Qué funciones desempeña un asistente de dirección en una empresa

Es importante conocer qué funciones desempeña un asistente de dirección en una empresa, ya que este puesto puede influir positivamente al desarrollo y crecimiento de la empresa si se le asignan las responsabilidades adecuadas.

El asistente de dirección trabaja en unidad con los directivos de las empresas, ejecutando tareas como gestión, atención telefónica, atención al público, coordinación, organización y planificación de todas las actividades administrativas y de soporte.

¿En qué consiste el trabajo de un asistente de dirección?

El asistente de dirección tiene la responsabilidad de gestionar todas las tareas administrativas para facilitar a su jefe todos los procesos relacionados a las tomas de decisiones, de manera que, este pueda tener a su alcance todo lo necesario, para desempeñar sus funciones con mayor fluidez y comodidad. De esta manera, ayuda a disminuir la carga de trabajo de la dirección y se puedan centrar en asuntos que ayuden a hacer crecer la empresa de forma más rápida.

Independientemente del objetivo que persiga cada empresa, todas las grandes organizaciones requieren de este recurso humano para realizar un trabajo coordinado y optimizar el trabajo de los directivos de la empresa.

¿Qué funciones realiza el asistente de dirección?

Las funciones de un asistente de dirección son muchas, unas son comunes para todas las áreas de la empresa y otras van dirigidas específicamente a las actividades que se realizan en la oficina.

Muchas veces los asistentes de dirección se convierten en la mano derecha de sus jefes, es tan valioso su apoyo, que pueden llegar a colaborar hasta en actividades personales y familiares, aunque ello no forme parte de su misión.

Dentro de las funciones más comunes resaltan las siguientes:

• Administración y manejo de todo lo relacionado con los sistemas tecnológicos y los manuales informativos. 
• Planificación y organización de la agenda diaria de la dirección.
• Elaboración de expedientes y redacción de documentos importantes.
• Protección y resguardo de los documentos confidenciales de la empresa.
• Elaboración de informes diarios y otros documentos importantes.
• Atención al cliente que espera citas o conferencias con el jefe.
• Planificación y organización de toda la información requerida para las reuniones financieras, carpetas, presentación digital y material de apoyo, entre otros.
• Actuar como recepcionista en atención a las llamadas telefónicas.
• Tomar nota de toda aquella información importante que pueda ser útil a futuro, así como establecer recordatorios de eventos.
• Asistir a diferentes eventos en apoyo a su jefe, a fin de brindar la colaboración administrativa necesaria.

Su trabajo es desarrollado en oficinas y despacho. Dependiendo del tipo de empresa y su capacidad, es posible que tenga que ejercer otras funciones que le sean de complemento a las suyas, así como también se le puede requerir actualización profesional para un desempeño más eficaz.

¿Cuál debe ser el perfil profesional de un asistente de dirección?

Todo asistente de dirección debe poseer un perfil profesional acorde con el cargo que va ejercer, ello garantizará que cumpla las funciones que se necesiten de manera oportuna y en beneficio de la empresa.

Para ello, es necesario:

• Contar con un título oficial en Asistencia a la Dirección.
• Poseer una excelente comunicación oral y escrita, y si es posible, dominar al menos dos idiomas.
• Dominio impecable de las herramientas tecnológicas e internet.
• Capacidad para trabajar bajo presión y resolver situaciones no planificadas.
• Inspirar confianza y lealtad.
• Ser una persona activa, responsable, flexible, correcta y comunicativa.
• Poseer capacidades para organizar y planificar.
• Orientar el trabajo hacia la búsqueda de soluciones a los conflictos y diferentes situaciones que puedan presentarse.
• Ser dinámico y tener iniciativa.
• Tener capacidad para realizar su trabajo en equipo y para atender a los clientes oportunamente.

Muchas de estas cualidades pueden venir innatas en una persona, pero hay otras que se pueden aprender mediante una formación adecuada como la que ofrecen en el Ciclo Superior Online en Asistencia a la Dirección, que además te ofrecen un título oficial.

¿Por qué es importante contar con un asistente de dirección?

Llevar adelante la gestión es una tarea que requiere inversión de tiempo, energía, talento y capacidad.

Es precisamente desde la dirección que se realiza la evaluación de todos los proyectos que han sido planificados y se toman las decisiones más importantes para la empresa.

A su vez, precisa llevar a cabo diferentes actividades relacionadas con el personal, la producción, nuevas políticas, atender socios y más, que no necesariamente tienen que realizar la dirección.

Y es allí donde el perfil de un asistente de dirección entra en juego, para que la dirección cuente con el apoyo necesario para realizar las decisiones más importantes y que la empresa pueda beneficiarse de lo siguiente:

• Dedicar más tiempo y atención a otras funciones y actividades

Muchas veces las tantas tareas que debe realizar un director requieren que se les dedique bastante tiempo. Poder contar con un asistente, le dará la posibilidad de priorizar y delegar otros asuntos, dando mayor forma y organización a la empresa.

• Trabajar de la mano con un candidato capacitado

Cuando se trabaja con un asistente, se puede tener garantía de que todas las área y compromisos estarán cubiertos, además, se generarán respuestas oportunas a todas las demandas que puedan hacerse ante la dirección.

Este estará en la capacidad de desempeñar unas funciones para que el trabajo realizado sea impecable.

• Asumirá tareas relevantes y complejas

Como el director no puede llevar a cabo todo, será el asistente la persona en la que se podrá contar para realizar tareas relevantes y complejas, pues está en la capacidad de asumir responsabilidades y resolver todo lo necesario para un funcionamiento operativo de la empresa.

• Atención inmediata a clientes

Los clientes de las empresas estarán en todo momento atendidos e informados de todas las acciones que los involucran. Un asistente de dirección sabe bien que los clientes representan una pieza fundamental para los negocios y ante los múltiples compromisos del jefe. Él deberá velar porque todos los involucrados estén satisfechos.

• Aporta conocimiento a la empresa

La ayuda que los asistentes pueden ofrecer es de gran importancia, ya que no solo es su esfuerzo por mantener todo en orden, es también el conocimiento personal que puedan aportar para complementar y realizar un trabajo con éxito.

El tiempo que se dedican a las empresas debe ser de calidad, por ello, delegar actividades administrativas en una persona capacitada, garantiza que el trabajo realizado será bien planificado y los resultados serán los esperados.