empresa en cuanto a su organización y flujo de documentos.

Delegar en la organización, no cargar con todo el peso de la gestión

En la gestión documental, ya sea a través de software especializados o mediante departamentos específicos, es recomendable contar con delegados de cada una de las funciones.

Esto, combinado a una correcta selección de permisos para accesos a los documentos, puede ayudar a mantener organizada la información teniendo a un único o a pocos miembros de la organización con acceso a dichos documentos.

Esto ha de completarse con un registro limpio, que significa ir eliminando documentos que no sean necesarios para la actividad productiva de la empresa y que no haya que almacenar por obligaciones legales.

La gestión documental en las empresas conlleva costes económicos, pero herramientas como los software de gestión o aplicaciones como la nube permiten sacar rentabilidad a esta tarea y poner en el foco la productividad, que es el fin último de cualquier proyecto de emprendimiento o empresarial a medio y largo plazo.

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