Estructura tus presentaciones con Beyond Bullet Points para mejorar la atención de tu audiencia

Como emprendedor, a menudo tienes que convencer a inversores, socios o posibles clientes para que hagan algo concreto.

A estas alturas ya te habrás dado cuenta de que usar un PowerPoint inundado de texto y datos no es la mejor forma de comunicar. Lo más importante no es PowerPoint.

En vez de QUÉ es importante, plantéate QUIÉN es importante

El elemento más valioso de tu presentación es ese inversor, socio o cliente que te escucha. Tu misión consiste en adaptar tu mensaje para tener en cuenta las inquietudes y necesidades que tiene cada uno de ellos. Si esto lo tienes claro, el hecho de usar PowerPoint es totalmente secundario.

En este artículo te propongo un método para preparar y estructurar una presentación con las siguientes características:

1. Gira en torno a las necesidades de la audiencia, que es la auténtica protagonista.
2. Utiliza la estructura de una historia para plantear cualquier tema, por técnico o complejo que sea.
3. Es piramidal, la idea principal se plantea al principio y el resto de argumentos y detalles van después. Esto facilita la comprensión por parte de la audiencia.
4. Es elástico, puedes cambiar la duración de la presentación de forma inmediata añadiendo o quitando las partes con más detalles (zonas inferiores de la pirámide).
5. Integra teorías y principios sobre hablar en público, ciencia cognitiva y diseño de un modo práctico.
6. Utiliza PowerPoint como un recurso visual de soporte e hilo conductor aunque puedes prescindir de esta herramienta si así lo deseas.

Este método se llama Beyond Bullet Points y es original de Cliff Atkinson, quien plasmó al detalle todo el proceso en el libro que lleva el mismo nombre. A continuación, resumo la esencia de Beyond Bullet Points en cinco puntos.

1. Estructura la presentación bien alejado de PowerPoint

Puedes optar por crear la estructura con un procesador de textos aunque es más recomendable usar notas adhesivas y bolígrafo. Las notas adhesivas permiten ordenar fácilmente las ideas y bloques de tu presentación. Esto es importante ya que el orden de los factores sí altera el producto y la percepción de la audiencia.

Apunta en cada nota adhesiva un titular que resuma cada uno de los puntos de tu estructura (en el siguiente apartado doy detalles sobre cómo hacerlo).

Es importante que el titular que escribas sea una frase con sujeto, verbo y predicado, preferiblemente en voz activa. Además, el titular debe ser concreto y entenderse por sí solo. Un truco que va bien es imaginar que publicas un tuit con ese titular al lado de un enlace. Si tus seguidores son capaces de entender por completo el titular que has tuiteado, lo has hecho bien. Si no queda claro o es ambiguo, hay que revisarlo.

Ejemplos:

Alternativa al copyright – Mal titular: no tiene verbo y es impersonal.

Consigue imágenes de calidad legalmente sin pagar ni un céntimo – Buen titular, es concreto y se dirige al lector, además ofrece un beneficio (económico en este caso).

2. Usa la estructura informativa más antigua del mundo

La historia es la forma de transmisión de información que mejor funciona desde hace miles de años. Es EL formato. ¿Por qué ignorar algo con tan buenos resultados?

Cliff Atkinson propone usar el formato de una historia para plantear cualquier tema. Eso no significa que tengamos que contar cuentos o historias de ficción (aunque el storytelling es un recurso increíble para comunicar). Él propone usar la estructura de las historias para exponer las ideas.

• Plantear una situación inicial.
• Explicar el rol de la audiencia respecto esa situación inicial.
• Plantear un punto de partida para la audiencia (reto, problema, desconocimiento…)
• Definir un punto de llegada para la audiencia (solución, respuesta, final de la historia…)
• Establecer la llamada a la acción (el motivo de tu charla).
• Enumerar las tres ideas clave que argumentan la llamada a la acción.
• Definir las tres explicaciones que sostendrán cada idea clave.
• Mencionar los tres detalles para cada explicación.

Para cada uno de los anteriores puntos, tendrás que escribir el titular correspondiente en una nota adhesiva. Si se te ocurren varios titulares, agrúpalos en un mismo espacio. Ya decidirás más tarde con cuál te quedas.

Para ilustrar con un ejemplo este tipo de estructura, supondré que la idea de tu negocio consiste en asesorar a startups para que su porcentaje de éxito sea mayor que el de la media. También supondré que tu audiencia son emprendedores que quieren montar una startup o acaban de empezar.

Empieza planteando una situación inicial en la que introduces tu tema y sitúas a la audiencia: “Un porcentaje elevado de startups fracasan en su primer año de vida”. La situación inicial debe ser una afirmación con la que la mayoría de gente esté de acuerdo y que permita situar a la audiencia en el tema. Por cierto, si citas la fuente de tus datos, serás mucho más creíble.

