¿Cómo realizar tu primer plan de acción de forma óptima?

Un plan de acción es el trayecto de los pasos que tienes que, o debes, seguir para alcanzar tus objetivos. Es una parte fundamental en tu proceso estratégico que te ayuda a que el trabajo en equipo sea mucho más eficiente y que es imprescindible a la hora de gestionar el proceso de manera eficiente y más en la etapa de emprendimiento.

¿Por qué es importante un plan de acción?

Un plan de acción es importante porque ayuda a prepararte ante los obstáculos que pueden aparecer en el futuro, porque puedes hacer seguimiento de lo que está haciendo cada equipo en cualquier momento y además ayuda que todos estén alineados en el mismo objetivo sabiendo qué es lo que tienen que hacer cada día.

También es importante por otras razones tales como:

• Puedes incrementar la eficiencia de la organización en el proyecto ya que todo está planificado paso por paso.
• Tener todo por escrito, ayuda a todos los miembros involucrados a que sepan lo que tienen hacer y a estar motivados. Para esto, la utilización de una pizarra online puede ser de mucha utilidad.
• Puedes ayudar en cualquier momento del desarrollo, ya que el plan de acción te ayuda a medir el proceso.

¿Cómo realizar el plan de acción de forma eficiente?

Tanto si tu proyecto es online como offline tienes que seguir unas directrices para crear el plan de acción perfecto. No te preocupes que nosotros te vamos a ayudar dándote estas 6 pautas:

1. Define tu objetivo

No hay plan de acción si no hay un objetivo, eso está claro. Por ello es esencial la creación de una hoja de ruta y alinearla con la planificación estratégica. Un punto importantísimo es que tienes que tener claro que las acciones que tomes vayan en consonancia al objetivo propuesto, parece algo evidente, pero te sorprendería algunos de los resultados que ya hemos visto. Visibiliza cómo los miembros del equipo pueden contribuir y ayudar a que se cumplan los objetivos.

2. Los objetivos tienen que ser realistas

Todos queremos pasar de 0 a 100 en cuestión de meses o incluso semanas. Soñar está muy bien y es algo que puede ocurrir, pero mejor hay que definir objetivos realistas y que sean específicos, medibles y alcanzables. Pueden ser a corto y a largo plazo, pero esto permite que la presión no sea excesiva en los trabajadores para que así puedan enfocarse al 100% en lo que tienen que hacer.

3. Visualiza el plan

Ya sea para crear un plan de marketing anual, preparar un lanzamiento de producto o cualquier otra cosa tienes que asegurarte de que todo tu equipo esté en la misma página y para ello hay que plasmarlo en un mismo lugar. El uso de una pizarra online para tal fin puede ayudar porque permite que todos los equipos puedan acceder al documento estén donde estén y poder ver en todo momento cuál es el status del proyecto y lo que tienen que hacer.

Una representación gráfica en un mapa conceptual, por ejemplo, también puede ayudar ya que el golpe visual facilita el conocimiento al trabajador y puede identificar los objetivos y tareas de una forma sencilla, ya que en muchas de estas plataformas de colaboración online puedes asignar fácilmente las tareas mediante etiquetas. No tiene pérdida.

4. Prioriza las tareas

Las personas encargadas del plan de acción tienen que tener claro desde el primer momento quién va a hacer qué. Esto es otra cosa que parece evidente pero que hay que asegurarse. Cuando cada persona, o equipo tiene bien definidas sus tareas, tienes que saber cómo priorizarlas para que sepan en todo momento qué es lo que tienen que hacer y para que tú veas el estado de la tarea, el progreso y sepas cuando terminó.

5. Define los recursos a utilizar

El plan de acción también tiene que incluir las herramientas que se van a utilizar en todo el proceso y para quién estarán disponibles. Cada equipo utiliza apps distintas para desarrollar su trabajo y aunque todos sepan de forma individual qué es lo que se va a utilizar, siempre hay que dejarlo por escrito en este plan y, por supuesto, dar acceso a los miembros.

También hay que incluir otros recursos como presupuestos y deadlines para asegurarte de que nadie se pierde. Saber qué es lo que se tiene antes de empezar a trabajar te asegura de que las tareas y proyectos tienen más porcentaje de éxito. Si se deja todo esto por escrito en el plan de acción, también ayuda a saber cómo de realista es el objetivo en base a todos estos factores.

6. Monitorea y actualiza

Planifica con antelación reuniones para saber cómo está el proceso en cualquier momento. Puedes hacerlo con el líder del equipo o de forma individual para asegurarte de que todos van por el buen camino. Es cierto que deberías de poder verlo todo a través del mapa del proceso que hiciste previamente, pero no hay nada mejor que saberlo todo de primera mano.

La vida del emprendedor es maravillosa e ilusionante y, por ello, a la hora de planificar realizar un plan de acción es algo fundamental que te ayudará a conseguir tus objetivos de una forma mucho más sencilla.