Cómo escribir un plan de empresa que sea útil

Hace unas semanas afirmábamos que el plan de empresa es un mal necesario para los emprendedores, eso sí, con matices y con un enfoque mucho más moderno y útil. Además sigue siendo una herramienta imprescindible a la hora de buscar financiación.

El planteamiento de creación de empresa tradicional es de primero escribir el plan de empresa y luego utilizarlo como mapa de ruta para crearla, como sabemos esto no funciona en un entorno de tanta incertidumbre como una startup.

Gracias al auge de la metodologías lean (Lean Startup y Customer Development), poco a poco nos damos cuenta de que al principio no sabemos nada del mercado ni de los futuros clientes, por lo que tratar de hacer un plan de empresa como primer paso es una pérdida de tiempo.

Pasos previos a la redacción del plan de negocio

Llegaremos a necesitar un plan de empresa, sí, pero en un estadio mucho más avanzado de nuestro negocio. Como hemos visto anteriormente para transformar una idea en un negocio necesitamos una serie de pasos antes de escribir el plan de empresa.

Lo primero es dar con un problema que afecte a un grupo de usuarios para poder definir una buena solución. A continuación es fundamental hacer un borrador de modelo de negocio y probar nuestras hipótesis de forma cuantitativa y cualitativa, con lo que ya podemos completar nuestro modelo de negocio y desarrollar nuestro primer producto viable mínimo, MVP, y empezar a vender.

Tengo un plan

Ya hemos podido aprender conocimiento muy valioso de nuestros clientes, el mercado y nuestro producto, gastando poco dinero, por lo que ahora es el momento de llevarlo un paso más adelante y trabajar nuestro plan de empresa. Pero no con el objetivo de escribir un tocho de cientos de páginas que sea rígido, no deberíamos superar las 20 páginas, sino con el de desarrollar con más profundidad todos aquellos puntos que hemos visto en el modelo de negocio, con el fin de aprender todavía más de nuestro negocio.

El business plan puede tener una estructura más o menos típica con los siguientes apartados:

1. Resumen ejecutivo: aquí reside la clave para la utilidad del documento, tanto para nosotros como para inversores, partners… Debemos de ser capaces de explicar de manera breve y concisa el problema que tienen nuestros clientes, nuestra solución y los beneficios que les aportamos. Seguimos con un resumen del modelo de negocio, si hemos utilizado el business model canvas será más fácil condensar lo fundamental, haciendo hincapié en nuestro factor diferencial. Y acabamos explicando brevemente la evolución financiera de los primeros 3 años seguida de las necesidades de financiación (esto es si necesitamos financiación externa).
2. Equipo: debemos explicar que aporta cada miembro del equipo emprendedor, si hay varios, y si hubiera algún empleado clave, para demostrar que tenemos un equipo equilibrado y capaz, y si hay lagunas haberlas detectado.
3. Plan de marketing: este apartado debe contener los puntos más relevantes, puesto que en el momento en el que nos encontramos todavía no podemos hacer apuestas sólidas. Debemos hablar de la segmentación de mercado, competencia, procesos captación de clientes y de ventas, explicación detallada sobre nuestro producto y servicio, precios…
4. Plan de operaciones: aquí debemos profundizar en la forma de desarrollar nuestra actividad. En el modelo de negocio hemos apuntado las actividades clave y aquí toca explicarlas con detalle. No solo debemos hablar del proceso productivo sino que podemos explicar cómo vamos a introducir los procesos lean como el desarrollo de MVPs. Además nos ayudará saber si necesitamos incorporar a alguien al equipo para desarrollar alguna actividad importante.
5. Plan de finanzas: el plan debe ser muy detallado para el primer año (mensual) y más ligero para los 2 siguientes años (aunque podemos encontrar quién lo «necesite» a 5 años y con más detalle para los 3 primeros), reflejando sobretodo el cashflow. Este es sin duda el apartado más complicado de todos, y aún teniendo información real de ventas, nos será muy difícil producir algo verdaderamente fiable. Lo más importante es ser muy rigurosos con los gastos y las necesidades de financiación, para averiguar si perseguimos algo imposible o con las cifras que van arrojando nuestros primeros experimentos y ventas, podemos construir un negocio viable.

No olvidemos que trabajamos con hipótesis

Lo importante aquí no es acertar al 100% ni seguir al milímetro el contenido del plan. No podemos olvidar que todavía estamos en una fase temprana de nuestro negocio y solo estamos empezando a coger tracción. Por suerte hemos llegado a esta fase una gran cantidad de conocimiento, que no habríamos tenido si hubiéramos empezando escribiendo el plan de empresa, y nuestras hipótesis puede ser más cercanas a la realidad. Gracias al proceso de creación del plan, seremos conscientes de muchos detalles que se nos habrían escapado de otra manera.

Sobre todo tenemos que coger con pinzas las proyecciones financieras en cuanto a previsión de ingresos, porque todavía no hemos sido capaces de crear un proceso con garantías que nos permita llevar a los clientes a nuestros embudos de ventas. Eso sí, en los gastos debemos de tener un cuidado exquisito y una visión muy pesimista para no encontrarnos con sorpresas desagradables que hagan implosionar nuestro negocio. Mucho cuidado con no tener en cuenta conceptos como los ciclos de pago, costes de adquisición de clientes…

La clave: el resumen ejecutivo

Gracias a todo el trabajo previo que hemos hecho, tenemos mucha información interesante para incluir en el resumen ejecutivo. Tenemos muy claro el problema que tienen nuestros usuarios, la solución que proponemos y que beneficios les aporta. Tenemos un modelo de negocio que condensa la información sobre cómo creamos valor a nuestros clientes. Conocemos que factor diferencial podemos ofrecer que nos hace destacar de la competencia. Y tenemos unas primeras aproximaciones financieras con las que exponer nuestras hipótesis y necesidades de financiación.

Con este resumen seremos capaces de refrescar las ideas en momentos de duda y volver a encauzarnos por el camino correcto, o ver que nos habíamos equivocado y llegar a la conclusión de que debemos pivotar nuestro negocio.

Además a ojos extraños, sobretodo inversores, el resumen es la clave para crear interés. Si esta página describe un problema interesante, una solución atractiva y una buena forma de ganar dinero con ella, creará el suficiente interés para seguir leyendo o, en el mejor de los casos, convocar una reunión para conocer mejor el proyecto.

Así que necesitamos un plan de empresa, después de haber empezado a confirmar nuestras hipótesis y a conseguir clientes, que sea mucho más ligero y dinámico que los tradicionales, apoyado en el modelo de negocio, y que no debemos seguir cueste lo que cueste, sino que debe servir de apoyo y como herramienta tanto interna como externa para atraer capital.