El secreto para que tu empresa dure muchos años

Es la planificación financiera… pero espera!!! no te vayas, si sigues leyendo verás que no es difícil y que te reporta muchos beneficios. Vale, si, sé que estas pensando que es aburrido y prefieres dedicarte a cosas más entretenidas como las ventas, el cliente, el producto y otras tareas de las muchas con que nos instruyen en este foro.  Pero si no gestionas bien todas las áreas de tu empresa estás perdido.

No necesitas ser Emilio Botín ni Amancio Ortega para dominar las finanzas de tu empresa.

Una empresa tiene tres pilares fundamentales: las ventas, el producto y la gestión de la empresa que se retroalientan unas a otras. Las ventas es lo fundamental en una empresa, si no vendes no tienes nada que hacer. El producto (o servicio) es lo que ofreces al cliente a cambio de su dinero y te permite realizar las ventas que te generan los ingresos y las entradas de dinero (mucho ojo con esto que no es lo mismo y causa mucha confusión) y sobre el que estableces una estrategia de cantidad o de calidad. Pero también ten muy presente que tienes pagos que realizar por los que se va el dinero. Los ingresos son inciertos y los gastos son siempre seguros, tienes que tener constantemente esto muy presente y más si estás empezando con tu emprendimiento. Para controlar los recursos que se mueven por tu empresa tienes que gestionarla. La gestión empresarial es un paraguas que cubre toda la empresa dotándola de una capacidad de trabajo armónico de todos los elementos que la componen. Si realizas una buena gestión de los recursos (económicos y no económicos) que entran y salen en tu emprendimiento conseguirás llegar antes a breakeven.

Un emprendimiento o startup tiene que tener el enfoque de que es una empresa, en una fase de iniciación con unas características muy específicas respecto a una empresa consolidada, pero empresa al fin y al cabo que busca un lucro económico en el futuro. La gestión de la empresa se basa en hábitos regulares en el tiempo, no es algo que se realice una vez y ya está.

La planificación te ayuda a conocer tu empresa/emprendimiento: por dónde, cómo y cuándo entra el dinero en tu empresa; y por dónde, cómo y cuándo sale el dinero de tu empresa. Créeme, no conocemos nuestras empresas tan en profundidad como creemos. Es el sistema más eficaz para descubrir los costes ocultos que tienen todas las empresas. Esos pequeños gastos que pensamos que no son importantes o clientes a los que cobramos menos, todo esto va directo a los BENEFICIOS, disminuyéndolos, que en definitiva es de dónde tú como pequeño empresario te cobras. O si eres un emprendedor recorta notablemente tu capacidad operativa y posiblemente te impida llegar al momento que has establecido en tu plan de negocio para alcanzar el punto muerto.

La gestión empresarial se puede dividir en dos tipos (esta división la utilizamos nosotros para ayudarnos a explicar nuestro mensaje, pero no existe esta división realmente como tal): gestión pasiva que es la parte que puedes externalizar en una tercera persona y de lo que podrías llegar a desentenderte, cosa que no te recomiendo, como son la contabilidad, la gestión de impuestos, las nóminas, …; y la gestión activa que es algo que sólo puede hacer el empresario o emprendedor personalmente pero que sí puede ayudarse con terceras personas u otras empresas especializadas para definir su estrategia, establecer objetivos, planificar las acciones a tomar, … La planificación financiera es una de las funciones de la gestión activa.

Y todo esto para conseguir una métrica. Hay una métrica que es la reina de todas las métricas y que es para la que trabajan el resto de las métricas de tu empresa:

Considera euros en el banco como la métrica definitiva y trabaja por conseguirlo.

Para ayudarte con la planificación y hacerlo de una forma más eficiente y productiva es recomendable que utilices software como hojas de cálculo que son gratuitas pero necesitas saber manejarlas y tener conocimientos financieros o alguna aplicación financiera específica.

Planificación financiera y presupuestaria

La planificación financiera sirve para gestionar la tesorería y optimizar el circulante. Y la planificación presupuestaria sirve para dotar a la empresa de un documento del que se vale el director para coordinar todas sus operaciones. Puedes ampliar información sobre los dos tipos de planificación en ¿Qué son la planificación financiera y la planificación presupuestaria?

Una aclaración de conceptos previa: la planificación son los objetivos que se buscan alcanzar; la previsión son los datos reales que se prevén alcanzar; y el presupuesto son los medios que proporcionamos para conseguir la previsión y la planificación.

