La importancia del organigrama en los primeros pasos de una empresa
Al momento de iniciar una empresa, existen diversas herramientas y estrategias que pueden ayudar a estructurar y organizar el trabajo de manera efectiva. Una de ellas es el organigrama empresarial.
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica y funcional de la organización. A pesar de que muchos puedan creer que solo tiene la función de ver la jerarquización dentro de la empresa, tiene muchas más funciones.
El organigrama es responsabilidad del equipo directivo de la empresa desde el momento de su creación. Por lo general, el CEO o fundador, junto con los directores o gerentes de cada área, deben colaborar en la elaboración del mismo. Es importante que se defina de manera clara la estructura de la empresa, las áreas de trabajo y los cargos de cada miembro del equipo.
¿Por qué es importante tener un organigrama?
Los usos de los organigramas son muy variados. Pero el más importante es, sin duda, permitir conocer la estructura jerárquica y funcional de una organización. Esto permite ver quiénes son los responsables de cada área y cuáles son las funciones de cada miembro del equipo. Uno de sus principales objetivos es ayudar a evitar confusiones en la comunicación, a delimitar responsabilidades y a establecer un sistema de trabajo más eficiente y ordenado.
Además, un organigrama puede ser una herramienta útil para la toma de decisiones, ya que permite visualizar de manera clara la estructura de la empresa y su funcionamiento. Por ejemplo, si se necesita tomar una decisión que afecte a un área en particular, el organigrama puede ayudar a identificar quiénes son los responsables y a tomar decisiones más informadas.
También puede permitir a los trabajadores ver y planificar cuál será su futuro en la empresa. Una parte importante en la motivación de los empleados de cualquier empresa es saber cuál podrá ser su carrera profesional dentro de la empresa. Con un organigrama pueden ver qué es lo que pueden esperar y de esa forma identificar áreas de oportunidad para conseguir ir escalando puestos si el rendimiento es el esperado
El papel del organigrama en los primeros pasos de la creación de la empresa
Ya te hemos explicado la importancia del organigrama en cualquier tipo de organización. Ahora vamos a indagar en su impacto en los primeros pasos de la creación del negocio:
Claridad en la estructura organizativa
Como te hemos explicado este es el punto más importante, pero al inicio incluso más. En los primeros pasos de una empresa, esta claridad es esencial para delimitar responsabilidades y establecer un sistema de trabajo más eficiente y ordenado. Al contar con un organigrama claro y bien definido, la gestión del personal se facilita, se puede evitar confusiones en la comunicación y se puede asegurar de que cada miembro del equipo sepa cuáles son sus responsabilidades y a quién debe reportar.
Identificación de talentos y necesidades
El establecimiento de un organigrama en los primeros pasos también puede ayudar a identificar talentos y necesidades. Al definir las áreas de trabajo y los cargos de cada miembro del equipo, se puede tener una mejor visión de los perfiles que se necesitan para la empresa. De esta manera, se puede planificar mejor la contratación de nuevos empleados o la redistribución de responsabilidades entre los miembros del equipo existente. Los equipos de recursos humanos los utilizan mucho en esta fase para saber qué puestos hay que buscar y en qué orden de importancia.
Facilita la toma de decisiones
De esto también hemos hablado brevemente, pero la toma de decisiones es esencial en los primeros pasos de una empresa y contar con un organigrama puede facilitar este proceso. Al tener una representación visual de la estructura organizativa y las áreas de trabajo, se puede identificar rápidamente quiénes son los responsables de cada área y tomar decisiones más informadas y acertadas. En este proceso inicial estas decisiones son quizá las más importantes si se quiere crecer de forma escalonada y constante, por lo que cualquier tipo de herramienta que pueda ayudar para conseguir esa finalidad debería de ser bienvenida.
Ajuste a cambios y crecimiento
Un organigrama también puede ser una herramienta dinámica que se ajuste a los cambios y necesidades de la empresa. En los primeros pasos, es común que se presenten cambios y ajustes en la estructura organizativa. Un organigrama flexible y adaptable puede ayudar a la empresa a ajustarse a estos cambios y a crecer de manera efectiva basándose en un gráfico fiable.
Falsos mitos del organigrama
A continuación, te presentamos algunos falsos mitos relacionados con el organigrama empresarial:
- El organigrama es algo rígido y estático: En realidad, un organigrama puede ser una herramienta dinámica que se ajuste a los cambios y necesidades de la empresa. De hecho, debería de ser de todo menos rígido ya que las empresas cambian constantemente y eso tiene que quedar reflejado. En la actualidad hay una gran serie de herramientas online que permiten crear organigramas online que pueden ser modificados en cuestión de segundos sin tener que empezar desde cero.
- El organigrama es solo para empresas grandes: Un organigrama puede ser útil en empresas de cualquier tamaño, desde pequeñas startups hasta grandes corporaciones. Esto está relacionado con el primer punto, ya que si la empresa es pequeña, por ejemplo, lo ideal es ir incrementando la plantilla con lo cual se debería de ir modificando no solo para dar a conocer a las nuevas incorporaciones, sino también para que estas nuevas incorporaciones sepan también cuál es la jerarquización. Cualquier tipo de empresa debería de contar con un organigrama.
- El organigrama es solo una formalidad: Un organigrama puede ser una herramienta valiosa para la organización y estructuración del trabajo en la empresa. De hecho, hay muchas empresas que utilizan el esqueleto del organigrama para planificar proyectos y es que hay que ver más allá para poder conocer qué usos extra le podemos dar a este tipo de herramientas.
En este proceso inicial tener un organigrama definido es un estándar que hay que llevar a cabo lo antes posible. Hay otro tipo de herramientas que hay que realizar claro está, ya sea un análisis DAFO, un Business Model Canvas, análisis PESTEL, análisis de las cinco fuerzas de Porter… pero un organigrama debería ser parte de este top 5 esencial.