Claves para contratar un asistente virtual sin morir en el intento

Una asistente virtual es una persona (o un equipo de personas) que resuelve aquellas tareas para ti que te ocupan mucho tiempo sin traducirse en mucho valor añadido. La idea es que tú te puedas dedicar a tu negocio, mientras otra persona se ocupa de actualizar los banners en tu web / maquetar el newsletter con tu contenido / subir nuevos productos a tu tienda / crear una imagen bonita para la entrada de tu blog.

En el mejor de los casos únicamente tienes que mandar un email con tu tarea y a la mañana siguiente la solución espera en tu bandeja de entrada. En el peor de los casos pasas más tiempo entre explicaciones y aclaraciones que hubieras tardado tu mismo en gestionar la tarea. Tu asistente virtual siempre será tan bueno como vuestra comunicación.

¿Qué características necesita tu asistente virtual?

Lo que tú buscas en un asistente personal depende de tus necesidades. Si tu negocio se desarrolla completamente en Español es recomendable que tu asistente sepa hablar este idioma. Te facilitará la explicación de tareas y permitirá que la asistente pueda tomar algunas decisiones basada en el sentido común (por ejemplo si al copiar una plantilla algún contenido de repente ya no tiene sentido). Si tu web cubre varios idiomas puedes buscar una persona que sepa todas esos idiomas o combinar varios asistentes dependiendo de la tarea.

Lo demás depende de tus necesidades: asegúrate de que la persona que contrates tenga los conocimientos adecuados para gestionar tu sitio (por ejemplo WordPress o Joomla), para trabajar con tu proveedor de email (Mailchimp, Aweber, InfusionSoft), para incorporarse en tu plataforma de equipo virtual. Si además quieres que se encargue del servicio al cliente, una comunicación impecable es imprescindible.

¿No sería más fácil si lo hago directamente yo?

Si y no. Las asistentes virtuales son geniales para tareas que se repiten periódicamente (maquetar un boletín de noticias para que tú solo tengas que proporcionar el texto), para tareas puramente técnicas (actualizar los plugins de tu página web, cambiar un banner, insertar una barra para la alta del boletín) y para tareas muy rutinarias (crear un inventario del contenido de tu blog).

En muchos casos la primera vez que se realiza la tarea tendrás que invertir tiempo (y quizás un video) en explicaciones detalladas para que el boletín no se envíe en la fecha equivocada o a una lista distinta. Es recomendable que guardes todos estos procesos. Son una mina de oro si un día cambias de asistente o si necesitas pasar la información a otra persona (por ejemplo, cuando sale un imprevisto y estás de vacaciones).

¿Cuánto cuesta una asistente virtual?

Esa es la pregunta del millón y una de las razones por las que muchos auónomos y emprendedores no se atreven a buscar ayuda externa. La gran ventaja es que puedes contratar un asistente virtual por tareas en concreto, para dos o tres horas al mes o siempre que lo necesites. La gran ventaja de contratar un pack de horas previsibles es que puedes trabajar siempre con la misma asistente (o con un equipo que comparte las notas entre sí), lo que reduce mucho el tiempo que perderás en explicaciones.

Recuerda, sin embargo que la solución más barata no siempre es la solución que se adapte mejor a tus necesidades. Si no tienes ni idea de cuestiones técnicas necesitas una asistente virtual que sepa traducir tus palabras de humano a palabras de programadores (créeme, son idiomas distintos). Si necesitas una asistente que hable Español de España probablemente tendrás que pagar algo más que si prefieres alguien de America Latina. Como siempre, todo depende de tus necesidades.

¿Dónde encontrar un(a) asistente virtual en español?

A día de hoy existen ya muchas plataformas que permiten contactar con asistentes virtuales (y otros freelancers) en todo el mundo. Las más destacadas son:

• Upwork, originalmente se llamaba Odesk y es una de las plataformas más antiguas. Acaban de renovar toda su web para facilitar la búsqueda de freelancers de todo el mundo y el resultado es impresionante.
• Freelancer, es como un ebay para freelancers. Aquí puedes encontrar desde programadores a dentistas (en serio), desde entrenadores personales a traductores.
• RescueDesk, un equipo de asistentes virtuales especializado en resolver todas las necesidades técnicas de mujeres emprendedoras. Un ejemplo típico de la creciente especialización de este tipo de servicio. (*Disclaimer: Valentina es parte del equipo directivo).

En resumen: define cuales actividades te cuestan mucho tiempo, te quitan energía y aunque necesarias, ocupan demasiado de tus capacidades. Estas actividades son perfectas para ir experimentando con diferentes asistentes virtuales y liberar el tiempo que necesitas para dedicarte a tu propio negocio.