No te escondas detrás de documentos muertos, sal y ofrece un acto vivo

No te escondas

PowerPoint se ha convertido en un estándar a la hora de transmitir documentos en la empresa. No importa qué pidas: un informe, un plan de marketing, un proyecto de expansión, los resultados anuales de ventas,…, ¡lo más seguro es que recibas un PowerPoint! ¿Qué pasa si te piden una presentación y envías un PowerPoint? Habrás mordido el anzuelo.

Por un lado, llamamos presentación al acto vivo de comunicación donde un ponente expone desde el corazón sus ideas delante de una audiencia formada por personas con sus inquietudes, problemas e historias personales. Si no estuviste, te la habrás perdido irremisiblemente.

Por otro lado, llamamos igualmente presentación al documento creado típicamente en PowerPoint que se cuelga en Internet, se envía por email o se imprime en papel y se reparte a los miembros de la audiencia. Siempre estará disponible.

La presentación como acto vivo aumenta el potencial de conexión, humaniza el contenido, asume riesgos. La presentación como documento desconecta, deshumaniza, juega sobre seguro.

Si te piden una presentación y mandas un documento, corres el riesgo de matar la comunicación. Me topé recientemente con una reveladora anécdota en el libro Presentations in Action: 80 Memorable Presentation Lessons from the Masters, que ilustra a la perfección este problema. El protagonista es un importante directivo de una empresa en el Fortune 500, encargado de compras por valor de siete u ocho millones de euros mensuales. Cada vez que este señor recibe la petición de concertar una entrevista con él para proponerle una nueva venta, responde con un mensaje estándar: “No tengo tiempo para reuniones. Mándame tus transparencias con toda la información acerca de tu producto/servicio y veré si me interesa.”

Si el vendedor acepta y le envía las transparencias, el directivo borra inmediatamente el correo sin ni siquiera mirarlas, razonando de la siguiente manera: “Si un vendedor sucumbe tan fácilmente, una de dos: o no es muy buen vendedor o no tiene mucha fe en su propio producto o servicio. Esta persona ha delegado el proceso de venta en un resumen incompleto e impersonal. Vender tiene que ver con la comunicación persona a persona.”

Si el vendedor no muerde el anzuelo, el directivo reacciona de manera completamente diferente. Si el vendedor propone enviarle un resumen ejecutivo o una ficha técnica (un documento de verdad creado en Word, no en PowerPoint) como preparación para una reunión cara a cara, entonces acepta. Cuando se reúnen, la presentación del vendedor, creada en PowerPoint, funciona como una ilustración de su historia. Entonces el directivo puede formarse un cuadro completo, hacer preguntas y evaluar de verdad tanto al vendedor como a su producto o servicio. El PowerPoint actúa entonces como una herramienta para amplificar el mensaje, no como una muleta para apoyarse en ella.

La próxima vez que solicites una reunión con un posible inversor, con un posible socio o con un posible cliente, si te piden que envíes tu presentación por correo electrónico, no muerdas el anzuelo. Envía por adelantado documentos, no presentaciones. Las presentaciones se hacen en vivo y cara a cara.

Si quieres aprender a hacer fantásticas presentaciones no te pierdas las reseña que hicimos sobre el mejor libro en español: El arte de Presentar.

 

Sobre el autor, Gonzalo Álvarez

Gonzalo Álvarez Marañón ayuda a las personas a contar al mundo con su propia voz y desde el corazón la historia que llevan dentro para que inspiren en su audiencia un cambio transformador. Obtuvo el título de Ingeniero Superior de Telecomunicación en 1995 por la UPV/EHU, de Doctor en Informática en 2000 por la UPM y de Coach asociado de SUN (Success Unlimited Network®) en 2012. Ha publicado varios libros sobre Internet y cerca de 500 artículos en periódicos y en revistas científicas y profesionales. Imparte regularmente seminarios, cursos y conferencias sobre cómo crear presentaciones que informen e inspiren, dirigidos a emprendedores y directivos, tanto del sector público como privado. Edita desde 2008 el blog El Arte de Presentar y en 2012 publicó el libro El Arte de Presentar, con el sello Gestión 2000 de la editorial Planeta.

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