Cómo revolucionar tu productividad en menos de 48 horas

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¿Quieres conseguir mejores resultados con menos esfuerzo? ¿Estás cansado de largas jornadas de trabajo sin avanzar lo que te gustaría?

Vivimos en una sociedad que suspira por la cultura del esfuerzo en la que está bien visto trabajar más horas de lo deseables, y saludable, y los que trabajan menos pero con mejores resultados parecen unos vagos. Su verdad es, si trabajando 4 horas tiene unos resultados muy buenos, trabajando 8 tendrás el doble de resultados… y así nos va.

No pretendo descubrir los secretos místicos de la senda de la productividad, sino apuntar una serie de consejos, de sentido común la mayoría, que no estamos acostumbrados a aplicar, pero que nos van a facilitar mucho la vida.

Además, como estamos entre emprendedores, no solo nos ayuda a nosotros y a nuestro negocio, sino que podemos ayudar a nuestros compañeros para crear otro clima en el trabajo y establecer nuevas rutinas productivas que ayuden poco a poco a hacer entender que existe otra manera de trabajar, con la que menos es más.

Los 3 primeros por si solos ya serían más que suficiente, aunque el resto ayudan a mejorar todavía más los resultados.

1. Haz deporte a diario

Esta recomendación la leeréis en cualquier tipo de publicación sobre productividad y aun así no la aplicamos. Muchas veces tenemos la sensación de que el tiempo que pasemos ejercitando nuestro cuerpo es tiempo perdido en otras actividades, nada más lejos de la realidad.

La verdad es que ejercitarnos de manera frecuente nos ayuda a estar mucho más concentrados y por lo tanto a hacer mejor nuestro trabajo o, incluso, disfrutar más de nuestro ocio.

Una puntualización, es mejor hacer 30 min, de deporte al día que 1h 2 días a la semana, y a ser posible por la mañana para tener las pilas cargadas durante todo el día. Un último consejo, si somos seres muy sedentarios tenemos que empezar con mucha calma y con ejercicio muy suave, como andar.

2. Menos es más, trabaja menos para producir más, ley de Pareto

Puede parecer una contradicción pero existe una forma de ser mucho más productivo haciendo mucho menos trabajo, no es más que la aplicación de la ley de Pareto o del 80/20. Esta ley enuncia que el 80% de los resultados se obtienen con el 20% de las acciones. Es un porcentaje verdaderamente demoledor, y la realidad es que suele ser todavía mayor.

Nos hemos acostumbrado a hacer por hacer sin pararnos a pensar en lo que estamos haciendo. Si analizamos nuestras tareas, veremos que existe más de un 80% de estas que no nos aportan valor ni a nosotros ni a nuestro negocio.

Para cada tarea es importante preguntarse si aporta valor o si por lo menos nos aporta un aprendizaje que vamos a necesitar en breve. Si no entra en esta clasificación puede darse que la tarea sea importante y necesaria y solo la podamos hacer nosotros, entonces también nos tocará hacerla. En el resto de casos, la mayoría, tenemos que preguntarnos si vale la pena hacer la tarea, ya sea nosotros o delegarla.

Al principio es difícil distinguir que tareas aportan valor, cuales son importantes, cuales podemos delegar y las que realmente no vale la pena hacer, pero desde el día 1 podemos empezar a recortar nuestra carga diaria de trabajo, trabajando en lo realmente importante.

Con todo el tiempo que no vas a desperdiciar en tareas innecesarias, puedes trabajar en nuevas actividades que aporten más valor a tu negocio o ¡descansar un poco más!

3. Delega/subcontrata y da poder a los demás

Los emprendedores, sobretodo los primerizos, pensamos que mientras más cosas hagamos nosotros mejor: nos ahorramos personal, nos ahorramos control…

Y no nos damos cuenta de que hacemos tareas como facturación, papeleo… que ni aportan valor a nuestro negocio ni somos los indicados para hacerlas. Podemos pensar que nos estamos ahorrando un dinero por hacerlo nosotros, lo que no estamos teniendo en cuenta es el coste de oportunidad, por hacer tareas que pueden hacer otros estamos dejando de hacer las tareas realmente importantes como vender.

No siempre podemos formas un equipo perfecto, pero existen multitud de opciones para no tener que hacer este tipo de tareas: contratar una asesoría, un asistente virtual… No tenemos que verlo como un gasto sin más, es una oportunidad de utilizar sabiamente nuestro tiempo.

Además, no solo debemos aprender a delegar, sino que debemos dar el suficiente grado de responsabilidad a las personas a las que delegamos, para que puedan actuar como piezas independientes y puedan tomar sus propias decisiones, bajo unas directrices, y no perdamos el tiempo estando encima de ellos.

4. Acorta las deadlines (fechas límites) de tus tareas y proyectos, ley de Parkinson

Normalmente cuando fijamos fechas límite o hora límite para un proyecto a tarea, intentamos ser generosos por si surgen contratiempos, ¡mal!

Para empezar el antiguo planteamiento de planificación de proyectos calendario en mano, ni funciona bien ni sirve de mucho (siempre hay excepciones), porque no tienen en cuenta la incertidumbre propia de cada proyecto y las posibles variables. Además se cumple una ley, de Parkinson que enuncia que una tarea o proyecto tenderá a llenar todo el tiempo disponible para hacerla.

Para que nos entendamos, si nos fijamos 3 horas para hacer una tarea, seguro que llenamos las 3 horas, y si nos fijamos 7 días para un proyecto, seguro que hasta la última hora del sexto día estamos trabajando en él.

