Cómo mejorar tu productividad con GTD de David Allen

¿Quieres mejorar tu forma de trabajar? ¿Te gustaría compaginar mejor tu vida profesional con tu vida personal?

La productividad es un área de estudio por diversos tipos de expertos desde hace muchos años y está muy ligada a la gestión del tiempo de un profesional en su puesto de trabajo. Esto es más propio de la era industrial que de la era del conocimiento en la que nos encontramos.

Este concepto ha ido evolucionando hacia la autogestión o la productividad personal y para los emprendedores es un tema básico que conviene trabajar para mejorar tanto nuestra forma de trabajar como nuestra forma de vivir nuestra parcela personal, tan difícil de separar estas dos caras de una misma moneda.

Ya no se trata de trabajar más rápido y hacer más en menos tiempo, sino en dedicar nuestro tiempo a las cosas realmente importantes, delegando o incluso borrando de nuestra agenda, tareas que no aportan valor a nuestro trabajo o que no nos ayudan a disfrutar de nuestro tiempo de ocio o personal.

En los últimos años, una metodología ha tomado protagonismo en la mejora de la productividad personal, GTD (Get Things Dones) de David Allen. Existen numerosos blogs que tratan el tema a conciencia, como El Gachupas, de nuestro colaborador Jero, donde podéis aprender todos los pormenores de esta metodología, así como el propio libro de David Allen, así que vamos a dedicar este artículo a hacer una pequeña introducción a esta metodología.

La productividad personal y los emprendedores

Cualquier persona que use una metodología para mejorar su productividad personal, verá una mejoría impresionante en su modo de vida sobre todo a medio largo plazo. En el caso de los emprendedores el beneficio es todavía más evidente.

Los emprendedores luchamos contra la incertidumbre a diario, tenemos que tomar decisiones críticas para nuestro negocio constantemente, trabajamos en muy diversas áreas de negocio a la vez, y encima tenemos que ganarnos la vida con todo esto. Tanto por hacer y tan diferente nos genera una cantidad de estrés que puede ser muy perjudicial para nuestra salud y para la de nuestro negocio.

La manera de mejorar esta situación es aprendiendo a mejorar nuestra productividad personal, y gracias a metodologías como GTD, podemos eliminar mil cosas que nos rondan por la cabeza, tener todos los temas mucho más controlados, conocer que es lo que realmente nos aporta valor a nosotros y a nuestro negocio, saber que tenemos que hacer a cada momento, y todo esto mejorando además nuestra parcela personal.

Los principios de GTD

Parece magia pero no lo es, tan “solo” se trata de disciplinarnos en seguir una serie de principios hasta convertirlos en hábitos y aplicar una serie de técnicas. GTD nos ayuda tanto a mejorar nuestro trabajo del día a día, como nos ayuda a definir nuestra visión a largo plazo.

Los principios básicos del GTD son los siguientes:

Recopilar

Nuestro cerebro no hace un buen trabajo recopilando y almacenando toda la información que nos llega cada día. En la era del conocimiento en la que nos encontramos nos llega mucha información desde muy diversos medios, y como no somos capaces de acordarnos de todo ni de diferenciar lo importante de lo que no lo es, nuestra mente se satura y nos genera estrés. GTD nos anima a recopilar todo lo que pase por nuestra cabeza, descargándola como haríamos con un pendrive en el ordenador, lo que nos deja mucho más espacio para ser creativos.

Procesar

Como tenemos la suerte de tener todo recopilado, lo siguiente que tenemos que hacer es procesarlo. Para esto habremos recopilado todo lo relativo a la fase anterior en un serie de bandejas de entrada, y procesar consiste en revisar todos los elementos de estas bandejas de entrada, del primero al último, tantas veces al día como sea necesario (esto dependerá del número de bandejas de entrada, de la cantidad de elementos recopilados…).