En segundo lugar, comenta el papel que juega tu audiencia respecto esa situación inicial, es decir, el rol de la audiencia: “Seguramente pensáis que vosotros no entraréis en esta estadística”. Y podrías añadir: “Eso mismo pensaban al empezar los que fracasaron”.

En tercer lugar, plantea un punto de partida de la audiencia respecto a lo que has planteado: “”¿Sabéis cómo convertir esa intuición de éxito en una certeza?”. El punto de partida suele ser una pregunta abierta, un problema, reto o necesidad que tiene la audiencia o un misterio por resolver. La ventaja de usar este enfoque es que cambias el lenguaje expositivo, monótono y previsible por uno en el que abres una laguna en las cabezas de la audiencia. Hasta que no finalices no quedará cerrado el círculo que has abierto con el punto de partida y eso mantiene la atención de quien te escucha.

Ahora define el punto de llegada de la audiencia respecto a todo lo que has planteado. Suele ser la solución al problema, el objetivo a lograr o el misterio desvelado planteado en el punto de partida. El punto de llegada suele exponerse en la parte final de la presentación a modo de colofón o conclusión: “Tenemos el método y la experiencia para maximizar vuestro porcentaje de éxito”.

Tu presentación consiste en llenar el vacío entre el punto de partida y el punto de llegada con una llamada a la acción: “Minimiza el riesgo de fracaso con nosotros y el Método Lean Startup”. Este punto resume la idea principal de tu presentación o, según como, el título de la misma.

Un punto crucial a la hora de definir los puntos anteriores es que siempre se escriben desde el punto de vista de la audiencia. El punto de partida es un problema que tiene la audiencia, no tú. Para el resto de puntos, lo mismo. En mi experiencia he detectado que bastante gente no lo capta tan fácilmente y sigue planteando sus puntos respecto sus problemas, sus logros, etc.

Para convencer a la audiencia de que lleve a cabo la llamada a la acción, tienes que enunciar tres puntos principales. Por ejemplo:

• Punto principal 1: No desperdicies tiempo en un producto que nadie quiere.
• Punto principal 2: Valida que el problema existe y que tu solución es adecuada.
• Punto principal 3: Gana tiempo y reduce problemas con nuestra experiencia en startups.

Cada uno de estos puntos principales se argumentará con tres explicaciones. Asimismo, cada explicación se ampliará con tres detalles.

• Punto 1. No desperdicies tiempo en un producto que nadie quiere.
  • Explicación 1: Tu idea de negocio probablemente sea errónea.
    • Detalle 1: Identifica tu hipótesis de valor
    • Detalle 2: Identifica tu hipótesis de crecimiento.
    • Detalle 3: Plantea cómo demostrar tus hipótesis.
    • Explicación 2: Desmitifica las startups
      • Detalle 1: Los problemas técnicos no son los más graves
      • Detalle 2: Emprender es gestionar (aunque no suene “cool”)
      • Detalle 3: El planteamiento “Just do it” no funciona
      • Explicación 3: Aprendizaje validado: el antídoto contra el desperdicio.
        • Detalles 1, 2 y 3…

• Punto 2. Valida que el problema existe y que tu solución es adecuada.
  • Explicación 1: El ciclo Crea-Mide-Aprende.
    • …
    • Explicación 2: Lleva la contabilidad… ¡de la innovación!
      • …
      • Explicación 3: El secreto está en las métricas
        • Detalle 1: Métricas vanidosas: si vas a medir mal, mejor no midas nada
        • Detalle 2: Las métricas AAA: accionables, accesibles, auditables
        • Detalle 3: Ejemplo de métricas AAA para un servicio web: Adquisición, Activación, Retención, Monetización, Referencia.

• Punto 3. Gana tiempo y reduce problemas con nuestra experiencia en startups.
  • Explicación 1..
    • Detalles…
    • Explicación 2…
      • Detalles…
      • Explicación 3…
        • Detalles…

No tienes por qué usar exactamente tres explicaciones para cada punto principal o tres detalles para cada explicación. Es una referencia, el número ideal a usar. Si usas sólo dos detalles para una explicación, no pasa nada. Si algún día crees que son cuatro los puntos principales, adelante. Pero más de cuatro es arriesgado porque son demasiados datos.

3. Abre PowerPoint cuando tengas la estructura acabada

El punto anterior requiere bastante tiempo y no resulta trivial, sobre todo cuando nunca lo has hecho. Te sentirás frustrado pero eso es bueno porque significa que estás rompiéndote la cabeza con una estructura que mantendrá la atención de tu audiencia. O sufres tú preparando o sufrirá tu audiencia escuchándote.

