Por qué trabajar con presupuestos y las claves para hacer uno desde cero

¿Tu negocio va al día sin ninguna previsión de ingresos y gastos? ¿Tu cuenta bancaria sube y baja como la bolsa y vives casi pendiente de un sobresalto? ¿Compras cuando necesitas y vendes cuando puedes? ¿Tus gastos corrientes van sin control y las facturas se acumulan en tu mesa?

Si lo que te he dicho te suena, antes de nada que no cunda al pánico, es muy normal. De hecho esos mismos síntomas son los mismos que tienen muchos emprendedores cómo tú.

Lo que te sucede es que estás tan volcado en el día a día que olvidas planificar el mañana. Tu prioridad y tu tiempo es limitado y lo dedicas 100% a liderar tu negocio hoy.

En tu día a día, buscas clientes, mejoras tu producto, compras, vendes…. pero acabas pasando por alto dedicar algo de tu tiempo a Planificar tus decisiones futuras.

No te voy a engañar, contar con un presupuesto de ingresos y gastos a un año vista, no va a hacer que hoy vendas más, pero si va a servir para gestionar de forma eficiente tu negocio en el corto-medio plazo.

La planificación te permite pensar antes de actuar, analizar la mejor opción, y plantear estrategias inteligentes que te permitan obtener el mayor rendimiento en tu negocio. En un principio puede que conlleve una mayor inversión de tiempo, ya que tienes que decidir qué elementos incluir en tu planificación, pero una vez lo hagas, siempre puedes usar una plantilla que te ayude a optimizar este proceso y ahorrar tiempo.

Sigue leyendo por qué te voy a dar las claves para empezar desde ya a trabajar con presupuestos.

Que es un presupuesto

El presupuesto es la expresión numérica de los planes futuros de tu negocio.

En él, defines los ingresos estimamos a un año vista, los gastos corrientes y no corrientes, así como las inversiones previstas necesarias para cumplir con tus planes de crecimiento.

Los presupuestos formulados desde una perspectiva financiera y contable, incluyen una “copia” a un año vista de los estados financieros de tu negocio: Cuenta de resultados, Balance de situación y previsión de tesorería, así como todos los epígrafes y detalles necesarios para interpretar los.

Por qué son tan importantes los presupuestos

Lo realmente importante de un presupuesto es el Compromiso que hay implícito en él.

El presupuesto es la guinda que completa un proceso muy importante de reflexión y planificación interna sobre lo que esperas de tu negocio en el corto plazo. Es por tanto, una carta de intenciones seria, responsable y realista que renueva “los votos” que hiciste en tu Plan de Negocio.

Este proceso que cuenta con TU compromiso, comienza con la fijación de objetivos (SMART). Es el momento de decidir Dónde quieres llegar, cómo vas a llegar y qué recursos necesitas para ello.

5 razones Por las qué tu negocio necesita un presupuesto

Si no eres del tipo de personas que creen en los “compromisos”, te voy a dar las 5 razones para que no tengas la más mínima duda de que necesitas tener un presupuesto anual.

Razón 1: Medir la evolución de tu negocio

No puedes mejorar lo que no puedes controlar. No puedes controlar lo que no puedes medir. Así de sencillo.

Por lo tanto si tienes un objetivo de crecimiento, que implica la consecución de unas ventas y la incursión en unos gastos e inversiones, el presupuesto te permite controlar y medir el “por qué” no llegas a este objetivo. Si es por falta de ventas, por exceso de gastos, o por un mix de ambas.

Situar el momento presente versus unos objetivos presupuestarios te permite analizar las desviaciones y plantear planes de actuación eficaces contra el foco de problema.

Tienes dudas, Hazte esta pregunta:

¿Sabes qué acciones debes tomar en el próximo año para lograr incrementar tus beneficios en un 10%?

Razón 2: Negociación eficaz de compras

El presupuesto es una herramienta eficaz en la estimación de necesidades de compra. Si realizas una previsión de ventas realista y detallada, serás capaz de planificar la compra de materiales.

Pero además podrás negociar con los proveedores descuentos por volumen, optimizar los plazos de entrega y decidir cuándo y cuánto comprar para evitar roturas de stock. Como consecuencia podrás mejorar el servicio al cliente y la gestión de inventarios.

Tienes dudas, Hazte esta pregunta:

¿Agrupas las compras por proveedor en función de las necesidades de varios meses para conseguir mejores precios, descuentos y menos gastos de compra?

Razón 3: Planificar los gastos no corrientes e inversiones

El presupuesto te permite conocer de antemano el mejor momento para invertir o para incurrir en esos gastos “extras” que necesitas en tu negocio.

Planificar los flujos de ingresos y gastos corrientes de tu actividad, te permitirá conocer cuando tendrás puntas de tesorería y cuando tu negocio necesitará reservas de cash. Esto te permitirá anticipar el mejor momento para invertir con mayor autonomía financiera. Porque a mayor autonomía menor endeudamiento bancario y menor gasto financiero.

Tienes dudas, Hazte esta pregunta:

¿Invertirías hoy en tu negocio en una nueva máquina, por ejemplo, teniendo que solicitar un préstamo si supieras que en dos meses lo puede pagar en efectivo?

