Cómo la digitalización de las facturas puede beneficiar a tu empresa

La transformación digital es inevitable, y quienes no la adopten se quedarán atrás. Si está buscando formas de mejorar tu negocio, la digitalización de facturas y datos es un buen punto de partida. No sólo te ahorrará tiempo y dinero, sino que también puede ayudar al crecimiento de tu empresa.

En esta entrada del blog, hablaremos de las ventajas de digitalizar las facturas, de cómo puede ayudar a tu empresa a crecer y cómo digitalizar las facturas de manera correcta.

¿Qué ventajas tiene la digitalización de facturas?

Son muchas las ventajas de la digitalización de facturas pero las principales son:

Contabilidad con mayor fiabilidad y e inmediata

Con un sistema automatizado, los datos se capturan en tiempo real y no hay errores humanos.

Mejor control de los gastos

Puedes tener una mejor idea de a dónde va tu dinero y hacer un seguimiento de los gastos más fácilmente.

Reducción del uso de papel

Esto ayuda a salvar el medio ambiente y también reduce los costes de almacenamiento.

Automatización de tareas

Una de las formas en que la digitalización puede ayudar a reducir costes es mediante la automatización de tareas. Por ejemplo, si digitalizas tus facturas, puedes establecer pagos automáticos para no tener que perder tiempo y dinero en facturas en papel y en el procesamiento manual.

Solución a la falta de espacio

Digitalizar facturas reduce la necesidad de espacio de almacenamiento en las empresas. Si utilizas un sistema en papel, tendrás que almacenar copias físicas de las facturas, lo que puede ocupar mucho espacio. Pero si digitalizas tus facturas, puedes almacenarlas electrónicamente.

Mayor eficiencia y ahorro

El proceso de digitalización de facturas puede ser una excelente solución para que tu empresa ahorre tiempo y dinero. Cuando se digitaliza, se puede eliminar la necesidad de procesos basados en el papel y crear un sistema que automatice muchas de las tareas relacionadas con la gestión de las facturas, como puede ser el imprimir, enviar y almacenar los documentos.

Esto puede ahorrarle a tu empresa mucho dinero a largo plazo ya que los gastos que incurre la gestión documental disminuyen y además acelera la comunicación entre departamentos y hacer que tu empresa sea más eficiente en general.

También puede utilizar los datos de tus facturas digitalizadas para mejorar tu negocio. Por ejemplo, puede seguir los patrones de gasto y ver dónde puede ahorrar dinero. O puede utilizar los datos para mejorar el servicio a tus clientes entendiendo qué compran y cuándo.

Mejora del servicio al cliente

Otra gran ventaja de digitalizar las facturas es que puede ayudar a mejorar el servicio al cliente. Cuando el cliente recibe la factura en formato electrónico, puede acceder a ellas en cualquier momento y lugar. Esto les permite ver el estado de su cuenta y realizar pagos de forma rápida y sencilla.

Además, la factura electrónica también elimina la necesidad de que los clientes llamen o visiten la oficina para preguntar por alguna factura o documento lo que puede ahorrar mucho tiempo y mejorar la satisfacción del cliente.

Ayuda al crecimiento de las empresas

Por último, la digitalización de las facturas también puede ayudar al crecimiento de tu negocio. Cuando se automatizan los procesos de gestión de las facturas, se libera tiempo para que los empleados se centren en otras tareas que pueden contribuir al crecimiento de la organización.

¿Cómo digitalizar las facturas de tu empresa y otros documentos de forma correcta?

La digitalización de facturas es el proceso de convertir las facturas en papel en formato digital. Puede hacerse con un escáner o tomando una foto de la factura con un smartphone. Una vez que la factura está en formato digital, se puede almacenar electrónicamente y acceder a ella en cualquier momento y lugar.

Hay algunas cosas que debe tener en cuenta a la hora de establecer el sistema de digitalización de facturas y documentos

Formato de archivo y calidad de imagen

El formato de archivo más común para los documentos escaneados es el PDF. Sin embargo, hay otros formatos como JPEG o TIFF que también pueden utilizarse.

Al escanear una factura, es importante mantener una alta calidad y una buena resolución. Esto garantizará que el texto del documento sea legible y pueda entenderse fácilmente.

Elegir la tecnología adecuada

El primer paso es elegir el software adecuado para tus necesidades de digitalización de facturas y tickets. Hay muy buenas opciones así que asegúrate de investigar y seleccionar un software que funcione bien para tu negocio y que se pueda integrar con los diferentes ERP y sistemas contables, como por ejemplo Yooz.

Crear un sistema

Una vez que tengas el software adecuado, es importante crear un sistema para escanear y almacenar tus documentos. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de tus documentos y a asegurarte de que son fácilmente accesibles cuando los necesites.

Ser coherente

Por último, es importante ser coherente con el escaneo. Asegúrate de que todos tus empleados utilicen el mismo sistema de digitalización y que todos los documentos se escaneen de la misma manera. Así evitará confusiones y te asegurará de que los documentos sean fáciles de encontrar y utilizar.