La información para desarrollar los presupuestos la puedes extraer de tu histórico de facturación a clientes y de proveedores, gastos generales y de personal, información bancaria. Los presupuestos se pueden clasificar en:

Previsiones de ingresos/comercial

Sirve para determinar la futura cifra de negocios de la empresa. Los ingresos futuros. Es una previsión de las ventas que estimas que vas a tener, es decir, los objetivos de ventas establecidos. En definitiva ésta previsión es la madre del cordero porque el resto de presupuestos están influidos por este.

Si estás emprendiendo no tienes un histórico sobre el que basarte para lo que existe el modelo “Presupuesto base cero” en el que tendrás que incorporar las hipótesis que hayas establecido en un plan de negocio.

En esta previsión tienes que introducir todos los otros ingresos de dinero extraordinarios o que no pertenezcan a tu actividad comercial que preveas que vas a tener, porque también es un dinero que aumenta en tu cuenta. Por ejemplo venta de equipos obsoletos que vayas a sustituir por unos nuevos.

En función de las Previsiones de ventas de nuestros productos y servicios tenemos que hacer también una Previsión de compras y/o de producción para tener stock suficiente y en el plazo necesario. Esto es para asegurarnos que vamos a poder servir a nuestros clientes todas las unidades que tenemos previsto vender.

Presupuesto de gastos generales

Es el conjunto de funciones de apoyo a la actividad de la empresa, cuyos costes no son directamente incorporados en los productos o en los servicios vendidos. Estos gastos son los trabajadores de la empresa, cualquiera que sea su rango, que no trabajan directamente con los productos o los servicios vendidos como personal de administración, mantenimiento, etc.

Presupuesto de producción

Proyectos de inversión o de productividad, destinados a mantener la capacidad de producción o a mejorar su eficiencia mediante reducción de los costes o incremento de la calidad. No voy a entrar más en profundidad ya que tiene una gran complejidad y depende de cada centro de producción.

Presupuesto de tesorería

El presupuesto de caja o tesorería se realiza en último lugar. Sirve para conocer el dinero efectivo, las inversiones temporales, los créditos a clientes y las deudas a proveedores que prevemos tener. Es decir, nos ayuda a detectar necesidades de liquidez que podamos tener durante el periodo previsto y/o liquidez ociosa que podemos reinvertir en la empresa para cubrir necesidades.

Con el presupuesto de tesorería también podemos realizar el Flujo de efectivo o cash flow: “el flujo de efectivo es el estudio, análisis y pronóstico de la circulación pecuniaria, con referencia a sus fuentes y usos en una empresa en período futuro determinado, con el objeto de planeación y control del dinero“. Indica mes a mes los déficits o los superávits de tesorería de la empresa.

Objetivo principal: manejar mejor los fondos.

Planificación continua

Primero voy a describir brevemente el sistema de planificación más conocido que es la Planificación anual. Consiste en, durante los meses de noviembre/diciembre, realizar la planificación de todo el año siguiente. Con este sistema nos encontramos con varios problemas como que tu empresa no trabaja en bloques anuales de año en año sino que lo hace de forma lineal durante toda su vida, que no permite ser flexible ni adaptarse rápidamente a los cambios que afectan a la empresa, se pierde mucho tiempo en su realización y que no tiene el foco en los objetivos estratégicos , a medida que se acerca el final del año tenemos menos capacidad de prever acontecimientos futuros. Es como si viajamos en un coche por la noche y a medida que vamos circulando se va reduciendo el campo de luz de los faros, llega un momento en que no vemos los imprevistos y se producen los accidentes.

Para evitar todos estos problemas se ha desarrollado la Planificación continua que entiende la empresa como una unidad que trabaja sin interrupciones durante toda su existencia y que tiene por objetivo realizar una gestión de la planificación de la empresa más dinámica, centrada en los elementos importantes de control y utilizando menos recursos.

Las previsiones dentro del sistema de planificación continua tienen estas características:

  • Un horizonte temporal siempre invariable.
  • Una elaboración trimestral (aunque depende de lo dinámico que sea tu sector es posible que tengas que elaborarlo más a menudo: bimestral o mensualmente).
  • Se realizan conjuntamente y coordinados previsiones pormenorizados y globales.
  • Contiene información económica y no económica.

La planificación continua se realiza en bloques de tiempo que permiten controlar la ejecución de la estrategia de forma rápida para tomar las medidas de acción necesarias para cumplir con el plan estratégico. Esto que quiere decir, que planificamos en bloques trimestrales a más de un año vista, lo normal es hacer previsiones de hasta entre 5 y 8 trimestres. De esta forma abarcamos más de un año de horizonte temporal lo que permite tener una continuidad y una visión de futuro de la empresa.

