15 consejos para una gestión eficaz y productiva del email
El email se ha convertido en la herramienta más utilizada del Siglo XXI, tanto para el trabajo como para el uso personal.
Según una estadística sobre Internet, a nivel mundial, en 2012, el consumo del email era el siguiente:
- 2.200 millones de usuarios
- 144.000 millones de emails diarios
- El 66% de los emails enviados eran poco importantes
- El 68% del tráfico era spam
Su uso diario del email puede llegar a convertirse en una tarea abrumadora y estresante. He aquí algunos consejos para gestionar el email de forma eficaz y productiva:
- Antes de escribir un email, tómate unos segundos para decidir si es imprescindible hacerlo. Evita escribir correos que no aporten nada realmente importante.
- Cada email genera respuestas, con el consiguiente llenado de la bandeja de entrada. Evita el efecto ping-pong. Ataja para evitar respuestas innecesarias y que el email se convierta en un chat.
- Al escribir un email, sé claro, conciso y breve. Si necesitas mucho texto, escríbelo en un documento aparte y adjúntalo. En el cuerpo del email escribe un resumen o una conclusión, invitando a leer el detalle en el documento.
- No te compliques en formulismos y retóricas. El email es una herramienta de trabajo que requiere que seamos directos para ser resolutivos y productivos. Sé respetuoso y correcto en pocas palabras.
- El asunto del email es clave para ser productivo. Utiliza un formato corto y conciso que te ayude a ti y al destinatario a clasificar y a entender qué hay en el email antes de abrirlo. Por ejemplo “Informe de Calidad – Plan GTS – Borrador”.
- Adicionalmente, puedes añadir al final del asunto una o dos etiquetas para catalogar el email. Esto es muy útil a la hora de realizar búsquedas. Las etiquetas suelen ir precedidas del símbolo # junto con una única palabra clave. Sé muy selectivo con las etiquetas. No tengas un diccionario muy grande. Ejemplos: #informe #urgente #importante #proyectoX #comite
- Crea listas de destinatarios para emails frecuentes. Evitarás olvidarte de alguien, introducir mal el email de algún destinatario y te ahorrará mucho tiempo.
- Si el destinatario está cerca, habla con él en persona. Ahorrarás tiempo y evitarás el efecto ping-pong y los malentendidos que genera un medio de comunicación impersonal, como el email.
- Cuando solicites algo por email, procura adjuntar pantallazos, gráficos o documentos que expliquen muy claramente lo que necesitas.
- Organiza y clasifica tus emails en carpetas, según la frecuencia, importancia y actividad que le das a las tareas. Crea, adicionalmente, dos carpetas operacionales, llamadas “Próximo” (para emails con acción inmediata) y “En Cola” (para emails no urgentes).
- Revisa periódicamente tu bandeja de entrada. Si el email requiere una acción urgente (para hoy o mañana), muévelo a la carpeta “Próximo”. Si no lo requiere, muévelo a la carpeta “En Cola”. Termina la revisión siempre con la bandeja de entrada vacía.
- Revisa periódicamente tu carpeta “En Cola”. Si identificas un email que requiere acción inmediata, muévelo a la carpeta “Próximo”.
- Trabaja con los emails de la carpeta “Próximo”. Revísalos y atiende los más urgentes primero. Si la acción ha concluido, mueve los emails a la carpeta organizativa que has creado.
- Si tu gestor de correo utiliza marcas, colores o símbolos para clasificar emails, aprovecha estas funcionalidades según el criterio que consideres más conveniente.
- Al menos una vez al año, revisa y haz limpieza de los emails antiguos. Crea una carpeta histórica (por ejemplo, que tenga el año como nombre), y mueve aquí los emails importantes que deseas conservar. El resto, elimínalos. Por mucho espacio que tengas, si confías en la búsqueda, encontrarás también correos que ya no son necesarios y que te entorpecen.
¿Cuál es tu experiencia gestionando emails? ¿Tienes algún consejo que quieras compartir?
Sobre el autor, Rafael Hernampérez
Rafael Hernampérez Martín, es Director IT con gran experiencia en grandes proyectos tecnológicos internacionales a nivel de gerencia, negocio y tecnología; es experto en organización, estrategia, liderazgo, gestión de equipos multidisciplinares, implantación de diversas metodologías de trabajo, y elaboración de reportings, cuadros de mando y presentaciones.