A estas alturas es más que probable que hayas escuchado hablar de la figura del Asistente Virtual, una pieza clave en el desarrollo de muchos negocios pero que casi siempre trabaja en la sombra.

Mi nombre es Javier Santos y soy Asistente Virtual y CEO de AdministracionVirtual.es, una agencia de asistentes virtuales que yo mismo fundé cuando me di cuenta, tras más de 10 años trabajando como administrativo, que gran parte del tiempo de trabajo de un emprendedor no se dedica a tareas que te hacen ganar más dinero sino más bien a tareas rutinarias que hay que hacer, pero que te impiden dedicar tiempo a lo realmente importante.

Así que si quieres saber más sobre la figura del Asistente Virtual y cómo puede hacer crecer tu negocio, creo que puedo contarte un par de cosas interesantes.

Vamos a ello, pero antes, empecemos por el principio. 

¿Qué son los asistentes virtuales?

Un Asistente Virtual es una persona que presta servicios de apoyo a emprendedores y empresas en tareas rutinarias del día a día que son importantes hacer, pero que quizás no suponen el “core business” del negocio.

Si eres emprendedor y tienes tu propio negocio, estoy seguro de que en un segundo te habrán venido a la cabeza infinidad de tareas que tienes que hacer en tu día a día pero que, realmente no hacen que tu negocio crezca.

Me refiero a: tareas administrativas, gestión de facturas, resolución de dudas con los clientes, concertar citas con proveedores y un largo etc.

¿Son tareas necesarias para el buen desarrollo del negocio?

Por supuesto.

¿Son tareas que te hacen facturar más?

Normalmente no.

En los negocios hay pocas cosas que son seguras, pero delegar es algo que debes tener en mente sí o sí.

Si intentas realizar tú solo todas las tareas que hay que hacer en el día a día de tu empresa el resultado será bastante predecible, acabarás quemado, agotado y seguramente sin alcanzar los resultados que esperabas.

Seguramente emprendiste para tener más libertad pero es muy fácil convertirse en esclavo de tu propio negocio.

Ese no es el objetivo.

Y la mejor manera de poner solución es delegar. Apoyarte en otras personas que te ayuden a sacar adelante todo el trabajo que tu proyecto necesita.

Es ahí donde entra en juego la figura del Asistente Virtual.

¿Qué tipo de tareas puedes delegar en un Asistente Virtual?

Como hemos visto en el punto anterior, la cantidad de tareas que hay que hacer para sacar adelante una empresa tiende al infinito, pero no todas requieren de tu intervención directa.

Tú, como responsable del proyecto debes estar centrado en las tareas de alto impacto, las que generan más valor para tus clientes y tu empresa. Aquellas en las que tú y solo tú puedes estar.

¿Cuáles son estas tareas?

Veamos.

Si eres diseñador, debes centrarte en la parte creativa del proceso, en diseñar para tus clientes.

Si eres Asesor de inversiones tu tiempo debe estar ocupado principalmente en buscar las mejores opciones de inversión para tus clientes, analizando empresas, detectando oportunidades.

Si eres coach, o psicólogo o terapeuta, donde realmente aportas valor es en las sesiones con tus clientes, o creando contenido que pueda ayudar a otras personas.

Pero en estos negocios que te he puesto como ejemplo y en todos los demás, hay un montón de tareas que es necesario hacer en el día a día para que el negocio salga adelante.

Porque si tú te dedicas solo a hacer lo más importante, ¿quién se ocupará del resto de cosas que hacen posible que llegue ese momento?

Antes de ponerse a diseñar, o a tener sesiones es necesario hacer un montón de cosas: atender consultas de posibles clientes por email, concertar citas, actualizar la página web con contenido que atraiga a nuevos clientes, rellenar fichas de datos, buscar información de proveedores, hacer pedidos, enviar presupuestos, edición audiovisual, creación y maquetación de contenidos, gestión de redes sociales, etc.

Todo este tipo de tareas es donde un Asistente Virtual se mueve como pez en el agua.

