Cómo manejar las urgencias

Urgencia


Una de las claves de la productividad personal es saber reconocer la diferencia que existe entre lo importante y lo urgente. Básicamente, algo es importante porque nosotros le conferimos esa cualidad, en función de nuestros objetivos personales y profesionales. Por el contrario, las cosas son urgentes casi siempre por causas ajenas a nosotros –por ejemplo, un cliente que necesita nuestra ayuda para resolver una crisis–, y generalmente no están relacionadas con nuestras metas.

Bueno, eso es en estricta teoría, porque la cruda realidad es que tenemos muchas más cosas urgentes de las que son inevitables, debido a las pésimas decisiones que tomamos día a día. Lo ideal sería dedicar todo el tiempo posible a trabajar en asuntos importantes –lo que sea que eso signifique para nosotros–, en lugar de pasarnos el día “apagando fuegos”, fortuitos o provocados. La buena noticia es que se puede conseguir, aplicando una serie de reglas prácticas a la hora de tomar decisiones:

Primero lo importante. Intenta dar prioridad siempre a las cosas importantes, antes que a las cosas urgentes. Atender primero lo urgente, y dejar de lado lo importante, es una receta segura para cosechar nuevas urgencias. Ten en cuenta que muchas de las cosas se vuelven urgentes porque no las hicimos cuando debíamos, es decir, porque dejamos de hacer algo importante y ahora ya es urgente.

Cerrar asuntos importantes a tiempo evita que se conviertan en urgentes. Al principio, sobre todo si tienes un gran volumen de fuegos que apagar, cuesta trabajo. Pero con el tiempo la situación se normalizará, y terminarás con un número de asuntos urgentes mucho más manejable, aquellos que realmente escapan a tu control.

Te recomiendo utilizar la matriz de Einsenhauer para clasificar tus tareas en los distintos grupos de urgencia e importancia.

Una interrupción no es una urgencia. Estamos acostumbrados a darle prioridad siempre a lo más reciente, quizá por nuestra naturaleza curiosa. Nos llama más la atención las novedades, y por eso la mayoría de nosotros tendemos a considerar las cosas nuevas como más urgentes –o más prioritarias– que lo que ya tenemos sobre la mesa.

Debe quedar bien claro este punto: si alguien te interrumpe y te pide algo, ese “algo” debe ir automáticamente a la bandeja de entrada, e inmediatamente seguir con lo que estabas haciendo. Sólo debes interrumpir tu trabajo y ponerte con lo que signifique la interrupción si de verdad se trata de una urgencia –o sea, casi nunca–.

Si utilizas un sistema de organización como GTD esto no debería suponer ningún problema. Cada cierto tiempo –por ejemplo, 3 veces al día–, tienes oportunidad de revisar tus bandejas de entrada, y “activar” cualquier asunto si es necesario. Créeme, hay muy pocas cosas que necesiten que dejes todo para atenderlas.

Las urgencias de otros no son tus urgencias. Procura tener siempre claro qué considerarás urgente y qué no. No te dejes embaucar. Quien te interrumpe seguramente tratará de convencerte de que lo que te trae es urgente.

Tómate unos segundos para analizarlo y decidir, según tu criterio, si realmente es urgente, o por el contrario puede esperar. No asumas responsabilidades que no te corresponden –a no ser que te lo puedas permitir y quieras quedar bien–. De otro modo, no te quejes luego si te pasas el día apagando fuegos.

Gestiona las urgencias adecuadamente. Puede que, finalmente, no tengas más remedio que hacerte cargo de una urgencia. En ese caso deberás manejar la situación con inteligencia para que no se vea afectada tu productividad ni tu imagen personal y profesional.

Como expliqué hace un tiempo en El Canasto hablando sobre cómo lidiar con las urgencias del jefe, lo primero es aprender a ser confiable. Sé objetivo, y si no vas a poder atender el asunto en el tiempo solicitado, déjalo claro desde el principio e intenta negociar una nueva fecha de entrega. Y no olvides ofrecer alternativas cuando sea necesario, darás una imagen mucho más profesional.

 

Sobre el autor, Jero Sánchez

Jero Sánchez se ha convertido en dos años en un referente de la productividad personal en habla hispana gracias a su blog El Gachupas. Apasionado y estudioso de las técnicas de organización y GTD (”Getting Things Done”), el método de productividad personal de David Allen, ha publicado un ebook gratuito titulado ”GTD para dummies”, en el que explica de manera muy práctica cómo implementar este método desde cero.

Actualmente se encuentra preparando un libro sobre el concepto de la autogestión ligado a la productividad personal, y comienza a dar charlas, asesoría y coaching productivo para individuos.

Escrito por

En Emprenderalia contamos con multitud de colaboradores de muy diversas disciplinas, que ofrecen su conocimiento y experiencia a todos vosotros. Puedes encontrar más información del autor de este artículo al final del mismo. Si quieres compartir con nosotros algún artículo original relacionado con el mundo emprendedor, te explicamos como colaborar.

Las cookies de este sitio web se usan para personalizar el contenido y los anuncios, ofrecer funciones de redes sociales y analizar el tráfico. Además, compartimos información sobre el uso que haga del sitio web con nuestros partners de redes sociales, publicidad y análisis web. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies