5 secretos para dominar la sobrecarga de trabajo

Como emprendedor es fácil que te sientas abrumado por la gran cantidad de actividades que tienes a diario. Buscas los máximos beneficios en tu negocio, intentas aprender algo nuevo, gestionas las tareas que debes acabar en tu día a día…. ¡Es realmente fácil sentirte sobrepasado!

Sentirte abrumado en esta situación es algo bueno. Sí, he dicho ¡algo bueno!

Cuando te esfuerzas en conseguir algo que te merece la pena debes esperar sentirte abrumado. El problema es que esta sensación, en vez de servirte de estímulo, puede agravarse y provocar que acabes abandonando si no gestionas tu trabajo y tu tiempo correctamente.

¿El secreto para lograrlo? La clave es sin duda, PLANIFICAR.

Puede parecer una obviedad, pero ¿con qué frecuencia planificas consistentemente? ¿Cuánto tiempo has dedicado en los últimos días a planificar formalmente? ¿A contrastar experiencias y a distinguir prioridades?

¿Cómo? Aquí van algunas estrategias:

Domina el exceso de información

¿Cuándo fue la última vez que te preguntaste cómo manejar la sobrecarga de información? ¿Hace 2 minutos? Y la vez anterior fue probablemente hace 5 minutos, ¿verdad? Lo sé. Entiendo perfectamente cómo te sientes – Vivo en el mismo mundo de locos que tú…

Es fantástico poder tener toda la información que quieres al alcance de tus dedos. El correo electrónico, las redes sociales, RSS, YouTube, Google, el correo postal, las noticias y anuncios en la televisión y la radio… pero pueden superarte y arruinar tu vida.

Si eres víctima de este exceso de información, es fácil que al final el día se te escape y no consigas hacer nada de lo que tenías planificado. En su lugar, necesitas pensar de manera inteligente y disponer de un sistema para manejar toda esta información de forma eficiente y eficaz.

¿Cómo lograrlo? Primero, maneja SOLO la información asociada a tus objetivos. No tienes que leer, ver o escucharlo todo. Aprende con un propósito en mente. Enfócate en adquirir sólo la información que te resulta útil, la que necesitas para tus proyectos inmediatos o para mejorar tus habilidades.

Segundo, filtra la información que recibes. Elige inteligentemente cómo, cuando o donde recibes esa información: Revisa el material lo antes posible si crees que es importante, si no, déjalo pasar. Tira lo que no hayas leído, visto o escuchado cada pocos meses. Revisa el material SOLO 1 vez, echa una ojeada y marca lo que vayas leyendo o anota lo que veas o escuches. Cuando acabes, tíralo o archívalo inmediatamente.

Tercero, dedica un tiempo diario a procesar esta información. A la hora de planificar tu día, programa un periodo de tiempo, por ejemplo 1 hora, a responder correos, leer artículos, ver videos o escuchar audios interesantes. No lo hagas sobre la marcha, de forma reactiva, o simplemente cuando te apetezca.

Quarto, prioriza. Escribe una lista de tareas diaria con tus prioridades claramente señaladas y ¡cíñete a ella! No empieces el día revisando tus mensajes o correos, devolviendo llamadas o respondiendo posts en redes sociales. En su lugar intenta comenzar cada día decidiendo cuál es tu máxima prioridad y trabaja en ella. Que algo sea urgente no implica necesariamente que sea importante. Tiene que ser ambas cosas para convertirse en tu prioridad número 1.

Quinto, organiza tu información en un archivador y establece un sistema de seguimiento para el papel y los documentos-correos electrónicos.

Y por último, utiliza software y aplicaciones que te ayuden a manejar más fácilmente la información. Evernote, por ejemplo, te permite guardar toda la información que quieras en un único lugar para acceder a ella en el momento que quieras.

Programa tu semana

Para empezar, programa días destinados a tareas específicas. Decide qué actividades vas a realizar esta semana y que días concretos vas a llevarlas a cabo.

Por ejemplo, lunes y jueves para realizar llamadas a clientes, el viernes para diseñar tu nuevo producto, el miércoles al mediodía para interactuar con tus clientes en las redes sociales, el martes a media tarde para ponerte al día con las novedades de tu sector…

Después, planifica tu día en bloques de tiempo. define de cuanto son tus periodos de tiempo para realizar tus tareas (¿15 min, 30, 45, 1 h?) y a qué hora concreta vas a hacerlas.

Por ejemplo, el lunes de 12:00-12:45 para devolver llamadas, cada día de 13:00-13:30 para responder emails…

Usa el poder de la fecha límite

Define siempre un tiempo de inicio y fin para cada actividad. Si tu tarea no tiene una hora o fecha de finalización acabas trabajando en ella durante todo el día. La naturaleza del plazo HACE que te enfoques en los elementos más críticos de una tarea. Te ves obligado a centrarte en lo realmente esencial.

Si no tienes una fecha límite en una tarea, es fácil que te no concentres en NADA durante un período de tiempo, porque no tienes ningún sentido de urgencia.

