A la hora de emprender por nuestra cuenta o de montar una pequeña empresa, la informática empresarial es uno de los mayores quebraderos de cabeza. En la mayoría de casos, el desconocimiento de este mundo hace que nuestra actitud hacia la informática se base en el “que me cueste lo menos posible y que no dé problemas”.

Pero como en todo lo que se refiere a la creación de un nuevo proyecto empresarial, es fundamental estar bien informados para escoger las soluciones de informática más adecuadas y económicas. Por eso, en este artículo os voy a proponer una serie de estrategias para reducir el gasto y conseguir un importante ahorro en informática.

Ahorrar en mantenimiento y reparación

¿Sabías que casi un 75% de los presupuestos para informática en una empresa son destinados al mantenimiento de la infraestructura local de software? Sin duda, esto no es eficiente en ningún sentido: estamos dedicando tres cuartas partes a mantenimiento y sólo un 25% a operatividad y estrategia. Las herramientas informáticas que escojamos afectarán a todas las áreas de negocio de nuestra empresa, así que es crucial buscar soluciones que inviertan esa proporción: la operatividad y la estrategia deben ocupar el 75% de los recursos informáticos.

¿Cómo puedo solucionarlo?

Para pequeñas y medianas empresas, mi recomendación es que externalicen los aspectos menos críticos de la informática. Existen muchos proveedores de servicios informáticos especializados en pymes. Te recomiendo que te pongas en contacto con uno de ellos en tu localidad para que pueda asesorarte según tus necesidades específicas.

Mejorar la productividad

Como he destacado en el apartado anterior, hoy en día la informática empresarial condiciona muchos de los procesos productivos que generan valor y negocio para las empresas. En este sentido, uno de los factores que reducen la productividad suele ser el tiempo de asimilación de nuevas tecnologías.

¿Cómo puedo solucionarlo?

Yo recomiendo siempre buscar soluciones de software universales, que puedan actualizarse sin perder tiempo de trabajo. Un buen ejemplo de ello es Google Apps, que ofrece funcionalidades de procesador de textos, hoja de cálculo, correo electrónico y almacenamiento en la nube, y realiza pequeñas mejoras y actualizaciones de manera periódica. Cuando implantamos esta solución en una empresa, conseguimos reducir mucho los tiempos de aprendizaje de las nuevas funcionalidades por parte del personal.

En la página web de Google Apps for Work puedes contratar sus servicios por tan solo 4 euros por usuario al mes.

Gestionar las copias de seguridad y recuperación de datos

La gestión y almacenamiento de las bases de datos y copias de seguridad de la información que se genera en la compañía es uno de los mayores gastos informáticos de las empresas. Tradicionalmente esta labor requería la adquisición y mantenimiento de grandes servidores, lo que supone una gran inversión y hace que los datos sean vulnerables ante desastres (por ejemplo, un incendio que destruye los servidores).

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¿Cómo puedo solucionarlo?

Hoy en día la mayoría de las empresas optan por soluciones externalizadas. Para emprendedores y pequeñas empresas, suele ser suficiente con alquilar un servidor virtual privado o recurrir a soluciones de cloud computing como Dropbox o Google Drive. Esto nos evita el coste de adquisición inicial y permite pagar solo por el espacio que realmente se utiliza.

Reducir el consumo energético y contaminación acústica

Una infraestructura informática propia genera unos costes en términos de consumo energético y contaminación acústica de los cuales muchos emprendedores no son conscientes. Los equipos de sobremesa suponen un gasto constante de energía y los servidores necesitan estar en salas refrigeradas, lo que aumenta la factura de la luz ostensiblemente. Además, si los servidores se encuentran cerca de los lugares de trabajo generan una contaminación acústica que puede causar falta de concentración y estrés.

¿Cómo puedo solucionarlo?

Una solución que suelo recomendar es instalar un simple dispositivo Thin Client, que hace correr un sistema operativo al que se accede por la conexión de red. Un thin client reduce en gran medida los niveles de gasto energético anual con respecto a una CPU (unidad central de procesamiento del ordenador) clásica. Para más detalles sobre cómo implementar esta solución, te recomiendo ponerte en contacto con tu proveedor de informática habitual.

En el caso de los servidores, como ya hemos visto, contratar un servidor virtual privado o un servicio de alojamiento en la nube nos ahorra estas molestias.

Ahorrar en administración

¿Cómo determinamos las necesidades de almacenamiento y gestión de información que tendremos en el futuro? La escalabilidad de la infraestructura informática es uno de los problemas más grandes a los que se enfrentan hoy en día la mayoría de los emprendedores. He detectado este problema en la mayoría de las pymes con las que he trabajado. ¿Vale la pena realizar una inversión en una serie de equipos que sobrepasarán con mucho las necesidades de la empresa para los próximos 5 años?

¿Cómo puedo solucionarlo?

La contratación de la informática como servicio a través de una empresa externa vuelve a ser una de las mejores opciones. A través del alquiler de los servicios informáticos podremos controlar los gastos según las necesidades en cada momento y la previsión será mucho más eficiente.

Recuerda que puedes alquilar tanto el hardware (los equipos informáticos extra que necesites) como el software (programas). Sin ir más lejos, Microsoft cuenta con un sistema de alquiler de licencias por una cuota mensual.

Un ejemplo práctico: en nuestra empresa trabajamos con una gestoría cuya carga de trabajo aumenta durante abril y mayo (meses de presentación de la declaración de la renta). A través de nuestra empresa, la gestoría pudo contratar un nuevo terminal para el personal auxiliar que había incorporado y contar con más espacio de gestión para esos dos meses. De otro modo, la empresa hubiera tenido que asumir el gasto de comprar un nuevo terminal y más espacio de gestión que no va a necesitar una vez hayan pasado los meses de sobrecarga de trabajo.

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En definitiva, el ahorro en informática debe siempre tener en cuenta esta premisa: reducir lo máximo posible el gasto en los aspectos no críticos y potenciar la inversión en las soluciones que más aporten a los procesos productivos de mayor valor para tu empresa.

 

Sobre el autor, Josep Maria Bonet

Josep Maria Bonet es especializado en Marketing y Ventas y tiene una amplia experiencia en el campo de soluciones informáticas. Después de trabajar en una gran empresa líder en el mercado, empezó apser, una compañía que ofrece servicios de diseño y administración de plataformas TIC. No te pierdas su blog: http://www.apser.es/blog