Vivimos en una sociedad avanzada. Un mundo que gira cada vez más rápido y donde el tiempo parece que escasea cada vez más.

Trabajadores que van siempre corriendo por la calle para hacer la mayor cantidad de tareas en el día, emprendedores que no son capaces de manejar toda la carga de trabajo que se les viene encima cada día, etc.

Todas estas personas que tienen que recortar de su tiempo libre, sacrificar tiempo con la familia o de sus hobbies para poder rascar al máximo posible todo el día.

Frases como:

Ojala el dia tuviera 30 horas” o “No tengo tiempo para nada” son cada vez más comunes.

Te suenan, ¿no?

La tecnología juega un papel fundamental en todo esto. Es parte de la causante de que tengamos menos tiempo, pero además ofrece soluciones para poner fin a esta agonía.

El dia tiene 24 horas para todo el mundo. No estamos hablando de que haya personas privilegiadas que tengan más horas. Lo que marca la diferencia es la gestión del tiempo que hacemos.

Una mala gestión te puede llevar a la ruina, al estrés, a problemas de salud.

Quiero hablarte sobre los principales ladrones del tiempo que hacen que no avances. Además, quiero mostrarte soluciones prácticas para que puedas pasar a la acción hoy mismo.

Qué son los ladrones del tiempo

Una definición sencilla sería algo así como “todo lo que roba tu tiempo”.

Todas esas acciones, sean internas o externas a ti que hacen que dediques tu tiempo a tareas poco importantes. Todas esas interrupciones, distracciones digitales y falta de enfoque, es lo que hace principalmente que tu tiempo vuele.

Sin darte cuenta, después de que pasen días, semanas y meses, ves que no has avanzado nada y sigues con un montón de frentes abiertos.

Encontramos principalmente dos tipos:

  • Externos: Son aquellos que no dependen de ti o que no puedes controlarlos. Por ejemplo: las notificaciones, los mensajes, el teléfono, etc.
  • Internos: Dependen únicamente de ti. Desde intentar hacer varias cosas la mismo tiempo, como la falta de fuerza de voluntad o el clásico “dejar para mañana lo que podrías haber hecho hoy”

En un estudio llevado a cabo por la Universidad de California, se llegó a la conclusión de que por culpa de estas distracciones, gastamos entre 10 y 25 minutos en recuperar la concentración que teníamos enfocada.

Si multiplicas eso por las veces que ocurre, te puedes llevar las manos a la cabeza.

Tus 5 princpales ladrones del tiempo

1. Notificaciones móviles y de escritorio

Estamos sin duda ante la mayor fuente de distracciones.

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En la sociedad en la que vivimos es impensable estar sin un teléfono móvil cerca o estar trabajando sin un ordenador. Tanto uno como el otro, pueden interferir en nuestro rendimiento con un gran peso.

Nadie puede culpar el gran avance que nos aporta, pero puede llegar a ser un arma de doble filo si no podemos controlarla correctamente.

Estás trabajando en tu ordenador y te aparece una notificación de escritorio de un nuevo email y vas directamente a chequearlo. O estás concentrado trabajando y suena el teléfono con alguna nueva notificación de facebook o un retweet.

Todas estas cosas pueden esperar. Nada es tan importante como para que tenga que ser resuelto en ese preciso momento.

Si eres de los que mira el móvil cada 2×3 para ver todas las actualizaciones que hay y responderlas al momento, estás gastando de una forma muy improductiva tus horas del dia.

En lugar de eso, procura aislarte de estos factores.

Trata en la medida de lo posible de activar el modo avión en tu teléfono, para tener 0 opciones de distracción a través del teléfono. Si tu trabajo implica llamadas de teléfono, trata al menos de desactivar las notificaciones de la barra.

No te digo que no eches un ojo a tus redes sociales, por ejemplo. Simplemente, trata de hacer un uso prudencial de ellas. Revisalas en bloques de tiempo ya planificados. Por ejemplo, media hora después de comer y después de cenar, pero no a mitad de tu jornada de trabajo.

2. Falta de planificación

Un hábito esencial para poder avanzar de forma productiva, es la planificación. La falta de ella, va a dar lugar a las improvisaciones en el plan de cada dia, o lo que es lo mismo, ir tachando tareas por tachar, sin tener en cuenta si son importantes o no.

Llevar a cabo una planificación estricta (aunque luego cambie por imprevistos) es la base de todo proyecto que quiera llegar al éxito.

Para ello, hay que crear unos buenos objetivos que sean claros, bien definidos, medibles y alcanzables. Esto se hace mediante la creación de objetivos SMART u objetivos inteligentes. Serán ellos los que no dejarán cabos sueltos a la hora de planificar.