Elaboramos previsiones para cada uno de los trimestres del horizonte temporal que hemos definido. Estas previsiones de los trimestres son globales y apuntan a alcanzar el objetivo estratégico. Excepto para el próximo trimestre que realizamos una previsión detallada de los elementos a controlar en ese trimestre. De esta forma conseguimos controlar fácil y rápidamente la consecución de los resultados que se están dando en ese momento sin perder nunca el foco en los objetivos generales de la empresa. El nivel de detalle de las previsiones trimestrales quedaría así (planificando para 5 trimestres), suponiendo que comenzamos la planificación el 1 de octubre de 2013:

  1. Primer trimestre a planificar: T4 2013 -> nivel de especificación detallada
  2. Segundo trimestre a planificar: T1 2014 -> nivel de especificación global
  3. Tercer trimestre a planificar: T2 2014 -> nivel de especificación global
  4. Cuarto trimestre a planificar: T3 2014 -> nivel de especificación global
  5. Quinto trimestre a planificar: T4 2014 -> nivel de especificación global

A este proceso le damos una periodicidad trimestral, aunque dependiendo de las turbulencias de tu sector puede ser recomendable tener una periodicidad más reducida como bimestral o mensual. A medida que va pasando el tiempo y llega a su fin el primer trimestre temporal con un nivel de especificación al detalle y retomamos el proceso de planificación. En este caso realizamos las previsiones detalladas del siguiente próximo trimestre; los tres trimestres siguientes los dejamos con sus previsiones globales (si no hay que hacer ninguna corrección que será también global) e incorporamos un nuevo trimestre con previsiones globales. De esta forma siempre tenemos un horizonte temporal invariable. La nueva planificación quedaría así:

  1. Primer trimestre a planificar: T1 2014 -> nivel de especificación detallada
  2. Segundo trimestre a planificar: T2 2014 ->nivel de especificación global
  3. Tercer trimestre a planificar: T3 2014 -> nivel de especificación global
  4. Cuarto trimestre a planificar: T4 2014 -> nivel de especificación global
  5. Nuevo Quinto trimestre a planificar: T1 2015 -> nivel de especificación global

En la planificación continua se pueden introducir para su control elementos económicos y elementos no económicos como la rapidez en la gestión de reclamaciones, los plazos de entrega a clientes, los plazos de cobro, reducción de costes internos y cualquier otro elemento que sea importante.

En la planificación continua no es necesario detallar todos los movimientos de la empresa al milímetro sino de los elementos que son realmente importantes para el control y buen funcionamiento de la empresa. No necesitamos pronosticar cuantos folios o clips se van a consumir en los próximos meses. Para lo que es conveniente (necesario) estar cuestionándose constantemente si la pormenorización que se está proponiendo es relevante desde el punto de vista del control o no.

Es recomendable hacer una representación visual de cada uno de los pasos previstos en la planificación en su secuencia temporal de los trimestres. Resumiendo debe definirse unos elementos de control relevantes para la planificación de la empresa y en qué momento se van a presentar y con qué grado de especificación.

Ejemplo práctico:

Una empresa ha definido que para el primer trimestre de 2015 tienen que conseguir, a partir del primer trimestre a planificar, T4 2013, 200 nuevos clientes para lo que tiene un presupuesto para marketing de X00.000 €. Esta es a groso modo la especificación global.

La especificación detallada para T1 2013 es conseguir 30 clientes con distintas acciones de marketing como son una campaña de emailing con un coste de X00 €, eventos promocionales presenciales con un coste de X.000 €.

Vuelvo a recomendaros el utilizar herramientas informáticas específicas para que podáis realizar la planificación financiera de vuestra empresa/emprendimiento de una manera mucho más profesional, productiva y provechosa, porque para la dirección de tu empresa necesitas realizar muchas más tareas. Tienes que incorporar la planificación a tus hábitos profesionales.

Factores clave del éxito:

  • Compromiso de la dirección de la empresa.
  • Integración de los requisitos para el control orientado a quien tiene que ejecutar las acciones planificadas.
  • Priorización del campo de acción.
  • Nivel de análisis de los resultados.

Y grábate esto: si las ventas te dan el dinero, la planificación te da el BENEFICIO.

 

Sobre el autor, Luis Lorenzo

Comprometido con los emprendedores en ayudarles a implantar sistemas de gestión empresarial para aumentar los casos de éxito. Cofundador de UP Soluciones donde desarrollamos software sencillo para hacer la vida más fácil a la gente como UP PLANNING una aplicación online para calcular el flujo de caja.

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