Batching: cómo ahorrar tiempo acumulando tareas

En inglés tiene nombre propio: el batching es la práctica de acumular tareas parecidas para despacharlas todas de golpe y así evitando el coste alto de saltar entre tareas. Mientras tanto en español el hecho de “acumular” tareas tiene mala fama, porque suena a falta de productividad, a pereza y a procrastinación.

Es fácil mantenerse ocupado con las pequeñas tareas repetitivas del día a día. Son la base para el estrés aparente en muchas oficina. La idea de acumularlas a propósito para resolverlas en otro momento significaría tener que revisar procesos y prioridades. Tendrás que definir en qué invertir este tiempo que has ganado hoy para no cambiar un tipo de actividad aleatoria por otra. Como todo tipo de estrategia y táctica de productividad, el resultado depende de tus objetivos.

Tareas adecuadas para el batching

Lo importante del batching es la idea de agrupar tareas parecidas y de corta duración. De esta forma puedes crear un estado de concentración y productividad para tareas que normalmente interrumpen tu día a día o que te distraen de las actividades más importantes de tu jornada. Acumulando estas tareas para resolverlas en un momento en el que ya no tienes tanta energía te permite usar la mañana para tus tareas principales sin dejar de ser productivo por la tarde.

Hay tareas que surgen a diario y que pueden esperar a la tarde: devolver las llamadas telefónicas pendientes o revisar los mensajes de correo electrónico son dos ejemplos populares. Mientras no trabajes en la atención telefónica al cliente, puedes apagar el móvil por la mañana mientras te dedicas a tus tareas más importantes. Por la tarde devuelves todas las llamadas de golpe, después de haber aprovechado una mañana productiva y generando resultados reales.

Si te das cuenta que pasas más tiempo respondiendo a los correos electrónicos que entran a lo largo del día, puedes interrumpir la conexión en ciertos horarios para poder concentrarte en lo tuyo y responder/delegar los mensajes entrantes en otro momento. Si utilizas Gmail, la extensión inboxpause te permite automatizar este proceso.

Si quieres tener una presencia en las redes sociales sin pasarte 24 horas al día enganchado al móvil, puedes centralizar la creación de tus actualizaciones en las redes. Utilizando una aplicación como buffer o hootsuite puedes preparar tus mensajes de antemano – por ejemplo dedicando una o dos horas del lunes a esta tarea.

Otras tareas aparecen en momentos más irregulares y con menos urgencia con lo que las puedes acumular a lo largo de una semana o todo un mes. Llevar la correspondencia a correos quizás se convierte en una tarea semanal gracias a una cesta donde reúnes todas las cartas a enviar. Puedes decidir generar las facturas en intervalos regulares y no inmediatamente al recibir un pedido. Otra idea es realizar todos los pagos pendientes el mismo día en vez de entrar varias veces al día en tu cuenta del banco.

Resumiendo, las tareas tienen que cumplir con las siguientes características:

•  este mismo tipo de tarea aparece con cierta frecuencia.
•  postergar la tarea no pone en peligro la actividad principal de tu empresa (y por eso, no es urgente, por mucho que lo quieras creer).
•  resolver esta tarea ahora no añade valor a tu actividad principal.

Obstáculos comunes y cómo resolverlos

Hay dos obstáculos importantes cuando empiezas a detectar tareas que se pueden acumular para hacerlas en otro momento. Un obstáculo es psicológico, el otro es el factor humano.

A nivel psicológico lo más duro del batching es aceptar que estar ocupado no necesariamente significa acercarte a tus objetivos. Te puedes pasar horas y horas respondiendo correos, actualizando las redes sociales (llamándolo “marketing en redes sociales” o “investigación de mercado”), respondiendo llamadas, y saltando de tarea en tarea. Las horas pasan volando y has estado ocupado todo el tiempo.

De cierta forma, esta situación es muy cómoda: puedes demostrar a todo el mundo de que estás trabajando muy duro sin que tu cerebro tenga que gastar energía excesiva en crear nuevas soluciones. La resistencia para cambiar el status quo por lo tanto es interna. Aunque quieras liberar algo más de tiempo de calidad utilizando el batching, eso también significa que tienes que decidir qué harás con este tiempo a tu disposición. Sin objetivos claros inconscientemente acabarás buscando excusas para no hacerlo.

El factor humano es la reacción de tu entorno inmediato. Si tus compañeros están acostumbrados a que siempre contestes a cualquier email en un plazo máximo de cinco minutos es posible que les parezca raro que de repente tardas tres horas en responder. Es muy probable que a largo plazo esto signifique que te manden menos mensajes innecesarios, simplemente porque sin contestación inmediata tienen más incentivo de buscar sus propias respuestas. Si puedes prever que se presentará este tipo de problema, lo mejor es avisar a estos compañeros de que estás concentrado en el nuevo proyecto [x] y que responderás por la tarde.

¿Qué tareas en tu día a día puedes acumular para resolverlas todas de golpe?