Cómo organizar viajes de negocios para asistir a eventos corporativos en 2023

Los eventos corporativos tienen un rol importante en el ámbito empresarial por varias razones. Por ejemplo, asistir a una reunión empresarial es una estrategia muy efectiva para expandir cualquier negocio. De ahí que los empresarios inviertan en su asistencia a este tipo de eventos para hablar con otros colegas, enterarse de las tendencias de la industria y prospectar.

Los dueños de negocios siguen adaptándose a los cambios en el mercado y el estilo de trabajo en el 2023. Por tal motivo, suelen asistir a eventos corporativos remotos o híbridos. La modalidad del encuentro suele ofrecerles ventajas que, generalmente, tienen que ver con el ahorro de costos y tiempo. 

Si estás a punto de organizar un evento corporativo o necesitas organizar un viaje para asistir a uno de estos, debes saber que siempre hay desafíos cuando se trata de invitados internacionales. En este artículo, te brindaremos información sobre desafíos, tecnología disponible y consejos prácticos para organizar viajes de negocios para eventos corporativos. 

Desafíos de la organización de viajes para eventos corporativos internacionales

La organización de viajes para eventos corporativos es un reto global para todas las compañías. Generalmente, las empresas enfrentan desafíos para preparar viajes de negocios como, por ejemplo, la coordinación de zonas horarias, las restricciones a la movilidad por cuestión de visados y a la atención a las preferencias individuales de cada asistente.

A continuación, explicaremos cada uno de estos desafíos y te explicaremos cómo superarlos exitosamente. 

1. Coordinar zonas horarias 

Coordinar los horarios de viaje de invitados internacionales puede llegar a ser una verdadera odisea sin una óptima organización. La verdad es que la divergencia de zonas horarias complica mucho las cosas cuando se trata de viajes y eventos corporativos. Usualmente, lo que más se afecta con esto es la comunicación y la logística. 

Sin embargo, no hay nada de qué preocuparse. Puedes utilizar herramientas en línea para la planificación de llamadas, como Calendly. Mediante llamadas virtuales con tus invitados, podrás ponerte de acuerdo con ellos sobre reservas de vuelos y hoteles o transporte desde el aeropuerto. 

2. Manejar restricciones de viajes y visado 

Otro dilema a la hora de organizar viajes de negocios para eventos corporativos son las múltiples restricciones de movilidad y los requisitos de visado para ciudadanos internacionales. 

Este desafío puede afectar distintamente a cada invitado según su país de origen o procedencia. Desafortunadamente, no tienes control sobre estos asuntos, porque todo depende de las autoridades migratorias. Aún así, no tienes nada de qué angustiarte. Si investigas con anticipación sobre trámites de visado, podrás ayudar a todos los asistentes internacionales. 

Al brindarles información crucial sobre cómo obtener visas de negocios o tránsito, serás recordado por tu colaboración y profesionalismo como organizador de viajes para reuniones corporativas.  

3. Atender necesidades individuales de los asistentes internacionales

Todas las personas son diferentes por múltiples razones. El género, la identidad, el lugar de origen, la edad y el estilo de vida varían en función de la cultura. Por este motivo, encontrarás grandes contrastes en los modos de pensar y actuar de quienes quieren asistir a un evento corporativo. 

De ahí que la atención a las necesidades individuales de cada asistente sea un reto en la preparación de viajes para encuentros empresariales. Todavía así, y como sucede con casi todas las cosas en la vida, este problema también tiene solución. 

Con el fin de superar este reto exitosamente, puedes investigar sobre los asistentes internacionales y ver si tienen necesidades especiales. Para darte un ejemplo, existen personas que, por razones de bienestar y salud, requieren estar cerca del lugar del evento. Otras podrían necesitar una dieta especial. 

¿De qué manera puedes conocer lo que necesitan tus invitados? Envíales un cuestionario en Google Forms para saber si tienen una necesidad particular de movilidad, alojamiento y alimentación. No solamente les demostrarás que les importas, sino que organizarás viajes para encuentros realmente incluyentes.  

4. Ubicación, reservas y actividades turísticas

Existen detalles que significan mucho cuando se trata de organizar viajes de negocios para eventos corporativos. Estos detalles son: la ubicación de los invitados, las reservas de vuelos y la gestión del transporte local y las actividades turísticas. 

Te enseñamos cómo abordar estos detalles con nuestros tres simples consejos. 

Consejo #1: La Ubicación siempre importa 

Cuando sepas dónde se realizará el evento corporativo, piensa en sitios accesibles y cómodos para hospedar a todos los asistentes. Ayúdales a elegir hoteles con buenas conexiones de transporte público, restaurantes cercanos o con buen servicio de delivery y espacios para actividades recreativas.

Consejo #2: Reservas personalizadas para tus asistentes

Los asistentes a encuentros de negocios también difieren en sus preferencias sobre modalidades de viaje. Unos pueden preferir los vuelos directos por bienestar, salud o comodidad, mientras que otros quieren ahorrar. 

Una agencia de viajes para eventos corporativos podría ayudarte a generar reservas personalizadas. El staff de esta agencia podrá comunicarse con los asistentes del evento para conocer sus preferencias, reduciendo el tiempo en la organización de viajes. 

