¿Qué es un programa de contabilidad?

Optimizar la carga administrativa de una gran empresa o de un pequeño negocio tiene que ser una prioridad en la medida en la que su capacidad productiva se va expandiendo. Dentro de ese contexto, un programa de contabilidad resulta ser la herramienta más conveniente para que el balance económico de todas las transacciones que se llevan a cabo diariamente en ese proyecto comercial estén organizadas.

Todo esto sin la necesidad de un equipo de empleados que las monitoreen de forma exclusiva y continua, como se hacía antes de la invención del software o de los programas computarizados.

De manera que en esta publicación te explicamos brevemente cómo funcionan los procesos de gestión contable desarrollados por este tipo de programas. Así como también te exponemos los claros beneficios que vienen asociados a un programa de contabilidad fácil para empresas y la adaptabilidad de estos, dentro del mercado.

¿Cuáles son las funcionalidades de un software de contabilidad?

Básicamente, los programas de contabilidad, también conocidos como software contable o aplicaciones para un plan general contable, son sistemas creados para registrar y procesar operaciones de contabilidad financiera.

De modo que se puede decir que son herramientas que le ofrecen a las organizaciones, y a sus usuarios en concreto, la digitalización de cualquier cálculo y de cualquier estimación con respecto a los movimientos económicos de una jornada en específico.

A su vez, una aplicación como esta debe cumplir con una serie de funcionalidades si quiere garantizar una amplitud real en cuanto a los servicios ofrecidos a la clientela. Los cuales pueden ser trabajadores autónomos, así como también compañías de mayores dimensiones que requieren del cálculo de nóminas y otros gastos administrativos que van más allá de una facturación mensual.

Entre los claros objetivos funcionales de los programas de contabilidad tienen que estar incluidos:

• Controles de cajas que calculan las entradas y salidas de capital.
• La gestión de la documentación contable.
• La creación y gestión de la facturación.
• Creación de un perfil de gastos y créditos para el cliente o para cada departamento de las empresas.
• Formulación de informes y reportes con base en los datos recopilados.
• Tributación fiscal.
• Administración del presupuesto laboral atendiendo datos como el pago de nóminas o el mantenimiento de las rentas y servicios públicos.

¿Qué tipo de empresa puede verse beneficiada por un programa de contabilidad?

Las soluciones operativas provistas por los programas de contabilidad resultan prácticas para cualquier tipo de usuario.

Y es que una herramienta como esta procesa la información financiera de un autónomo que genera un número de facturas relativamente bajo al mes con la misma efectividad ofrecida a un conglomerado empresarial. El cual seguramente cuenta con varias sedes que claramente requieren de una gestión mucho más significativa en términos de soluciones ante la aparición de necesidades operativas.

De manera que sin importar cuál sea el mercado al que te dedicas, un programa de contabilidad puede marcar un antes y un después en la rapidez con la que se procesan tus datos financieros.

Y no solo se trata de rapidez, pues el hecho de que sea un sistema que toma en cuenta inventarios de productos, funciones y servicios de una manera completamente digitalizada también se traduce en ahorro económico.

Tipos de programas de contabilidad

Los cálculos que se formulan algorítmicamente en los programas de contabilidad siempre se mantienen idénticos en todas las alternativas de la industria, pues una ecuación es lo que es sin importar quienes son las personas o los programas que la ejecutan.

Sin embargo, la manera en la que se presenta la factura, se entregan los informes y el proceso bajo el que usa el software diariamente, puede ser muy diferente.

1. De instalación local

Se trata de aquellos software de contabilidad con un funcionamiento multiusuario que se instala en el equipo tecnológico, como un sistema operativo que almacena la información en el disco duro del ordenador que se utiliza.

2. Con tecnología cloudsharing

Consiste de un sitio web al que se accede de forma remota, ya sea con la descarga del programa o a través de un buscador.

Se distingue de las otras alternativas por el hecho de que la información contable permanece en una nube que permite que todos los usuarios la tengan a la mano específicamente para cuándo la necesitan.

Otras formas de clasificar a un software de contabilidad

Un programa de contabilidad que atiende las necesidades de autónomos, Pymes y grandes empresas también puede clasificarse según otros criterios aún más específicos:

1. Según el tipo de contabilidad realizada

En un plano teórico, existen distintos tipos de contabilidad, la financiera, la fiscal, y la administrativa. Lo más probable es que un buen software contable las combine a las tres de forma paralela para así abarcar toda la operatividad del usuario.

Aunque también existe la posibilidad de que haya una página web específica para cada sección contable que puedan resultar más convenientes según los intereses del cliente.

2. Según el tamaño de sus operaciones

Un programa de contabilidad también puede estar creado con la completa intención de atender a un segmento específico de la industria comercial. Y es que también hay que tomar en cuenta que el día a día administrativo de las Pymes se puede llegar diferenciar significativamente con el de una transnacional que cotiza en bolsa.