Este año es sin lugar a duda el año de la digitalización, con más empresas adaptándose a la situación actual y permitiendo el trabajo en remoto. Si eres una de las empresas que ha decidido digitalizar la empresa o tienda y llevar todas las operaciones de forma remota desde casa o desde cualquier lugar, será necesario crear nuevos procesos que se adapten al nuevo entorno, estar bien equipados y tener material de oficina y herramientas muy útiles que te pueden ayudar.

Para ello, hemos elaborado una lista con las diez cosas que no pueden faltar para digitalizar tu empresa, que hemos seleccionado con la ayuda FasaWorld, una empresa que hace guías de compra detalladas de algunos de los productos que hemos elegido  y que además cuentan con una tienda online donde poder comprarlos.

1. Erp o software de gestión

Un ERP o programa de gestión permite planificar los recursos de una empresa. Este tipo de programas son esenciales porque te ahorran tiempo y gastos, ya que permiten automatizar todas operaciones internas de la empresa (recursos humanos, logística, y monitorizar todo el flujo de trabajo desde un solo lugar e integrar todas las bases de datos externas que necesites. 

2. Escáner de código de barras

El escáner de código de barras es un dispositivo electrónico que mediante un láser lee el código de barras de los productos y sincroniza los datos con tu ordenador. En caso de que quieras digitalizar tu tienda y tengas mucho inventario, el escáner de código de barras es esencial para poder controlar los niveles de stock que entran y salen, cambiar precios desde el ordenador, sin necesidad de hacerlo de forma manual y ayuda a disminuir errores humanos a la hora de preparar los pedidos.

3. Página web

Esto es sin duda lo más esencial en tu proceso de digitalización, ya que es la carta de presentación de una empresa y sirve como escaparate virtual de los servicios o productos que se quieran ofrecer, transmitir credibilidad y punto de contacto para clientes potenciales. 

Si tienes conocimientos técnicos básicos, uno mismo podría crearse una página contratando un hosting con el CMS Wordpress o encargarlo a un diseñador web.

4. Sistema SAI para ordenadores y servidores

Un sistema SAI, como sus siglas indican, es un sistema de alimentación ininterrumpida para que, en caso de que haya un fallo eléctrico, los ordenadores y servidores sigan funcionando y no se pierdan los datos y trabajos realizados. Tener uno de estos sistemas SAI se hace imprescindibles para que te veas obligado a parar la actividad de tu empresa.

Los aspectos que has de tener en cuenta a la hora de comprar un sistema SAI es la autonomía, es decir, cuánto tiempo quieres que estén funcionando en caso de corte de suministro, y cuántos dispositivos quieres conectar.

5. Antivirus y conocimientos básicos en ciberseguridad

Conocer aprender nociones básicas de ciberseguridad para proteger tu web y empresa es esencial para crear un espacio de trabajo muy seguro. 

Un antivirus es un gran aliado para la seguridad, puesto que es el equivalente a un sistema de alarma de un establecimiento físico pero para tus ordenadores, dispositivos electrónicos de todo tu negocio. Se trata de un software que te ayuda a detectar, evitar y eliminar cualquier tipo de malware, es decir, software maliciosos que intenten invadir tus archivos, datos que puedan poner en riesgo tu empresa.

6. Discos duros externos para tus copias de seguridad

La información es poder y es por eso que, cuantas más copias de seguridad de los documentos y datos más importantes de tu negocio, mejor. Es recomendable usar servidores en la nube, pero también tener copias de seguridad en varias ubicaciones físicas, para en caso de que haya un siniestro en un sitio, no pierdas la información esencial de tu empresa. Los discos duros externos son una opción económica y segura para almacenar tus copias de seguridad.

7. Agenda digitalizada

Ya no tienes que preocuparte de tener siempre una agenda física, ahora más que nunca ha sido tan  fácil mantenerlo todo organizado con las aplicaciones para móvil y ordenadores que hay de manera gratuita. Las herramientas por excelencia son Google Calendar, Slack y Trello, que te ayudarán a gestionar tus reuniones, coordinar equipos y flujo de trabajo desde cualquier lugar.

8. Sillas de escritorio ergonómicas

El ordenador es la herramienta indispensable para casi cualquier trabajo de oficina, lo que supone pasar muchas horas sentado enfrente de él. Por esta razón es recomendable elegir una silla de oficina que sea ergonómica para evitar problemas de espalda y salud.

9. Controladores de presencia

La normativa laboral en España exige a las empresas controlen los horarios de los trabajadores para evitar que se hagan horas de más. Al digitalizar tu empresa, puedes hacer más fácil esta labor usando los controladores de presencia.

10. Materiales de oficina

Se puede hacer casi todo con el ordenador; no obstante, hay material de oficina que siempre es indispensable, como por ejemplo, bolígrafos, celo, bloc de notas, grapadoras, calculadoras, cartuchos de tinta si dispones de impresora. 

Espero que esta selección te haya servido de inspiración a la hora de digitalizar tu empresa. En caso de que se te ocurran más cosas que no pueden faltar en tu oficina en casa, no dudes en compartirlo.

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