8 Ideas para hacer que tu evento sea inolvidable

Si estás planeando un evento, seguramente quieres que eta sea recordado por todos los asistentes. No importa si es una fiesta de XV años, un concierto, fiesta de graduación, conferencia o una gran expo, es importante que la organización haga todo lo que está en sus manos para hacer del evento una experiencia completa que sobrepase las expectativas de los que asisten, sobre todo si es un evento de marca, en la que quieres que los valores de tu empresa se transmitan.

Es por eso que cada vez surgen más tendencias y elementos que se pueden agregar a los eventos que no necesariamente requieren de demasiado presupuesto, sino de la gestión correcta y por supuesto de ideas ¡Muchas ideas!

Una de las primeras cosas que debes saber es que si bien el dinero es una parte muy importante de la organización porque nos da mucha libertad o nos complica el asunto, no lo es todo. Sin embargo, en caso de que te gustaría organizar un evento pero en la actualidad no tienes los fondos suficientes, te invito a echarle un vistazo a este artículo acerca de cómo conseguir dinero fácil y rápido cuando más lo necesitas.

Ahora, también se debe decir que en muchísimas ocasiones (más de lo que debería), se organizan eventos con impresionantes presupuestos y estos terminan siendo “más de lo mismo”. No hay nada particularmente emocionante o distinto en ellos que los haga destacar y lo más cumbre es que pueden ser pequeños detalles los que más hacen la diferencia entre tratar a cada asistente como uno más del montón, o tratarlo como alguien especial, lo que es al final lo que las personas desean, sentirse a gusto.

Si estás organizando algún evento y quieres que este esté lleno de toques especiales que lo hagan ser digno de recordar entre todas las personas que asistan, has llegado al lugar correcto. A continuación te daremos algunas ideas que puedes poner en práctica según el tipo de evento que tengas en mente y también según tu presupuesto:

Etiquetas

Esto es algo que se está poniendo de moda y ha sido usado en muchos eventos de alta gama. Lo positivo de esta idea es que no necesitas demasiado presupuesto, lo verdaderamente importante es la idea de las etiquetas.

Por ejemplo, asistí a una Food & Tech Summit y las etiquetas eran bastante profesionales, se esperaban más de 5.000 asistentes por cada uno de los 3 días de exposición. Al llegar había un pequeño espacio que parecía un set de fotografías, pero no era para este fin, era para que los invitados pudieran elegir las etiquetas que mejor los identificara dependiendo de sus intereses.

La parte de arriba del set de cartón decía “Toma una etiqueta para hacerle saber a nuestros expositores en qué estás interesado” había más de 10 opciones, cada una con un color distinto y decían “materia prima”, “bebidas”, etiquetado”, “visitante”, “industria animal”, “fabricación”. Cada persona podía agarrar tantas etiquetas como considerara necesarias y las mismas tenían un pequeño adhesivo para que se colocaran en un lugar visible y de esta manera fomentar la interacción.

Esto no solo tiene por qué ser útil en este tipo de eventos completamente profesionales, también se les puede dar el toque divertido dependiendo del tipo de evento que estés organizando. Por ejemplo, para la recepción de una boda las etiquetas podrían ser: “estoy aquí solo por la comida”, “familia de la novia”, “esperando que llegue mi turno”, “yo me opongo”, entre muchas otras.

Para una fiesta se puede poner a disposición del público etiquetas que digan lo siguiente “me voy antes de las 12 ¡Aprovecha!”, “Vine sol@, pero quiero irme acompañado”, “vine porque me obligaron”.

Dependiendo del presupuesto las etiquetas pueden entregarse en forma de sticker, como una chapa que se prenda a la ropa o en forma de listón con adhesivo.

Marcos de fotografías

Esto es algo que se viene haciendo desde hace algún tiempo, en algunos eventos con más éxito que en otros. Anteriormente con un set de fotografías en los eventos era suficiente porque no todos los asistentes tenían cámaras, así que se disponía de un fotógrafo quien era el encargado de capturar a los invitados en ese lugar especial.

Ahora los celulares cuentan con cámaras de excelente desempeño por lo que un solo set no es suficiente para todas las personas que quieren registrar la asistencia al evento.

La construcción de varios sets puede ser viable, pero algo que se está usando mucho hoy en día son los marcos. Estos marcos le dan un toque divertido e interesante a la fotografía y puedes tener marcos del theme de tu evento o alusivos a este, o incluso utilizar el tema de las redes sociales, haciendo el marco de la forma en que se vería si la fotografía fuera subida a Instagram y/o Twitter.

Los marcos permiten que puedan rotarse entre los asistentes al evento, es decir, no tienen que estar fijos en ningún lugar. Además, si eliges la opción del marco de las redes sociales, puedes captar nuevos seguidores con esta estrategia.

Figuras de cartón en tamaño real

Algo que puede resultar muy divertido o incluso interesante -dependiendo de las figuras que elijas- es tener diversas celebridades impresas en tamaño real y cartón para que puedan mantenerse paradas y los asistentes puedan tomarse fotos con ellas, como si hubiesen sido parte del evento.

Esto funciona no solo para los eventos divertidos, los corporativos también pueden verse beneficiados al tener las versiones de cartón de los embajadores de los productos o incluso de sus creadores.

Cuando es un evento con la finalidad de entretener, se tiene un poco más de libertad porque se pueden imprimir las fotos de las celebridades en poses un poco más relajadas para que los asistentes puedan interactuar con ellas.

