¿Cómo hacer una hoja de gastos?

El control en la contabilidad de tu empresa es algo fundamental para evitar problemas económicos en el futuro. De hecho, existen ciertos métodos y procesos que pueden ayudarnos a que esta tarea sea bastante sencilla, con lo que podremos mantener el control de nuestra empresa de una manera organizada y muy visual. Para ello, uno de los aspectos que hay que tener en cuenta es el uso de una hoja de gastos.

La hoja de gastos y su importancia

Vigilar los ingresos y los gastos de una empresa es algo realmente básico y esencial. Es por ello por lo que las hojas de gastos son documentos de gran importancia para la contabilidad de nuestra empresa. En este sentido, las hojas de gastos son utilizadas para que los trabajadores puedan solicitar el reembolso de ciertos gastos provocados por sus obligaciones en el seno de la empresa.

Controlando los gastos con Expensya, establecerás una base para validar estos gastos sin que supongan un problema para tu departamento de contabilidad. Además, este sistema de control de gastos permite protegerse contra prácticas fraudulentas como plagio, suplantación o fraude.

Elementos de la hoja de gastos

Como todo documento, es necesario que la hoja de gastos contenga cierta información que nos ayudará a tramitar y procesar dichos reembolsos. Ya sea en formato físico o digital, existen datos básicos que todas las hojas de gastos deberían contener para justificar estos movimientos. Así, nos referimos a información como el nombre de la persona, el concepto del gasto, el importe total y la fecha. De esta forma, podemos hacer un seguimiento de cada gasto solicitado en el departamento de contabilidad.

Sin embargo, aunque solo hemos nombrado cuatro campos básicos para nuestra hoja de gastos, podemos añadir tanta información como deseemos. De hecho, cuanto más detallada sea la hoja de gastos, más fácil será el control y seguimiento de nuestra economía.

Elaborar una hoja de gastos

Al tratarse de un documento tan importante para la contabilidad de nuestra empresa, lo ideal es seguir un procedimiento sencillo que nos permita ser eficaces a la hora de elaborar nuestra hoja de gastos.

Para ello, podemos dividir este proceso en tres pasos:

• Redacción de la hoja de gastos. El trabajador deberá encargarse de este paso e incluirá la información necesaria para justificar dicho movimiento y poder acceder a su reembolso. Toda información adicional y pertinente es recomendable para demostrar la veracidad de dicho gasto (factura, ticket, etc).
• Estudio y validación de la hoja. En esta etapa, la hoja pasa a manos de los expertos en contabilidad, siendo normalmente un auditor externo o interno. Así, el profesional en este campo valida la hoja de gastos tras verificar su veracidad y cumplimiento de los requisitos legales para dicho documento.
• Incorporación al sistema contable de la empresa. Por último, los responsables del departamento se encargan de incluir los datos en el sistema contable de la empresa, lo que permite proceder al reembolso de la hoja de gastos.

Consejos para tu hoja de gastos

Una vez que ya sabemos cómo elaborar y procesar nuestras hojas de gastos, hay ciertos aspectos que podemos mejorar para evitar futuros problemas en este procedimiento. Entre ellos, podemos destacar el hecho de definir una política de gastos que evite movimientos innecesarios por parte del trabajador en todos y cada uno de los departamentos, tal y como puedes ver en este enlace, así como la automatización de datos, a través de la cual podremos prevenir acciones fraudulentas y promover la transparencia en nuestra empresa.