Cómo conseguir que una reunión online sea un éxito

En el mundo online de los negocios es cada día más normal el uso de vídeo llamadas o “reuniones” (tipo skype), para cerrar o iniciar un trato, la comunicación directa sigue jugando un papel determinante cuando tenemos que tratar con nuestros clientes, proveedores o futuros inversores.

La etiqueta en el mundo online esta cada vez más clara y extendida, lo mismo que las normas de etiqueta con las reuniones en línea.

Es un hecho tan cotidiano que muchas veces fallamos en este familiar acto y olvidamos que las buenas maneras y la ética son también una primera imagen de presentación de tu negocio o tu marca.

Tanto si tienes a una persona, un departamento o eres tu mismo quién toma parte activa en el día a día de las reuniones online en tu negocio, te dejo una lista de consejos prácticos para que tu negocio alcance la excelencia en las reuniones online y brilles tanto dentro como fuera de línea.

Prepara la reunión.

Aunque la mayoría de nosotros hacemos llamadas diariamente, tratándose de negocios es importante preparar la reunión (o video llamada), sobre todo si es una primera toma de contacto con un cliente nuevo o un inversor o cualquier llamada de negocios.

Durante la preparación céntrate especialmente en lo que necesitas decir para no omitir nada importante.

Si te hace falta preparar una presentación para ver en pantalla, tenla lista, no improvises sobre la marcha.

Que nada falle.

Has una prueba de audio y video con alguien de tu equipo. Es vital que la tecnología no te de sorpresas y haga esperar innecesariamente a quién esta tratando de comunicarse contigo.

Se puntual en tus reuniones, las video llamadas son tan importantes como una reunión cara a cara, y en ambas situaciones llegar tarde da muy mala impresión.

Asegúrate de que dominas el software que usarás en la reunión, no queda muy profesional el escuchar: “espera que no se como va esto”.

Inicia la conversación de la manera correcta.

El inicio de una conversación es con frecuencia, un buen indicador de cómo ira toda la reunión. Por ello es esencial iniciar correctamente. Usar un saludo cortés y una introducción breve y amigable pueden impresionar agradablemente a tu interlocutor.

Pero lo más importante es hacerlo de manera genuina, de tal forma que quien te ve, no se sienta que esta escuchado una grabación o que estás fingiendo.

Establece una relación.

Especialmente en las reuniones de negocios una buena relación es esencial y es una buena forma de llegar a influir en la persona del otro lado, ya sea que hables con un compañero de sector o una mujer mayor u hombre joven, es lo mismo. Mientras más cómodos se sientan hablando contigo más interés tendrán en escuchar lo que tienes que decirles.

Cómo mantenerlos a la espera correctamente

Hay algunos casos en los que eres interrumpido mientras estás en una reunión online. A la persona con la que hablas puede no importarle esperar unos pocos segundos o un minuto si usas una técnica efectiva. Usa palabras amables y explica el motivo de la interrupción y la espera, es la mejor manera de que esperen unos momentos.

Habla con claridad.

Este consejo es válido no solo para reuniones online, sino para cualquier tipo de conversación. Tu habilidad para hablar con claridad es directamente proporcional a la forma en que llega tu mensaje. Los avances de la tecnología no nos dan esta habilidad, pero puede practicarse hasta dominarla.

Utiliza un tono de voz adecuado.

El tono de voz es un factor no verbal que refleja tu personalidad a la persona con la que estas hablando, al mismo tiempo incrementa tu habilidad para comunicarte efectivamente. Por eso es importante que evalúes el tono de tu voz para no ser malinterpretado o dejar una mala impresión.

Habla en positivo

La habilidad para mostrar una actitud positiva durante una reunión se nota y mucho en el dominio del idioma en el que hablas. Elige las palabras correctas y evita hablar sin pensar en lo que vas a decir, sobre todo cuando uses un idioma que no es tu lengua materna.

Escucha atentamente

Una de las prácticas menos éticas que puedes tener durante una reunión online es no poner atención a lo que te están diciendo. Créeme, por muy malo que sea tu video, eso se nota. No lo hagas puede ser la causa de un buen negocios tirado por la ventana.

La regla de oro

En este mundo en el que acudimos cada vez más a las reuniones en línea para hacer negocios o para dar clases o para saludar a la familia o amigos, es importante mantener la regla de oro:

Trata al resto como te gustaría que trataran a ti.

¡Buenas reuniones!

 

Sobre la autora, Beatriz Romero

Soy especialista en redes sociales y marketing digital, en mi sitio encontrarás consejos prácticos y probados para captar más clientes y leads desde internet. Especialmente para pequeños negocios, micro negocios, autónomos y freelances del sector servicios. Mi web: www.bettyromerito.com encuéntrame en twitter https://twitter.com/bettyromerito

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