Entrevista temática de productividad a José Miguel Bolívar

José Miguel Bolívar es un profesional con muchos años de experiencia internacional en el ámbito de los Recursos Humanos. Además de ser consultor y coach es un reputado blogger sobre los temas de innovación y productividad. En su blog Óptima Infinito nos habla de las claves de la productividad en esta Era del Conocimiento.
Vamos a empezar por lo básico, ¿qué entendemos por productividad personal?

La productividad en general es un ratio entre lo que obtienes y los recursos que empleas para ello. Extrapolado al ámbito de la productividad personal es el ratio entre los resultados que alcanzas, tanto en su cantidad como en la calidad de los mismos, y el tiempo que necesitas para alcanzarlos.

Supongo que tu dilatada experiencia en el área de los recursos humanos ha potenciado tu visión sobre la productividad, sobre todo en el trabajo. ¿Cuáles consideras que son las claves para ser un profesional productivo?

Es algo tan sencillo que sorprende que las empresas sean tan malas llevándolo a la práctica. Todo empieza por emparejar bien el profesional y el reto. Si un puesto de trabajo no es atractivo para un profesional, o un profesional no tiene los conocimientos, habilidades y experiencia mínimos para desempeñar un puesto de trabajo, es muy difícil que pueda ser productivo. Si haces esto bien, el resto es fácil: explícale qué necesitas de él, asegúrate de que lo ha entendido, pon a su alcance los recursos (herramientas, espacios, formación…) que necesita para hacer su trabajo y déjale un amplio margen de libertad para que pueda probar y experimentar. La productividad y la felicidad en el trabajo están estrechamente relacionadas y sabemos que la felicidad es más fácil de alcanzar cuando nos enfrentamos a retos asumibles con libertad.

En la era del conocimiento, como dice el experto en marca personal Andrés Pérez, los roles cambian y desaparecen los puestos de trabajo como comentaste recientemente en un artículo. En los albores de la tercera revolución industrial, quizá podríamos llamarla primera revolución digital o de la era del conocimiento, ¿podemos pensar que cada profesional es un emprendedor, aunque tenga nómina y trabaje para terceros?

Creo que sí. El empleo es algo en vías de desaparición. Seguirá existiendo pero estará cada vez más vinculado a trabajos mal retribuidos, a commodities que exijan mano de obra no sustituible por máquinas. El trabajador del conocimiento irá descubriendo que comprometerse en exclusiva con un único cliente, su empleador, es un [innecesario] suicidio profesional. La actual asimetría empleador/empleado sólo beneficia a los primeros. Antes era casi la única opción pero ahora no. En el futuro, los trabajadores del conocimiento trabajarán por proyectos y estarán involucrados simultáneamente con varios clientes.

Para cualquier profesional, mejorar su productividad es evidentemente una necesidad, en el caso de los emprendedores, esta necesidad es doble porque lidiamos con muchos temas muy diferentes a la vez y podemos caer fácilmente en el caos. ¿Cómo ves esta necesidad de productividad en emprendedores?

Un emprendedor improductivo es un emprendedor muerto, profesionalmente hablando. No te sirve de nada disponer de un gran producto o servicio, el modelo de negocio más rompedor y original y el networking más efectivo si luego eres incapaz de ejecutar todo ello con éxito.

Ahora que los ordenadores pueden hacer cientos de cosas a la vez, parece que todos tenemos que ser multitarea. Sin embargo, en cuestiones productivas, la monotaréa es una de las claves para mejorar nuestra productividad, ¿cúal es el motivo?

La multitarea es una adicción peligrosa porque genera una falsa sensación de productividad cuando en realidad es todo lo contrario. Está más que demostrado científicamente que el cerebro procesa de forma lineal. Cuando creemos estar haciendo multitarea lo que hacemos en realidad es forzar al cerebro a trasladar la atención entre varias cosas de manera tan rápida que no lo percibimos pero en realidad es una atención parcial, fragmentada y agotadora. Un principio esencial de la productividad es la concentración en una única tarea hasta que esté completada.

Los emprendedores tenemos un fina línea que separa nuestra vida laboral de la profesional, y muchas veces ni existe esta línea. ¿Podemos ver como un todo nuestra vida laboral y profesional, y además ser productivos en nuestro ámbito personal?

