Gestión de nóminas de los trabajadores

Optimizar la gestión de nóminas dentro de un departamento de recursos humanos siempre ha sido una tarea importante para mejorar el flujo de trabajo al que se enfrentan estos sectores de la estructura corporativa de una compañía. 

En los tiempos que vivimos esto es mucho más sencillo gracias a la existencia de herramientas digitales. Por ejemplo, un software que se encarga de procesar y almacenar toda la información que se relaciona con la gestión de las nóminas de una o varias empresas.

Por ello es importante que tú como encargado de la organización administrativa y operativa de tu compañía te familiarices con los beneficios que se le pueden aportar a tu sistema de gestión laboral con el uso de un recurso como este. Te invitamos a que sigas leyendo este post para que dimensiones la funcionalidad y productividad asociada al gestionar todas tus nóminas con una fórmula digitalizada como esta.

¿Cuáles son las principales ventajas de una gestión de nóminas digitalizada?

La idea de empezar a digitalizar un proceso que antes se desarrollaba con una metodología manual es conseguir soluciones a los desafíos que están presentes en la antigua fórmula de administración. Muchos servicios digitales dedicados a la gestión  de nóminas de los trabajadores han entendido esto a la perfección y por ello han ayudado a que muchas empresas logren equilibrar la manera en la que administran sus nóminas laborales en un tiempo récord.

Por ejemplo, la firma de documentos de forma online ha solucionado el problema de tener que enviar un sobre con el documento impreso para después esperar su retorno por varias horas o incluso días.

De modo que el listado de beneficios que están presentes en los programas de gestión de nóminas van más allá de un simple cálculo de salarios y tiene mucho que ver con la externalización de funciones a través del mismo portal que se utiliza. Algunas de las ventajas más llamativas son las siguientes: 

1. Reduce el volumen de trabajo del departamento de recursos humanos

Con el uso de un sitio web o de un software que está creado para el cálculo y la programación de pagos de una nómina empresarial, se tiene acceso a una significativa reducción del volumen de trabajo en el área de recursos humanos. 

Esto es lógico, pues ahora muchos temas como las retenciones, los seguros sociales o la gestoría tributaria se hacen directamente sobre la información que el algoritmo matemático tiene de los contratos de cada miembro del personal.

Eso libera el tiempo de los trabajadores de RRHH para que puedan atender otras labores de importancia relacionadas con sus cargos, como la generación de mejores procesos de gestión administrativa para las empresas que los contratan.

2. La gestión de nóminas es un recurso ahorrativo

Si un proceso que antes le ocupaba media tarde a un trabajador pasa a ser un tema de microsegundos gracias a un software o página web, entonces se producirá un ahorro económico para las empresas que siguen este nuevo patrón.

Y es que ahora gran parte de los procesos y tareas de cálculo administrativo dejan de ser una responsabilidad directa del personal y empiezan a depender de los servicios de la plataforma. Lo mejor es que se da por una fracción del coste que había en la cotización salarial del empleado, que se dedicaba exclusivamente a la gestión de nóminas y de la seguridad social del equipo de la compañía.

3. También se reduce la ocupación del espacio físico

Cuando se logra que la asignación de nóminas sea a través de la gestión de un software, también se consigue la solución de otro de los grandes problemas de las pequeñas y medianas empresas, la liberación de espacio físico.

Y es que una base de datos digitalizada en la que se almacena toda la información sobre cada pago laboral efectuado por las pymes no implica los mismos costes que tener archivado un cajón en una oficina para los registros de cotización de cada empleado del equipo de estas empresas.

4. La fórmula es mucho más transparente con los empleados

Otro aspecto beneficioso de la gestión de nóminas con métodos electrónicos es que los empleados tienen un desglose completo y detallado sobre su historial de pagos a un solo clic de distancia.

Eso significa que pueden identificar errores por la falta de horas extras o una asignación de conceptos errados dentro del documento de la nómina. Todo gracias a una cuenta que les permite hacer parte de este proceso de monitoreo salarial, mejorando así en gran medida la relación entre los empleados y la empresa que los tiene bajo un contrato laboral. 

Tipos de funcionalidades que pueden tener los programas de gestión de nóminas

Gestionar el pago de cada trabajador de forma electrónica y asignar la contribución a la seguridad social con base en la nómina de los empleados es solo una de las funciones que pueden disfrutarse con el servicio de un software como los que te hemos mencionado hasta ahora.

Por ello también es importante que te planteemos otras de las facetas de una herramienta como esta. Las cuales van más allá de la simple gestión contable y empiezan a entrar en el campo del asesoramiento operativo.

1. Gestión de turnos y control de horarios

Con un software que se encarga de gestionar la nómina y la información contractual de los empleados, también es posible tener un control sobre los horarios y los turnos asignados a cada miembro del equipo laboral. 

Y es que es necesario aportar la información sobre la cantidad de horas trabajadas en la base de datos del software para poder calcular adecuadamente la nómina de cada trabajador. Siempre basados en su propio desempeño semanal o mensual.

De manera que gestionar los turnos y los horarios que llevan al cálculo de esas nóminas casi siempre es una función básica de este tipo de software.

2. Evaluación de desempeños y creación de perfiles de nómina

Estos programas también pueden evaluar algorítmicamente el desempeño de cada uno de los empleados con base en la información que se le suministra de los horarios que mantiene de un mes a otro y de cómo han sido las nóminas de cada uno.

Una consecuencia de ello es que se puedan hacer tablas comparativas entre el monto que aparece reflejado en una nómina con respecto a las nóminas de meses anteriores. En los que la disposición por parte del trabajador pudo ser muy diferente hacia las horas extras o los turnos dobles que sí están contemplados dentro de su contrato.