Por ejemplo, puedes colocar una figura de cartón de alguna celebridad tomando un trago al lado de la barra, comiendo un bocadillo de la mesa de buffet o haciendo alguna pose más divertida como lanzando un beso para que las personas puedan interactuar en sus fotografías con ellas.

Estación de Body Paint

Quizá esto te parezca un poco loco pero si estás buscando ser memorable, ¿Qué tiene de malo un toque de locura? Si quieres que tu evento de entretenimiento dé de qué hablar y tenga una fuerte presencia en las redes sociales no solo antes, sino durante y también después, de que haya sido realizado.

En la estación de Body Paint puedes tener a un profesional (o la cantidad que te alcance con tu presupuesto) y darle a los asistentes al evento la versión un poco más adulta y especializada de los pintacaritas en los eventos infantiles.

La estación de Body Paint no tiene por qué hacer piezas de cuerpo entero. La idea es que puedan ser piezas en lugares específicos del cuerpo como media pierna, la mitad del brazo, la cara, el cuello, parte de la espalda o las manos.

Esto es especialmente recomendado en las fiestas temáticas o quizá en los festivales donde las personas pueden realizarse alguna pintura que tenga que ver con el tema del evento, para estar más acorde con el mismo.

Calzado cómodo para las mujeres

Algo que suele sorprender mucho a los asistentes y hacerte quedar bien con ellos es que demuestras que te importa su seguridad y comodidad en todo momento.
Todos sabemos que llega un punto de la fiesta donde los pies y pantorrillas de las mujeres ya resienten el maltrato que se les ha dado durante largas horas bailando o pasándola bien. Por eso una excelente opción que muchas te agradecerán es que entre los expendios y regalos que tengas para los invitados de la fiesta, guardes parte del presupuesto para ofrecerles flip flops o pantuflas con el tema de la celebración.

Será algo que se llevarán consigo y además hará lucir a los organizadores como personas consideradas y detallistas ¿Alguna vez has estado en una fiesta y visto que entregan calzado cómodo a quien lo necesita? Probablemente no… Por eso es que se trata de algo diferente.

Burbujas

Esto es algo que le gusta tanto a niños como a adultos, además es muy económico y llamativo. En vez de tener un espectáculo con fuegos artificiales, lanzar globos de helio o fuego a la atmósfera, puedes valerte de las burbujas para darle algo diferentes a los asistentes. Las burbujas son divertidas y estéticamente agradables.
Hay máquinas que lanzan una cantidad de burbujas impresionante y también puedes hacer que los asistentes del evento se involucren entregando recipientes pequeños para lanzar burbujas. Si estás tratando de hacer un evento eco-friendly, esta es una excelente opción si utilizas jabón biodegradable y al final del evento recoges las botellas que quedaron para reciclarlas.

Estaciones de descanso

Algo en lo que muchas veces fallan los organizadores de eventos grandes como festivales, expos, conferencias extensas, entre otros, son las áreas destinados al descanso, a recargar las pilas de los asistentes. Llenan los espacios con actividades divertidas que hacer, pero las pocas sillas que hay a disposición siempre están ocupadas porque son muy pocas.

Por eso algo que puede elevar la organización de tu evento es contar con áreas específicas donde los asistentes puedan ir a descansar un poco los pies, sentarse y quizá alejarse un poco de todo el ajetreo del evento en general por unos minutos antes de volver al ruedo.

Puede ser un área a la cual solo tengan acceso invitados especiales o asistentes con boletos específicos, eso ya queda completamente de parte de los organizadores.
En esta área puedes tener algunos sillones, cojines, alfombras para que las personas puedan acomodarse en el suelo si así lo desean, suficientes enchufes para aquellos que necesiten cargar sus teléfonos y por supuesto, zona wifi, que es prácticamente el oxígeno de los teléfonos y preferiblemente estar climatizada si el evento se está llevando a cabo en una locación con temperaturas extremas.

Baños bien equipados

Si quieres que tu evento no tenga fallas, no descuides lo básico. Asegúrate de que los baños tengan no solo lo mínimo para comodidad de los asistentes a tu evento, sino ve más allá.

Una tendencia es la de dejar en los lavabos artículos de aseo personal como toallas sanitarias, tampones, toallitas limpiadoras, desodorante en aerosol, papel sanitario, talco y hasta algo de perfume en el caso de los baños para damas. Para los baños de los caballeros se puede ofrecer toallitas limpiadoras, gel fijador, papel sanitario, loción y perfume.

Para que esto pueda mantenerse en los tocadores, se requiere de la presencia de una persona que pueda administrar los artículos disponibles y entregarlos a quien lo necesite, o aunque cada quien pueda tomarlos a placer, se asegure de que el uso esté dentro de los parámetros permitidos.

¿Qué te han parecido estas ideas? Si quieres ponerlas en práctica y hasta ahora no lo has hecho porque crees que es demasiado complicado o no podrás, presta atención a estas claves que te ayudarán a tener éxito en lo que sea que te propongas.

Recuerda también que estas son solo alguna de las ideas que puedes poner en práctica en tu evento, este listado puede servirte como inspiración para que saques algunas por tu propia cuenta. Esto, sin contar que también hay muchísimas más y lo mejor de todo es que seguirán surgiendo porque el mundo de la organización de eventos no para de evolucionar, lo cual le da mayor emoción a la industria.