El hecho es que no tenemos dos cerebros sino únicamente uno, el cual contiene todas nuestras ideas, pensamientos, conocimientos… Si en tu cabeza todas las ideas están juntas, ¿qué sentido tiene separarlas fuera de ella? La separación de la vida profesional y personal es un mito parecido al de la multitarea. Procede de una gestión insuficiente y de una valoración errónea de los objetivos. Si tienes la perspectiva adecuada sobre tu vida, tus objetivos personales y profesionales confluyen y la división pierde sentido.

Existe multitud de metodologías, técnicas y herramientas para mejorar nuestra productividad, pero la metodología que parece más sólida es el GTD (Getting Things Done). ¿Qué nos puedes explicar de esta metodología y por qué es mejor que otras?

La mayoría de las metodologías que han alcanzado una cierta relevancia fueron útiles en su momento. Es más, algunas fueron muy útiles. Algunas de ellas siguen siendo válidas hoy en determinadas circunstancias. Pero, en términos generales, la naturaleza del trabajo ha cambiado.

A día de hoy existen muy pocos entornos en los que planificar sirva realmente de algo, simplemente porque la realidad modifica constantemente esos planes. Antes podía tener sentido hablar de importancia, urgencia o prioridad porque eran relativamente estables y permitían tomar decisiones acertadas. Ahora la importancia, urgencia o prioridad de las cosas cambia constantemente, a veces en cuestión de horas. Han dejado de ser estáticas para ser dinámicas. Eso por no hablar de las interrupciones…

Ahora es necesaria una metodología que reconozca esta nueva realidad y te proporcione un nuevo marco en el que poder decidir qué hacer en cada momento en lugar de tus circunstancias: dónde o con quién estás, qué herramientas tienes a tu alcance, de cuánto tiempo dispones o cuál es tu nivel de energía. Hasta donde yo sé, la única metodología capaz de ofrecerte eso a día de hoy es GTD.

Una de las claves de GTD es la planificación natural de proyectos, en contra de la planificación típica. ¿Cuáles son las diferencias?

En GTD planificar es identificar secuencias de acciones. Esto es común con la planificación típica. La diferencia es que en GTD decides qué hay que hacer y en qué orden pero no decides cuando lo vas a hacer sino en qué circunstancias lo vas a hacer. Por ejemplo, si tienes que preparar una propuesta inicial no dices «preparar propuesta mañana de 10 a 11» sino «preparar propuesta cuando disponga de una hora libre, tenga la mente despejada y el ordenador a mano». Esto puede ocurrir mañana de 10 a 11 o de 3 a 4 pero también esta tarde si te cancelen una reunión de forma imprevista.

El significado típico que asignamos a la productividad consiste en hacer más en menos tiempo, es decir enfocado al corto plazo, sin embargo la productividad real pasa por hacer lo que es realmente importante en el tiempo que tenemos. Para esto GTD introduce conceptos como las áreas de responsabilidad, nuestra visión, objetivos… ¿nos puedes explicar estos términos que son fundamentales para trabajar el medio y largo plazo?

Es cierto que se suele confundir productividad con hiperactividad cuando no tienen nada que ver. Como decía al principio, importa también la calidad de lo que haces, no sólo la cantidad. Calidad entendida como relevancia para los objetivos que quieres alcanzar a medio y largo plazo. GTD te invita a reflexionar periódicamente sobre las cosas importantes para asegurar que no se vean siempre desplazadas por las cosas urgentes. Con GTD es posible pensar en las cosas grandes mientras trabajas en las pequeñas, de forma que las cosas grandes avancen poco a poco en la dirección adecuada.

Si tienes alguna otra confesión que hacernos este es tu momento.

Llegué a GTD no por convicción sino por necesidad. Me iba la salud en ello. De esto hace ya casi 6 años y cada día me felicito por haber descubierto y, sobre todo, por haber logrado desarrollar los hábitos que implica GTD. Con GTD mi vida ha cambiado a mucho mejor. Me costó casi dos años dominar todos los hábitos pero ha sido la mejor inversión de tiempo, trabajo y constancia que he hecho nunca. Por eso comencé a escribir en el blog, para dar a conocer esta metodología a todas las personas que quieran recuperar el control y la perspectiva en su vida.

Muchas gracias por brindarme esta oportunidad y desde aquí aprovecho para enviar un saludo a todos los lectores e invitarles a que se animen a probar GTD.