Pasos para realizar un cambio de oficina de forma exitosa

Realizar un cambio de oficina de forma exitosa no es sencillo, requiere de mucha planificación para evitar una baja de productividad o que los trabajadores no puedan estar al 100% operativos, lo que podría acarrear retrasos en el cumplimiento de los plazos con los clientes y el parón de la actividad.

Esto no solo depende de la rapidez con la que se muevan los objetos de un lugar a otro, si no de que todos los archivos y documentos necesarios para que el trabajo se lleve a cabo se salvaguarden de manera correcta.

Existen muchos aspectos a tomar en cuenta al momento de realizar un cambio de oficina, para ayudarte hemos hecho un pequeño resumen de lo más importante para que te guíes y todo se cumpla en el tiempo estimado y correctamente.

¿Qué pasos se necesitan para realizar el cambio de oficina de forma exitosa?

Cuando una empresa decide mudarse de oficina, las razones detrás de esto son variadas, lo más común es que se deba a un mayor requerimiento de espacio para el cumplimiento de las labores, la necesidad de ahorrar o modificación en la organización interna. Si bien son razones diferentes, todas son para el bien de la empresa.

1.      Elegir una nueva ubicación acorde con las necesidades

Según un estudio realizado en la University of Exeter, en el Reino Unido, diseñar los espacios de trabajo de forma amigable podría aumentar hasta en un 17% la productividad de las personas, lo que sin duda alguna contribuye a su éxito.

Por esta razón, tomarse el tiempo de elegir la nueva ubicación es un aspecto fundamental, ya que afecta directamente en el éxito o fracaso del cambio de oficina. Entre algunos factores que se deben tener en cuenta están:

• Cercanía con los proveedores o clientes.
• Si cuenta con suficiente espacio para aparcar vehículos.
• Si permite la buena comunicación entre los diferentes departamentos.
• Si ofrece la posibilidad de seguir expandiéndose en un futuro.

2.      Establece un presupuesto

Realizar un cambio de oficina no es barato, por lo que hacer un presupuesto y apegarse al mismo es primordial. Contar con una estrategia para saber con certeza la cantidad de recursos a utilizar ayudará a no hacer demasiados gastos y es importante preveer un colchón para los gastos imprevistos.

Resguardar y tener un respaldo de los documentos necesarios para el cumplimiento de las labores de la oficina no es algo que se deba pasar por alto, contar con discos duros externo de gran capacidad es una excelente idea que evitará cualquier contratiempo.

3.      Definir cómo ubicar al personal

Quizá una de las decisiones más difíciles de tomar. Actualmente las oficinas de concepto abierto para fomentar la comunicación entre los trabajadores están de moda, pero esto no quiere decir que este modelo funcione bien en todo tipo de negocio.

No hay que olvidar que una oficina es un lugar para el trabajo y la productividad, a veces, en algunas empresas es más adecuado crear separaciones en la oficina o parte de la oficina para permitir privacidad para aquellos que se concentren mejor de esa manera.

En este punto es necesario que evalúes la dinámica de tu negocio y la necesidad de comunicación entre departamentos y analizar cuál sería la mejor opción para optimizar los procesos. De esta manera, podrás preveer los elementos necesitarías a la hora de crear una oficina nueva.

Conclusión

Existen muchas estrategias para realizar un cambio de oficina, ya sea de forma gradual o de un tiro. Sea cual sea la manera en que se llevará a cabo, no olvides aplicar los consejos que te hemos dado y seguro lograrás mover las operaciones de tu empresa sin sufrir pérdidas.