Razón 4: Controlar y limitar el gasto

A menudo incurrimos en gastos que no son necesarios, “compramos a lo loco” llevados por una necesidad que no existe. Gastamos de forma poco racional y planificada.

El presupuesto permite fijar un límite de gasto realista para tu negocio. Te permite decidir cuánto quieres gastar en una página web, inventario, entre otras cosas  y establecer una proporción entre los gastos y los ingresos. Además a través del presupuesto, puedes ir más allá, analizando la estructura interna de tus gastos y estableciendo políticas de control de gasto que pasen por racionalizar y minimizar tus gastos fijos.

Conocer, analizar y medir tus gastos te permitirá tomar decisiones inteligentes para flexibilizar tu negocio y lograr una menor carga de gastos “fijos”.

Tienes dudas, Hazte esta pregunta:

¿Si tu negocio está creciendo y necesitas más personal, sabes escoger la mejor opción entre contratar a alguien en plantilla u optar por la ayuda de personal externo?

Razón 5: Optimizar la tesorería y mejorar la gestión bancaria

Realizar una estimación de los flujos de caja mensuales es la base del plan de tesorería.

El plan de tesorería es una herramienta indispensable para conocer la liquidez mensual de tu negocio. Es el punto de partida para conocer las necesidades de financiación y los excedentes disponibles para la inversión.

Esta previsión es fundamental para conseguir que tu negocio crezca con estabilidad financiera, disponiendo de una tesorería de seguridad suficiente para garantizar sus pagos en el corto plazo.

Además el presupuesto de tesorería te permite disponer de información de valor para renegociar las condiciones con las entidades financieras, buscar alternativas a la falta de liquidez (con menos gasto financiero) o agilizar la colocación de excesos de tesorería (más rentabilidad)

Tienes dudas, Hazte esta pregunta:

¿Sabes si tu empresa va a necesitar financiación extra para cubrir su actividad en el próximo año?

Los pasos para trabajar un primer presupuesto

Bien espero haberte convencido de que NECESITAS un presupuesto. Estos son los pasos que debes seguir para trabajar tu primer presupuesto:

1. Analiza tu negocio hoy y prepara la previsión a cierre del año actual. Esta previsión consiste en proyectar tu resultado actual al cierre del ejercicio, desglosando por mes y concepto tanto los ingresos como los gastos
   1. Analiza tus ventas y tus márgenes. Debes conocer que producto/s son los que te generan más ventas y cuales te dan más margen.
      Apunta las medidas y acciones que se te ocurran para incrementar ventas y mejorar la rentabilidad.
   2. Analiza tus gastos variables, semifijos y fijos. Desglosa al detalle tus gastos, conoce su naturaleza e identifica cuales son gastos corrientes y cuales son extraordinarios. Indaga sobre que gastos son prescindibles, cuáles son excesivos y cómo podrías disminuir los.
   3. Analiza la estructura de tu negocio: tus inversiones actuales y el modo en que se están financiando. Realizar un diagnóstico financiero te puede ayudar a conocer la estructura actual de tu negocio. El objetivo es conocer cual son tus activos y cómo se financian, revisar el nivel de endeudamiento, la autonomía y salud de financiera de tu empresa, y por tanto la capacidad para hacer frente a nuevas inversiones.
2. Fija objetivos SMART de crecimiento de ventas y contención de gastos. En base al análisis anterior fija tus objetivos para el año próximo. Tus objetivos (enlace ) deben ser específicos, realistas, alcanzables, medibles y deben tener un plazo de consecución.
3. Proyecta tu resultado estimado. Asigna a cada partida un decremento, incremento o variación, para el año próximo en función de los objetivos anuales.
4. Plan de inversiones. Detalla las inversiones que preveas para el próximo año, detallando importe y fecha de ejecución. Asigna un método de financiación a cada inversión.
5. Previsión de tesorería. Traslada tus resultados estimados e inversiones previstas al plan de tesorería. Fija un objetivo de tesorería y calcula las necesidades de financiación, proyecta mensualmente los flujos de cobros y pagos de la actividad de explotación, los impuestos (IVA), las variaciones en la deuda y las inversiones previstas.
6. Realiza un Balance de tu negocio. Define un inventario actualizado para el año próximo de los recursos que tienes para llevar a cabo tu negocio (inmovilizado neto, existencias, facturas de clientes pendientes de cobro, saldos bancarios) incluyendo las nuevas inversiones, y su fuente de financiación (pasivo), capital propio, deuda bancaria, proveedores…

Conclusiones

El presupuesto supone una herramienta excelente para controlar la evolución de tu negocio en el corto plazo.

Revisar que tus acciones diarias dan los resultados esperados en tu planificación es básico para poder rectificar a tiempo y conseguir los objetivos que nos planteemos.

Por ello, aunque tu negocio sea pequeño, incluso si empiezas y eres un profesional independiente, recuerda que medir y controlar es la única manera de poder rectificar y crecer.

Gracias por tu tiempo. Espero que este artículo te ayude a marcar un punto de inflexión para mejorar el control y la planificación de tu negocio.