Según la neurociencia, cada vez que empiezas una nueva tarea tu cerebro necesita unos 5 a 7 minutos para estar completamente enfocada en esta tarea. Eso significa que cada vez que te interrumpes a ti mismo, pierdes como mínimo cinco minutos de productividad, ya que tendrás que volver a encontrar el hilo al volver a la tarea inicial.

En teoría sabes que tendrías que organizar tu tiempo de forma que puedas trabajar en una sola tarea durante un tiempo razonable. “Razonable” en este contexto puede significar “hasta que hayas terminado la tarea” o “hasta que hayas avanzado lo suficiente para merecerte una pausa” – o sea hasta que hayas cumplido un tiempo mínimo o hasta que hayas llegado a un objetivo intermediario pre-establecido.

Aún así, cada dos por tres pierdes una mañana entera gracias a estas interrupciones tóxicas. En teoría te gustaría concentrarte en lo tuyo, mientras tanto, en la práctica tanto tu entorno como tu mismo parecen dedicarse únicamente a interrumpirte en los momentos menos oportunos.

¿Cómo controlar las interrupciones “externas”?

Las interrupciones externas son las más cómodas, porque te ofrecen una justificación fácil cuando el día no ha rendido tanto como te lo habías propuesto por la mañana. No es que tú no quieres avanzar, es que tu entorno no te deja. Entre correos electrónicos, llamadas, mensajes de WhatsApp o del Facebook Messenger es imposible que puedas concentrarte en aquel informe o en el diseño de la nueva página de ventas.

Curiosamente este tipo de interrupciones externas surgen con especial frecuencia cuando la tarea principal parece muy extensa o muy difícil. Para evitar el esfuerzo mental, tu cerebro hace todo lo posible para no tener que concentrarse en lo que toca. Prefiere mil veces responder correos o mensajes para tener esta sensación de productividad que ofrecen las tareas cortas (y sin importancia) – y aunque lo llames “atención al cliente” o “investigación de mercado”, la mirada fija en el WhatsApp y el Facebook no te permitirán avanzar con lo que realmente importa.

Está claro que no puedes controlar estas interrupciones “externas”, ¿o sí? Dudo que recibirás quejas si tardas unas horas en contestar este correo. No creo que alguien te juzgará por no responder a todos los mensajes de whatsapp o de las redes sociales al instante. De hecho, si respondes todo de inmediato das la impresión de que no tienes nada más que hacer.

Mientras no puedes influenciar cuándo tus contactos, colaboradores y clientes te envían mensajes, sí que puedes gestionar el momento para responder. Puedes configurar tu correo de modo que solo descarga los nuevos mensajes en horarios predeterminados (si utilizas Gmail, te recomiendo el add-on “Inbox Pause”). Puedes apagar los sonidos de las aplicaciones de mensajería de tu móvil para que no salte con cada nuevo mensaje. Así podrás avanzar con tu proyecto para luego dedicarte a los mensajes – sin interrupciones ni la consciencia cargada.

Artículo relacionado:  ¿Por qué necesitas ser organizado?

¿Cómo controlar las interrupciones internas?

Las interrupciones internas son todas aquellas que tu cerebro se inventa sin necesidad de un estímulo externo. De repente recuerdas que querías llamar al médico para hacer una cita. Además tienes una idea genial para una actualización de tus redes sociales y tendrías que encargar ya el regalo de tu pareja para que llegue a tiempo para el cumpleaños.

Son ideas y tareas que te tomarían menos de cinco minutos y a tu cerebro le encanta recordarte que hasta el mismísimo David Allen recomienda en su sistema GTD de que hagas las tareas pequeñitas enseguida. En defensa de David Allen hay que matizar de que él se refería a las tareas pequeñas que surgen en el momento de la revisión semanal, no a las distracciones inventadas para evitar sentarte y trabajar.

Aún no existe aplicación “Cerebro-Pause”. Sin embargo puedes aprovechar de la tecnología para mantener a raya las interrupciones internas. Mientras escribo este texto tengo activado la aplicación Toggl que medirá el tiempo que necesito para terminar la entrada invitada. Además he definido un tiempo límite cuando tengo que pasar a la próxima tarea. Esta combinación me permite concentrarme en este texto e ignorar el canto de sirena de las redes sociales y otras tareas opcionales.

Este sistema me funciona gracias a una tercera herramienta: un pequeño bloque de notas donde anoto todas aquellas ideas y tareas que me quieren distraer. En los últimos 40 minutos he “recordado” que tengo que llamar al veterinario, hacer la copia de seguridad de mi móvil, enviar un email a una cliente y colgar la ropa. Todas estas tareas tienen el potencial de ralentizar mi avance en escribir al infinito, pero todas juntas tomarán menos de 15 min – después de terminar este texto.

¿Cómo puedes organizarte para tener el tiempo y la energía necesaria para avanzar con lo que es realmente importante?