La próxima vez que estés trabajando pregúntate a ti mismo ¿esta tarea que estoy haciendo, es necesaria que la haga yo personalmente o podría hacerla otra persona?

Descubrirás que en muchas ocasiones no es imprescindible que tú estés haciendo eso cuando podrías estar haciendo otras cosas que causarían un impacto mucho mayor en el negocio o en tus clientes.

¿Cómo hacer crecer tu negocio con ayuda de un Asistente Virtual?

Seguramente ya hay algunas ideas que te están rondando la cabeza.

Obviamente trabajar con un Asistente Virtual requiere de una inversión, pero debes verlo exactamente así, como una inversión y no como un gasto porque, todo el tiempo que te libere tu Asistente Virtual podrás dedicarlo a tareas que te hagan facturar más.

Seguimos con el ejemplo del profesional que se dedica a hacer sesiones con sus clientes (coach, psicólogo, terapeuta, médico…).

Para poder realizar 4 sesiones al día, los cuatro momentos en los que realmente estás facturando, tienes que, por ejemplo, publicar contenido en tu blog que permita que nuevos clientes te descubran, atender por emails las consultas de posibles personas interesadas, concertar citas para las sesiones (con el mareo que a veces implica esto), enviar la factura correspondiente tras la sesión, y seguro que un montón de cosas más.

En cambio, si inviertes en trabajar con un Asistente Virtual te liberarás de todas estas tareas, y a cambio podrás aumentar el tiempo para dedicar a tus sesiones.

Es muy probable que el valor facturado por estas sesiones extra sea mucho mayor que el coste de tu Asistente Virtual.

Y además, verás que dedicas la mayor parte de tu tiempo a la tarea principal de tu negocio, aquella por la cual seguramente empezaste, la que más te gusta, lo que mejor se te da y en lo que eres realmente bueno.

¿Ves el beneficio ahora?

No solo te beneficias facturando más sino que dedicas más tiempo a tu área de genialidad. O liberas tiempo para estar con tus hijos y familia. La decisión es tuya.

Otras ventajas de trabajar con un Asistente Virtual

Llegados a este punto hay mucha gente que ve muy claro el beneficio de trabajar con un Asistente Virtual pero piensa que su negocio no puede permitirse el gasto.

Lo primero que debes hacer, como hemos comentado anteriormente, es plantearlo como una inversión.

Una acción que te permitirá aumentar tu facturación.

Además, lo normal es que los Asistentes Virtuales presten sus servicios como profesionales independientes, esto quiere decir que no tendrás que responsabilizarte de una nómina fija de personal a tu cargo.

La mayoría de Asistentes Virtuales ofrecen planes mensuales o bonos de horas que le permitirán ajustarse a tus necesidades. Y siempre podrás modificar el número de horas si tienes más o menos trabajo.

Acabas de convertir en variable un gasto que normalmente es fijo y que ahoga a muchísimas empresas.

La experiencia de trabajar con un Asistente Virtual

Los asistentes virtuales gestionan las tareas de fondo que todo negocio necesita por lo que pueden trabajar con cualquier tipo de negocio y de cualquier sector.

¿Quién no necesita gestionar la facturación? ¿o contestar cientos de emails cada día?

En AdministracionVirtual.es hemos trabajado con todo tipo de clientes, profesionales independientes, empresas familiares, directivos, emprendedores, infoproductores y tú también puedes beneficiarte de la experiencia de trabajar con un Asistente Virtual.

La figura del Asistente Virtual se convierte en la mano derecha del emprendedor, y ya sabes lo que dicen: “solo llegarás más rápido, pero acompañado llegarás mucho más lejos”.

Seguro que mientras te he ido contando todo lo que un AV puede hacer para ayudarte a ti y a tu negocio, se te han ocurrido varias tareas de las que puedes librarte y delegar, ¿verdad? Pruébalo, no te arrepentirás.

Sobre el autor, Javier Santos

Asistente Virtual, emprendedor, tecnológico y amante de la productividad. Fundador de AdministracionVirtual.es, donde ayudan a emprendedores digitales con las tareas administrativas de su día a día para que ellos puedan centrarse en lo que realmente les hace ganar dinero.

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