Lo habitual es que el proceso de preparación de la estructura con notas adhesivas te lleve varios días. Con la práctica podrás llegar a tener la estructura definitiva en un mismo día. Ten en cuenta esto: nunca te quedes con la primera versión de estructura que has creado. Hay que revisar una y otra vez y por eso las notas adhesivas son muy útiles, puedes cambiarlas de sitio, ponerlas unas encima de las otras, agruparlas…

Cuando tengas la versión definitiva ya puedes abrir el PowerPoint o el programa que prefieras (cuidado con Prezi, es muy espectacular pero la gran mayoría lo usa mal). La idea es que cada nota adhesiva se convierte en una diapositiva. De momento sólo pon el título, nada más. Es tentador pero aún no toca buscar ni poner imágenes.

Si decides no usar diapositivas en tu presentación puedes obviar este punto pero no los siguientes.

4. Decide los recursos que vas a utilizar

Una vez tienes un archivo de PowerPoint con decenas de diapositivas en blanco con un titular es hora de decidir qué tipo de recursos vas a usar en cada caso. Quizá ya tenías pensado algunos de estos recursos pero es ahora donde toca ubicarlos de forma exacta.

Los recursos pueden ser muy variados:

• Recursos lógicos y racionales: hechos, datos, cifras, estadísticas, estudios científicos…
• Recursos visuales: imágenes, vídeos, objetos, animaciones, plantillas para PowerPoint gratis…
• Recursos emocionales: historias, humor, metáforas, dinámicas participativas…

En función de la audiencia y su contexto así como del sitio en el que presentes tendrás que usar más recursos de un tipo que de otros. Sin embargo, no dejes de combinar los tres tipos de recursos mencionados. Hoy en día además de informar también hay que entretener. Piensa que la atención de las personas es un recurso cada vez más escaso (disculpa, WhatsApp me reclama).

Cliff Atkinson propone hacer bocetos de las imágenes que quieras poner en cada diapositiva. Yo me salto este paso y las busco directamente (eso sí voy a usar diapositivas). Recuerda que tu PowerPoint debe ser un complemento visual a tu discurso verbal. Usa diapositivas poco recargadas, con poco texto y que puedan procesarse en pocos segundos.

Ten en cuenta que puedes combinar perfectamente una diapositiva con título e imagen con una historia que cuentes en ese momento. También con alguna dinámica participativa que haga despertar a la gente que te escucha de su sopor.

Si no vas a usar PowerPoint, tienes que pensar igualmente los recursos que vas a usar y ordenarlos en tu estructura.

5. Ensaya, presenta y adáptate al tiempo asignado

Una vez acabada la estructura y elegidos los recursos ya puedes ensayar. PowerPoint tiene una opción llamada “Ensayar intervalos” en el menú “Presentación”. Si la usas verás un pequeño cronómetro que cuenta el tiempo total de tu ensayo y el tiempo de cada diapositiva. Cuando acabes el ensayo te dirá el tiempo total que has usado y te preguntará si deseas guardar los tiempos por cada diapositiva. Responde que sí y comprueba los tiempos para ver dónde te has enrollado más. Atención, es muy importante que le des al botón “Deshacer”, en caso contrario se te guardarán los tiempos ensayados y el día de la presentación las diapositivas empezarán a pasar solas para tu asombro y desesperación.

La estructura Beyond Bullet Points tiene la ventaja de que tu presentación es elástica. Si tienes una hora, das toda tu charla. Si te dicen que sólo dispones de veinte minutos, quitas la parte inferior (detalles). Si sólo tienes cinco minutos, comentas hasta los tres puntos principales. Y si tienes que hacer un discurso del ascensor de un minuto, te plantas en el punto de llegada. ¿No es sencillamente genial? Como emprendedor sabrás que tienes que estar preparado para cualquier situación o requisito de tiempo. Con un poco de preparación extra podrás salir airoso de todas estas circunstancias.

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Si has llegado hasta aquí, enhorabuena. Estás realmente interesado en mejorar tus habilidades comunicativas. Te compensaré con un excelente vídeo del curso MOOC “Presentaciones Eficaces” de la Universidad de Cantabria. Es una introducción al método Beyond Bullet Points a cargo de Adolfo Cobo y resulta muy instructiva. Te aconsejo que prestes especial atención a los diferentes ejemplos que pone sobre cómo estructurar con esta metodología. Te ayudarán mucho a llevarla a la práctica.

Y si aún te has quedado con ganas de saber más y el inglés leído no es un problema para ti, entonces te recomiendo el libro Beyond Bullet Points. Ahí encontrarás explicado con todo detalle como preparar, estructurar y diseñar una presentación con PowerPoint (o sin él, depende de ti).

Sobre el autor, Carles Caño Valls

Profesor todoterreno con vocación de maestro. Ingeniero informático que enseña informática en Formación Profesional además de impartir conferencias y cursos sobre cómo hablar en público y hacer presentaciones. En su blog Presentástico escribe sobre cómo transformar las presentaciones para lograr motivar al máximo a nuestras audiencias.