Por ejemplo, si sólo dispones de 48 horas para hacer un video curso, no vas a perder el tiempo en asegurarte de que el formato y todas las frases son perfectas… y de que has incluido todos los detalles, grandes y pequeños.

No. Un plazo de 48 horas significa que lo más importante es que te centres en primer lugar en dar una información de calidad. Después, si tienes tiempo puedes volver atrás y ” limpiar” algunas frases… o mejorar el formato… o añadir más cosas.

Cualquier tarea que valga la pena hacer en tu negocio debe estar ligada a una fecha límite. Revisar tu correo electrónico debe tener un límite de tiempo. Escribir un artículo debe tener una fecha límite. La creación de un sitio web debe tener un plazo. Escribir una carta de ventas debe tener una fecha límite…

Siguiendo este principio, es fácil que consigas triplicar tu productividad. Realmente fácil.

Consejo: Si te resulta difícil decidir cuál es el tiempo necesario para acabar una tarea, asígnale aproximadamente el 85% del tiempo que crees que vas a necesitar de entrada. Con la práctica, aumenta tu nivel de concentración y, por lo tanto, eres más rápido en la ejecución de esas tareas.

Ten en cuenta la desconexión necesaria

Es agradable pensar que puedes trabajar durante 8-10 horas seguidas, especialmente cuando tienes una fecha límite. Sin embargo, es imposible que puedas enfocarte y hacer un trabajo de alta calidad sino das a tu cerebro tiempo para descansar y recargarse.

Algunos estudios sugieren que el rendimiento disminuye incluso un 25% si trabajas 60 horas a la semana durante largos periodos de tiempo. Esta caída de tu rendimiento elimina casi todos los beneficios de todo ese tiempo extra que has pasado trabajando.

¿La causa? La fatiga mental y física te conduce a trabajar más despacio, a cometer más errores y a perder tiempo. O a convertirte en un zombi: físicamente estás presente pero distraído y desconcentrado.

Muchas veces como emprendedor te ves obligado a trabajar horas extras para acabar un proyecto crítico o cumplir una fecha límite. Sin embargo, asegúrate que eso es la excepción y no tu forma habitual de trabajar.

No pienses en los descansos como “tiempo perdido”. En su lugar, piensa en el descanso como un tiempo rentable de valiosa inactividad. Es un tiempo para renovar tu energía y cargar pilas. Y tiene un propósito: que logres pensar de forma creativa y trabajar con eficacia.

Intenta tomarte un descanso de 5-10 minutos cada hora, máximo cada dos. Si te resulta difícil dejar de trabajar, establece una alarma para recordarlo. Puedes dar un paseo rápido, tomar una taza de café, o simplemente sentarte y relajarte en tu
escritorio.

Y asegúrate de que te das el tiempo suficiente para comer- ¡es difícil realizar un trabajo de alta calidad, si tienes hambre! Programa tiempo para desconectar. Desconecta completamente del trabajo, las redes sociales, teléfonos, correo electrónico… (¡incluso de la familia!) durante ese tiempo.

Consejo: Regálate un “día de la idea” en el que dedicas por lo menos un par de horas una vez por semana a ser creativo y a relajarte. Enfócate en lo que quieres aprender y llegar a ser.

La multitarea es tu enemiga

Para lidiar con tu carga de trabajo, ¿sueles escribir correos electrónicos mientras hablas por teléfono con tus clientes? ¿Crees que compaginar varias actividades a la vez te hace más productivo? ¿Piensas que eres más eficaz si haces varias tareas simultáneamente?

Aunque creas que estás haciendo un buen uso de tu tiempo, la realidad es muy diferente. Puesto que ninguna tarea obtiene tu completa atención, estás lejos de optimizar el rendimiento y tu productividad disminuye.

¿El resultado?

Puedes tardar un 20-40% más de tiempo para acabar tu lista de tareas si haces multitarea en comparación a si completas la misma lista de tareas secuencialmente.

Acabas haciendo mal ambas tareas – tus correos electrónicos están llenos de errores, y tus clientes se sienten frustrados por tu falta de concentración.

Aumenta tu nivel de estrés y te sientes agotado y exhausto.

Te cuesta más relajarte y desconectar – Si obligas a tu mente a repartir su atención constantemente es imposible que logre estar en paz.

Consejo: Dado que nuestro cerebro sólo puede pensar en una cosa a la vez, olvídate de hacer varias actividades simultáneamente. En su lugar, enfócate en una tarea cada vez. Harás un trabajo de mejor calidad y en menos tiempo.

Sobre la autora, Rosa Ortiz

Rosa Ortiz es una apasionada de la productividad personal, autora del ebook gratuito “Los Vigilantes De Tu Productividad” y fundadora del blog Como Organizar El Trabajo. Ayuda a emprendedores, profesionales y expertos a mejorar su estilo de vida laboral, liberando tiempo a la vez, mediante técnicas de productividad personal.