La solución es bien sencilla, ser austeros a la hora de fijar tiempos límite, en vez de pecar por exceso, tenemos que pecar por defecto. Solo con esto, veremos cómo mágicamente tardamos menos en hacer las tareas y además, ¡oh sorpresa!, las habremos hecho mucho mejor, ya que no perderemos el tiempo en cosas absurdas y estaremos más concentrados.

5. Adiós a la multitarea, focalizar es muy importante

Con tantas posibilidades tan a mano nos hemos acostumbrado a ver como positiva la multitarea, creemos erróneamente que podemos hacer múltiples cosas a la vez, ¡error!

Hay cosas que si podemos hacer a la vez, como escuchar música mientras trabajamos, para el resto de cosas lo mejor es concentrarnos exclusivamente en lo que estamos haciendo, tardaremos mucho menos tiempo en hacerlo y tendremos un resultado mucho más satisfactorio.

6. Establece rutinas

Aunque la planificación típica de proyectos no suele funcionar, la fijación de rutinas sí que nos ayudan a muchas cosas.

Si por ejemplo tenemos trabajo repetitivo que no exija creatividad, lo podemos agrupar, y hacerlo siempre en un día a una hora, con lo que no nos preocuparemos de ese trabajo el resto de la semana.

Otro ejemplo sería tareas que se nos pueden descontrolar como revisar el e-mail o llamadas de teléfono, si nos fijamos ciertas horas para estas actividades nos quitaremos la tentación de interrumpir nuestro trabajo para este tipo de tareas.

7. Limita tu disponibilidad para terceros

Aunque nos organicemos mejor que nadie si continuamente nos están interrumpiendo, no seremos capaces de avanzar con nuestras tareas. Cada interrupción supone el tiempo propio de la interrupción más un extra para volver a concentrarnos y a seguir por dónde íbamos.

No se trata de mandar a la mierda a cada uno que nos interrumpe, pero los podemos “educar” para que solo nos interrumpan con cosas realmente urgentes, muy pocas lo son. Además debemos dirigir siempre la conversación al tema en cuestión para que no se alargue indefinidamente.

Este punto es difícil de llevar a cabo porque no depende solo de nosotros, pero vale la pena ser directos con todos los que nos interrumpen, que no bordes, para que entiendan que no podemos atenderles por cualquier tontería.

Excusas como tengo que hacer una llamada en 5 min. o tengo que acabar tal tarea para dentro de x minutos, nos pueden ayudar a hacer entender que no nos sobre tiempo que perder.

8. Selecciona cada día 2-3 tareas importantes

En el segundo punto hacíamos hincapié en hacer solo las tareas importantes, para esto nos puede ayudar seleccionar cada mañana, o la tarde anterior, 2-3 tareas muy importantes que debemos hacer hoy sí o sí.

Debemos hacer de estas tareas nuestra prioridad del día, y que sean las primeras en las que trabajemos ese día. De esta forma nos aseguramos que aunque surjan imprevistos o estemos cansados, hemos avanzado con lo más importante que teníamos que hacer.

Además, suele suceder que son tareas que no nos entusiasman o se salen de nuestra zona de confort, así que si las hacemos a primera hora de la mañana, evitaremos ocupar la cabeza con estas tareas que normalmente nos preocupan y nos restan concentración a lo largo del día.

9. Dieta informativa

Gracias a Internet, disponemos de información de todo tipo las 24 horas del día, por desgracia no siempre sabemos utilizarlo en nuestro favor, y prima la información reactiva a la proactiva.

En otras palabras, estamos sobreinformados, leemos RSS, webs, redes sociales… y perdemos muchísimo tiempo leyendo multitud de información que realmente no nos aporta valor ni nos sirve para nada, otro cosa sería leer ficción para desconectar.

Siguiendo la línea de este artículo, será necesario identificar que información es relevante para nosotros y nuestro negocio y descartar el resto. Viviremos más tranquilos y tendremos más tiempo que dedicar a cosas más importantes o a ocio.

Siempre podremos ser nosotros los que busquemos activamente información relevante para nuestro trabajo.

10. Procesa por lotes las tareas repetitivas

Si cada semana tenemos que mandar x mails, hacer x facturas, revisar no se que cosas… y son tareas que no podemos quitarnos de encima ni delegar a otra persona, lo mejor que podemos hacer es agruparlas para hacerlas en una sentada.

Procesar tareas creativas o que aportan valor de principio a fin en vez de agruparlas, tiene sus ventajas, pero si nos encontramos con tareas repetitivas o de escaso valor, es recomendable agruparlas para hacerlas en una sola vez.

Esto tiene varios puntos positivos. Para empezar no estaremos preocupados por estas tareas hasta que toque hacerlas, además cada tarea tiene un coste de setup (preparación) por lo que si las agrupamos tendremos un solo coste de setup para todo el grupo, con el consiguiente ahorro.

También hay que tener en cuenta que suelen ser tareas poco agradecidas, por lo que mejor liquidarlas en una sola vez en 2 horas que cada día dedicarle 30 min, nuestra cabeza nos lo agradecerá.

Como habéis podido ver se tratan de 10 consejos de mucho sentido común y poca magia, pero que pueden dar un vuelco en nuestra vida en muy poco tiempo. Tampoco se trata de hacer todo de golpe, como decíamos empezar por los 2 primeros puntos es suficiente.

¿Tenéis más consejos productivos que compartir con nosotros?

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Escrito por

Xavi Sánchez es el fundador de Emprenderalia. Su objetivo es acompañar a otros emprendedores en su aventura empresarial y crear nuevos proyectos. Entre sus campos de acción preferidos se encuentran el marketing online, y las metodologías de negocio, creación de empresas y proyectos.

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