Consejo #3: Transporte local y actividades turísticas

La calidad del transporte local y las actividades turísticas hacen que cualquier evento de negocios sea exitoso. En consecuencia, contar con la ayuda de agencias de viajes para brindar información a los invitados sobre el transporte local y las actividades de entretenimiento disponibles es un punto a tu favor. 

El transporte es una necesidad vital. Sin embargo, ¿por qué incluir actividades turísticas en la organización si se trata de un viaje de negocios? Promover la participación de los asistentes al evento corporativo en estas actividades, hace que interactúen más. 

Como resultado, habrá mejores relaciones entre colegas y mayores oportunidades de que estos expandan sus negocios gracias al evento. 

Tecnología para la organización de viajes de negocios

La tecnología es tu principal aliada para preparar viajes de negocios. Con excelentes herramientas online, podrás ahorrar tiempo, mejorar la comunicación durante el encuentro y ser más eficiente. 

Estas son las herramientas que puedes utilizar para optimizar la organización de tus viajes de negocios: 

• Plataformas de gestión de proyectos y colaboración en la nube: puedes aprovechar herramientas como Trello, Asana o Monday para asignar tareas, determinar fechas límite y crear flujos optimizados de trabajo para la organización de los viajes de negocios. 
• Aplicaciones de mensajería instantánea: WhatsApp, Slack y Zoom pueden facilitar la comunicación entre los asistentes virtuales y las personas claves de la organización del evento corporativo. Tienes incluso herramientas como WhatsApp CRM para gestionar las comunicaciones con los clientes. Si el evento es híbrido, Zoom puede funcionar para conectar a asistentes virtuales y presenciales. 
• Herramientas de planificación y seguimiento de tareas: Usa Google Calendar e instala la aplicación en tu móvil para recibir notificaciones en tiempo real sobre las tareas urgentes de la organización del viaje de negocios. 

Organizar viajes de negocios para eventos corporativos: guía paso a paso

Como te lo explicamos anteriormente, organizar viajes de negocios para eventos corporativos con invitados internacionales es un gran reto para cualquiera. No obstante, con el procedimiento preciso, puedes hacer la labor rápida y fácilmente. 

Explora cada uno de estos pasos y prepárate para el éxito en la organización de tus viajes de negocios. 

Paso 1: Definir el objetivo y los detalles del evento corporativo

¿Qué objeto tiene este evento corporativo? ¿Cuándo y dónde se realizará? ¿Qué tipo de invitados tendrá? Saber todos los detalles del evento te servirá para planificar eficientemente todos los detalles del viaje de negocios. 

Paso 2: Identificar y contactar a los invitados internacionales

Cuando sepas todo sobre el evento corporativo, aprende más sobre los invitados internacionales. Organiza el viaje de negocios comunicándote con ellos formalmente mediante correo electrónico. Luego puedes proponerles reuniones virtuales para coordinar reservaciones de hoteles y vuelos. 

Paso 3: Contacta una agencia de viajes online que atienda a los asistentes

Si sientes que la carga de trabajo te excede, apóyate en una agencia de viajes en línea para organizar todo. Busca agencias especializadas en eventos corporativos que les brinden soluciones personalizadas a tus invitados internacionales en cuanto a reservas, hospedaje e información turística. 

Paso 4: Utiliza la tecnología, porque está de tu lado 

El mercado te ofrece muchísimas alternativas cuando se trata de organizar eficientemente el viaje de negocios. Desde aplicaciones de mensajería instantánea hasta plataformas de planificación de actividades en línea, la tecnología estará de tu lado ayudándote a optimizar tiempo y recursos. 

Paso 5: Confirma todos los detalles con los asistentes antes del evento

Una semana antes del evento, puedes contactar a los asistentes internacionales para confirmar que sus requerimientos estén cubiertos. Pregúntales si están satisfechos con sus reservas y hoteles y si cuentan con transporte seguro desde el aeropuerto. Además, pregúntales si tienen dudas sobre cómo moverse en la locación para poder brindarles información. 

Paso 6: Implementar un plan de contingencia

Los imprevistos y las urgencias siempre pueden emerger. Por eso, prepara un plan de contingencia que comprenda cancelaciones de vuelos, problemas en el hospedaje, emergencias de salud e inconvenientes de seguridad. Comunica este plan a los asistentes con mucha antelación para que aprendan cómo reaccionar en cada evento. 

Paso 7: Evalúa el éxito de tu negocio 

Después del evento, realiza una evaluación para saber qué tan exitosa fue la organización de tu viaje de negocios. Esto lo puedes hacer a través de encuestas personalizadas que puedes enviar a los correos electrónicos de los invitados. Asegúrate de tomar en cuenta las lecciones aprendidas para futuros viajes y eventos corporativos. 

Organiza un excelente viaje de negocios para vivir un evento corporativo inolvidable

El mundo es dinámico y está en constante evolución. Por ende, la organización de viajes de negocios para eventos corporativos debe aprovechar al máximo la tecnología disponible. Además, puedes aprender habilidades para organizar y priorizar en todo lo que tiene que ver con estos viajes y aprovechar nuestros consejos. Con esto, vivirás un evento corporativo inolvidable. 

Sobre la autora, Vivian A. Martínez-Díaz

Antropóloga (Ph.D), periodista y especialista de contenido para marketing B2B, con interés por la comunicación y la tecnología aplicada a los negocios, los lugares de trabajo y la educación.