Cómo ayuda la digitalización a la gestión del personal
La digitalización empresarial ha avanzado sustancialmente en los últimos años. Abrazarla no es tan simple como estar a la moda, y es clave incorporarla correctamente, ya que su impacto se deja notar en los resultados del negocio. Según Adigital y Boston Consulting Group, su implantación aumentó, solo en 2020, un 22 % entre diferentes compañías.
Al afectar a tantas áreas del negocio, es normal que la digitalización consiga tales resultados. Para comprobar su impacto, basta un sencillo ejemplo: la gestión del personal. Se trata de una de las actividades clave del departamento de Recursos Humanos, la cual engloba una amplia variedad de responsabilidades.
Desde el manejo de una ficha del empleado al control de acceso, la digitalización es la solución acertada. Las empresas ganan en eficiencia y en agilidad. Pero, ¿qué es lo que hace para conseguir estos resultados? A continuación, se aborda esta duda.
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Usar la tecnología para la gestión del personal: solución acertada
Gestionar el personal es una tarea que llega a consumir gran tiempo y esfuerzo. Comprende la búsqueda de talento, tanto fuera como dentro de la empresa; analizar y mejorar el clima laboral, registrar la jornada, la administración de nóminas y contratos o evaluar el desempeño de la plantilla.
En definitiva, tiene como misión agilizar las tareas administrativas relacionadas con el capital humano de la empresa. Hasta hace no tanto, su abordaje resultaba engorroso. Esto se debía al manejo de un amplio volumen de datos y documentos, que podían ubicarse en diferentes sistemas, programas informáticos o, incluso, en papel.
Efectuar estas gestiones de manera analógica dificultaba el crecimiento de una empresa, ya que se incrementaba la carga de trabajo burocrático. Por ejemplo, a la hora de gestionar un proceso de reclutamiento y selección, el envío de las ofertas de empleo podía llegar a ser muy lento. Era necesario redactarlas y subirlas a diferentes portales, algo que, por suerte, es posible agilizar.
O, para cumplir con la ley, el fichaje de la jornada se hacía con plantillas horarias o excel en las que para analizar los datos, evitar solapamientos o hacer auditorías llegaban los errores y problemas.
Para hacerse una idea del impacto, basta con un sencillo ejemplo. El software de reclutamiento y selección de Bizneo HR permite enviar ofertas a más de 200 portales y 400 universidades. Además, posibilita la programación y automatización de los envíos, pero también la recepción de currículos. Incluso permite la creación de filtros para acelerar aún más el proceso en sus primeras fases.
He aquí una de las grandes ventajas que presenta la digitalización: automatización de tareas repetitivas. Estas apenas aportan valor, aunque sí que consumen tiempo, el recurso más escaso. Al emplear herramientas como las mencionadas, el departamento de Recursos Humanos gana en eficiencia y agilidad, algo que se nota en toda la empresa.
Además, es posible emplear una amplia variedad de herramientas. Una de las más destacadas es el sistema de RR. HH., cuyo objetivo es facilitar las tareas de gestión de personal y que lleguen a cubrirlas en su totalidad.
¿Qué ofrecen los sistemas de Recursos Humanos?
Los sistemas de Recursos Humanos son un conjunto de herramientas, las cuales se especializan en tareas concretas. Sin embargo, se mantienen unidas por una sola base de datos, la clave para agilizar la gestión de una plantilla.
Otro nivel de organización y seguridad corporativa
La información está centralizada y disponible siempre que sea necesaria. Cumpliendo todas los requisitos y normativas en materia de seguridad y privacidad. Esto es importante a la hora del intercambio de archivos o documentos laborales (contratos, altas y bajas, nóminas, permisos o revisiones salariales).
Siguiendo con el ejemplo anterior, el software de RR. HH. de Bizneo HR permite subir a la nube, donde se aloja la base de datos, archivos de forma masiva. Su organización es automática por nombre, número de la seguridad social o cualquier otro identificador.
El sistema seguirá apoyándolos en todas estas actividades, sin tener que recurrir a otro programa informático y con disponibilidad 24/7 de la información en cualquier lugar. Incluso es posible firmar los contratos de manera digital y con autenticación. De esta forma, una empresa puede expandirse hacia el extranjero y contratar al personal adecuado sin importar dónde se encuentre.
Gestión y revisión de tareas
El equipo de Recursos Humanos no tardará mucho tiempo en cumplir estas tareas puramente administrativas. Así, podrá centrarse en otras de mayor relevancia, como verificar las entradas y salidas, desarrollar planes para retener el talento o identificar las necesidades de los trabajadores.
La funcionalidad “pendiente de mi” de la suite de Bizneo HR permite de un solo vistazo ver tareas pendientes y completadas para que el inicio del día esté organizado y planificado.
Pese a que la plantilla crezca y parezca inabarcable, su gestión sigue siendo sencilla. Cada trabajador dispone de una ficha propia, a la que puede acceder desde su teléfono móvil. En ella podrá comprobar su horario laboral, sus tareas pendientes, los días que le quedan de vacaciones, solicitar una hora extra o manejar sus documentos. Esta autogestión es otro punto clave del sistema, ya que reduce el trabajo del equipo de Recursos Humanos.
Esta opción es posible gracias a los portales de Recursos Humanos. Siguiendo con el caso de Bizneo HR, el empleado puede efectuar una amplia variedad de gestiones, como participar en evaluaciones de desempeño, solicitar o apuntarse a formaciones y establecer comunicaciones con el resto de la plantilla. En todo momento, el manager podrá supervisar los problemas que surjan en cualquier caso sin retrasarse.
En definitiva, la gestión del personal se optimiza a través de un software de Recursos Humanos. Tareas administrativas, que antes parecían eternas, ahora se solucionan en escasos minutos. El equipo de Recursos Humanos dispone de una serie de herramientas que le facilitan su día a día, todas ellas englobadas dentro de un sistema con base de datos centralizada.
Así, gestionar una plantilla grande deja de ser tarea imposible. Ya sea a través de los módulos o mediante la autogestión, la digitalización ha marcado un antes y un después. Además, cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede aprovechar estos beneficios al seleccionar las herramientas que más le interesan. De esta forma, se da un salto al siguiente nivel.