Cómo organizar un evento corporativo y tener éxito
Dentro de las acciones de marketing que pueden manejar las empresas se encuadran los eventos corporativos. Hace referencia a todos aquellos actos que se desarrollan con la intención de presentar un nuevo producto o simplemente para crear imagen de marca reuniendo sobre todo a personas afines a la compañía organizadora.
Forma parte de la estrategia de branding de las marcas, llegando a convertirse en el escenario perfecto para mostrarse ante sus potenciales clientes. Pero también sirve de excusa para acercarse a posibles socios, proveedores o alcanzar un mayor grado de identificación con los empleados.
Es una práctica cada vez más utilizada por las empresas debido a todas las ventajas que le puede llegar a reportar. Nos encontramos con un sector en auge. De hecho se estima que el mercado de los eventos crezca un 3% en 2023.
¿Cuáles son las principales ventajas de crear eventos corporativos?
La organización de un evento corporativo debe conseguir en primer lugar que se hable de la marca en cuestión, de la empresa organizadora del evento. Tanto en medios de comunicación, redes sociales o en otro tipo de canales.
Pero también hay otras ventajas que debes conocer y que contribuirán al crecimiento del negocio.
- Posicionarse en el mercado y mejorar la imagen de la marca: un evento corporativo dará a conocer a la marca y los servicios que presta. Supone una buena oportunidad, además, para contactar con potenciales clientes. La notoriedad que se genera consigue crear un impacto positivo en la percepción que los usuarios puedan tener de la firma. Por lo tanto, además de posicionar y expandir la misma, también mejorarás su reputación.
- Acercase al público: un acto de estas características permitirá a los organizadores acercarse con más facilidades a tu target, al público al que le interesa llegar. Se convoca a todas aquellas personas a las que les puede interesar la compañía y sus trabajos, y que tendrían muchas opciones de convertirse en sus posibles clientes en el futuro.
- Ganarse la confianza de la gente: los eventos de empresas también se usan para captar nuevos contactos. Son una buena oportunidad para transmitir sus valores y ganarse la confianza del público, mostrando su manera de hacer las cosas.
- Fidelizar clientes: tan importante es captar nuevos clientes como fidelizar los que ya tienes. A través de la organización de estos encuentros habrá un acercamiento entre las dos partes, dándose también un entorno de escucha para conocer las posibles necesidades de los clientes.
- Oportunidad para reforzar vínculos proveedores y otras empresas: en estas reuniones pueden surgir sinergias que posiblemente no se den en otro tipo de escenarios. Esto es debido a la cercanía que se consigue generar y al trato más cercano que hay con proveedores y partners.
- Aumenta la motivación de los trabajadores: un acto como un evento corporativo permitirá al negocio que gane en reputación, y eso es algo que también valorarán los empleados. Comprobarán como la compañía para la que trabajan va creciendo, al tiempo que se sienten partícipes de los éxitos.
Qué factores deben tenerse en cuenta a la hora de organizar un evento de empresas
Un evento corporativo requiere de mucho trabajo y esfuerzo para conseguir cumplir unos objetivos. No hay que olvidar que tras la celebración de un acto de estas características se esconde un propósito que dependerá de las necesidades de cada compañía.
Hay una serie de detalles a los que debes de prestar una cierta atención para que tu celebración resulte todo un éxito.
- Establece unos objetivos realistas y alcanzables, en donde concretes lo que deseas obtener con esta acción y el público al que deseas llegar. En este apartado también debe incluirse tanto el presupuesto disponible como el número de asistentes que podrían acudir.
- Una adecuada planificación, en donde se concreten la fecha, hora, duración y lugar del acto. Hay que disponer de un cronograma que recoja lo que debe realizarse en cada momento y tenerlo todo bien atado para que no haya imprevistos. Escoge una época en donde puedas reunir al mayor número posible de personas evitando por ejemplo, los periodos vacacionales o de mucho trabajo.
- Fija un presupuesto: el dinero que estés dispuesto a invertir en un evento de estas características condicionará tanto el número de invitados, los elementos decorativos, obsequios o el catering. Por lo general, en un evento de empresas hay que tratar de causar una grata impresión a los asistentes.
- Concretar el público al que te diriges: haz una cuidada selección de los invitados que deseas que acudan al evento, entre los que podrían estar clientes, proveedores, inversores, socios, trabajadores, etc. Todo quedará condicionado a lo que se persiga.
- Elegir un espacio adecuado: procura escoger un sitio emblemático, que consiga marcar la diferencia. Los asistentes agradecerán que se encuentre en un lugar céntrico, que disponga de espacios interiores y exteriores, y que además esté perfectamente comunicado para que la gente llegue tanto a pie como en coche.
- Planificacion con tiempo: todas las actividades que se desarrollen en el acto deben de estar correctamente planificadas, detallando las personas que deben intervenir, actuaciones y los servicios complementarios que no pueden faltar. Será la manera de asegurarse de que la reunión saldrá como habíamos previsto inicialmente.
- Sonido, presentación, recursos audiovisuales: el lugar escogido debe contar con el sonido y la iluminación adecuados. En lo que se refiere a recursos audiovisuales, la emisión de un vídeo siempre consigue captar la atención de los presentes. En cuanto a la presentación del evento, por lo general se contrata a personas ajenas a la compañía, que tengan facilidad para dirigir el acto y transmitir el mensaje que pretende inculcar la misma.
- Definir una estrategia de comunicación: las redes sociales pueden convertirse en el altavoz perfecto para promocionar tu evento. Crea un hashtag y propón a los invitados que cuelguen imágenes del acto a cambio de sorteos y premios. Contar con la presencia de los medios de comunicación también supondrá un aliciente.
¿Qué es lo que no puede faltar en un evento corporativo?
La organización de un evento corporativo conseguirá crear una imagen de marca, contribuyendo también a que la mayor parte de los asistentes se impliquen con la firma en cuestión. Si tienes previsto poner en marcha una celebración de estas características hay una serie de elementos que no deben faltar.
Entre ellas se encuentran las pulseras de tela personalizadas, que servirán de gran ayuda para controlar los accesos al acto, y que también supondrán un detalle de recuerdo para los asistentes. Tampoco hay que olvidarse del catering, la celebración de sorteos, la proyección de contenido audiovisual, o una apuesta decidida por las redes sociales en donde los asistentes se involucren al máximo en la difusión de la reunión.