No es lo mismo decir:

“Voy a crear un curso para aprender a crear un blog”

O decir:

“Voy a crear un curso para aprender a crear un blog que contemple 10 lecciones durante el próximo trimestre”.

Son solo varias palabras más que han definido aún más la afirmación.

Teniendo claro esto, hay que tener clara una visión de futuro. Tener en cuenta objetivos tanto anuales, como mensuales y semanales. Fijar unos objetivos que quieres alcanzar a largo plazo para ir haciendo un desglose en objetivos más pequeños y alcanzables.

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Finalmente, será el plan de acción diario, compuesto por pequeñas tareas, el que podrás llevar a cabo con facilidad.

Cuanto más planificado este todo, menos tendrás que pensar a la hora de ponerte a trabajar en ello. Todo ello hará que ahorres tiempo.

Recuerda siempre, que es mejor que esté hecho a que esté perfecto. No intentes hacer algo ideal, no dejes que el perfeccionismo haga que retrases todos tus objetivos.

3. Bandeja del email

La bandeja de entrada de nuestro gestor de correo se ha convertido en uno de los mayores ladrones de tiempo.

Si eres de esas personas que mientras trabaja deja la pestaña del navegador abierta, ya te confirmo yo que estás en un estado de alerta constante e innecesario.

Hay que eliminar de la mente la necesidad de estar pendiente de todas las novedades. Las prioridades de los demás no son las mismas que las que tienes tú. Por ello, deja a un lado el email, que el mundo va a seguir girando.

Te propongo que reduzcas las visitas a la bandeja de entrada a 2 o 3 veces como máximo al día. Procura, al igual que para el uso de las redes sociales, asignar unos periodos de tiempo determinados y acotados en tiempo.

Por ejemplo, media hora por la mañana, media hora después de comer y media hora al finalizar la jornada de trabajo.

Por otro lado, seguramente sabrás qué hacer con muchos de los emails que tienes con un simple vistazo. Muchos irán directamente a la papelera, otros serán meramente informativos y los podrás guardar en la carpeta correspondiente, y otros sí necesitarán de una respuesta.

Haz una primera limpieza visual antes de ir uno por uno. Haciendo esto, te liberarás de varias horas a la semana.

4. Practicar la multitarea

Ser productivo no significa hacer más cosas durante el dia, si no hacer más en menos tiempo.

Muchas personas piensan que es una virtud o una gran habilidad el poder hacer varias cosas al mismo tiempo. Sin embargo, es un gran error.

El cerebro no está pensado para hacer varias cosas al mismo tiempo. Lo que sucede en esos casos, son cambios de contexto. Dichos cambios necesitan de un periodo de tiempo para su adaptación.

Imagina que estás escribiendo un artículo. Lo dejas a medias porque te has puesto a ver un tutorial de una herramienta nueva. Luego paras a responder unos emails.

¿Qué sucede? Has empezado tres cosas y nos has terminado ninguna. Y lo peor, es que vas a perder tiempo en volver a recordar bien el punto en el que habías dejado cada una de ellas.

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Por ello, es muy importante enfocarte en una sola cosa a la vez. Cuanto antes la tengas, antes podrás empezar a sacarle resultados.

5. Interrupciones

Si trabajas en una oficina con más personas, seguro que lo que te voy a contar te suena.

Viene un compañero y te empieza a preguntar por cualquier cosa mientras tú estás concentrado trabajando en algo, o llamadas telefónicas constantes para cualquier pequeño problema, etc.

Estas interrupciones causan un stop en nuestro enfoque de trabajo muy perjudicial. A la hora de retomar la tarea que estábamos haciendo, vamos a tener que volver a pensar en qué punto estábamos.

En este caso, hay que aprender a decir NO de una forma asertiva. Diferenciar lo que es importante de lo que es urgente, para que no te centres en los problemas de los demás únicamente.

Conclusiones

Una buena gestión del tiempo es sin duda lo que te va a hacer acercarte al éxito profesional sin estrés. Sentir que el tiempo no te falte es la mejor sensación para no acabar el dia totalmente exhausto y con sensación de no haber avanzado nada.

Revisa cada punto que te he expuesto y trata de poner las soluciones que te propongo en práctica.

Estoy seguro que en menos de lo que esperas tu productividad se va a disparar.

 

Sobre el autor, Christian Morillas

Ingeniero de profesión, emprendedor de vocación. Tras años trabajando en Alemania, he dado el salto al mundo del emprendimiento online. Ahora ayudo a personas que quieren emprender su propio proyecto cuyos trabajos fijos les dejan poco tiempo. En Productividad Al Máximo encontrarás recursos sobre productividad personal, hábitos saludables y emprendimiento.