La forma de procesar cada elemento se basa en saber que tenemos que hacer con él: si es algo de lo que podamos deshacernos pues a la hoguera con él; si es información que nos pueda servir como referencia en un futuro lo almacenamos; si es algo que podamos delegar en alguien pues se lo encasquetamos; si es algo tenemos que hacer y que podamos hacer en menos de 2 minutos, lo hacemos en el acto, si requiere más trabajo añadimos un recordatorio a nuestro sistema de organización/planificación.

Organizar

A la hora de procesar los elementos podemos distinguir entre diversos tipos según la acción que requieran, para organizar esto necesitamos un sistema de listas que nos permita tenerlo todo ordenado y a mano.

Las listas principales son: próximas acciones, donde van a parar todas las acciones que tenemos que hacer nosotros lo antes posible; en espera, donde listamos todas las tareas que hemos delegado; proyectos, todos aquellos elementos que hemos procesado pero que no requieren de una sola acción sino de un conjunto de ellas (no es la típica definición de proyectos, cualquier cosa que necesite más de 1 acción es susceptible de ser un proyecto); algún día/quizá, donde almacenamos todas las ideas que nos gustaría hacer pero que o bien ahora no es el momento o bien no son fundamentales a corto plazo.

También debemos disponer de una agenda para notar aquellas acciones que debamos hacer en una fecha concreta.

Hacer

Ahora llega lo realmente importante y para lo que hemos dejado todo bien preparadito, hacer. Como no podemos hacer cualquier cosa en cualquier sitio ni momento, GTD dispone de los contextos, que vienen a ser los diferentes tipos de situación en los que nos podemos encontrar, como por ejemplo en la oficina, en casa o en la calle. A la hora de organizar debemos asignar un contexto a cada acción en la lista de próximas acciones para que cuando nos toque hacerlas solo deberemos filtrar la lista por el contexto en el que nos encontremos y ponernos a trabajar con la primera acción de la lista.

Revisar

Todo el sistema está muy bien, pero como cualquier sistema que se base en la recopilación, tiende al caos, para que no ocurra es necesaria su revisión de forma periódica. Hay diversos tipos de revisiones, desde las que nos ayudan a redefinir o definir nuestra visión, objetivos… hasta las que nos ayudan simplemente a mantener el sistema bajo control. Del primer tipo no podemos hablar porque el tema es extenso, pero realmente es uno de los aspectos fundamentales de GTD y de la productividad personal.

El tipo de revisión que haremos más a menudo nos permitirá eliminar de las listas de próximas acciones aquellas que se hayan quedado obsoletas, pasar acciones de la lista de algún día a la de próximas acciones, si ha llegado su momento, crear acciones para proyectos que vamos a empezar… En general nos permite tener todo en orden para seguir utilizando el sistema.

Sobrevolando por encima del trabajo diario: la perspectiva

Además de todo el trabajo con el corto plazo, uno de los aspectos fundamentales de GTD y que le hace sobresalir sobre otras metodologías, es la introducción de perspectiva a nuestro sistema productivo.

GTD incorpora conceptos como los objetivos, la visión, las áreas de responsabilidad e incluso nuestro propósito y principios vitales, es decir, nos lleva desde la optimización del día a día hasta lo que realmente debería dirigir nuestros pasos.

Pon GTD en tu vida

En este artículo no hemos podido analizar extensamente el sistema, aunque hemos intentado ofrecer una visión más o menos sencilla de su mecánica principal. Su verdadero poder radica en trabajar desde el largo plazo, visión, hasta el día a día, pasando por la fijación de objetivos y metas.

Implementando solo la parte más táctica ya obtendremos unos beneficios enormes en cuanto a orden y control de nuestra vida, y podremos dedicarnos a lo que realmente importa y delegar o eliminar todo el resto.

GTD es una metodología muy poderosa, y como tal requiere de un esfuerzo considerable para implementarla en tu vida con éxito. Lo fundamental es adquirir los principios y llegar a convertirlos en hábitos, de manera que podamos recopilar, procesar, organizar y revisar con el mínimo esfuerzo para poder dedicar nuestro tiempo a hacer lo que realmente nos aporta valor.

Puedes ampliar la información con el siguiente recurso: Por qué debes invertir en productividad personal