6 consejos para evitar que nos interrumpan en el trabajo

Ser interrumpidos mientras estamos concentrados en hacer algo es probablemente uno de los factores que más inciden negativamente sobre nuestra productividad personal. Hay estudios que demuestran que el cerebro humano necesita de aproximadamente 15 minutos para entrar en un estado de concentración apropiado para desarrollar un potencial óptimo. Basta con que nos interrumpan 2 o 3 veces cada hora para que, de facto, pasemos más tiempo intentando concentrarnos que trabajando realmente.

Por supuesto, siempre habrá elementos en nuestro entorno que jugarán en nuestra contra intentando apartarnos de las tareas que estamos realizando. El propio ecosistema en el que trabajamos es una fuente infinita de distracciones. Tenemos que aprender a saber elegir cual es el momento apropiado para gestionar esas tareas que requieren que salgamos de nosotros mismos y ser nosotros quienes condicionemos el entorno para que las interrupciones puedan llegar de forma ordenada. Es nuestra responsabilidad ser capaces de manejar estos factores para poder exprimir al máximo nuestro tiempo.

Esta es una breve lista de consejos muy eficaces que está comprobado que funcionan 😉

  • Se consciente de que solo vas a poder dedicar aproximadamente un 50% de tu tiempo a tu trabajo real (aquel por el que se supone que eres productivo) y que debes reservar al menos un 25% del tiempo a la gestión de tareas imprevistas. El 25% restante lo empleamos en tareas accesorias como temas administrativos o de recursos humanos, reuniones de coordinación…
  • Si una tarea te toma menos de dos minutos hazla en el momento en el que surge, utiliza la regla de los dos minutos de David Allen. Esta regla recomienda que analicemos si una tarea nueva la podemos terminar en menos de dos minutos. Si es así, lo correcto sería ejecutarla inmediatamente. En caso contrario, la archivamos para poder procesarla más adelante.
  • Si estás inmerso en una tarea que requiere mucha concentración, evita que tus compañeros te interrumpan. Mucha gente utiliza la técnica de la tarjeta roja u otros trucos similares para indicar que están ocupados. Mediante esta técnica indicas a los que te rodean que no estas disponible. Es algo así como “cerrar la puerta de tu despacho” pero sin tener despacho.
  • Para evitar levantarte de tu sitio para decirle algo breve a un compañero, es mejor que le envíes un correo o utilices algún servicio de mensajería instantánea como Skype o Hangout. Así ellos podrán elegir cual es el momento apropiado para atenderte. No tiene que ser así durante todo el día, pero está bien que exista ese canal de comunicación accesorio.
  • No hay ningún correo tan urgente que no pueda esperar media hora a ser respondido. No te obsesiones con tu bandeja de entrada y aprende a reservar unos periodos definidos al día para atender a tus correos electrónicos. Tampoco te obsesiones con dejar tu bandeja de entrada a cero varias veces a lo largo del día. Selecciona unos momentos de tu jornada para contestar correos y hazlo solo en estos periodos.
  • Deja tu móvil apagado o en silencio si estás trabajando. Si tu trabajo depende directamente del teléfono, busca un par de horas al día en las que puedas olvidarte completamente de el para poder concentrarte en lo que estás haciendo. Sobre todo, no dejes que el WhatsApp u otros servicios de mensajería instantánea te interrumpan continuamente.

Yo he ido aprendiendo a utilizarlos con el paso de los años y me han servido de gran ayuda para ser más eficiente en mi trabajo. ¡Todos son bastante fáciles de utilizar, así que os invito a intentarlo!

 

Sobre el autor, Daniel Grifol

Especialista en SEO y Desarrollo Web apasionado por el mundo de la gestión de equipos y la mejora de procesos. Es también autor del blog danielgrifol.es, en el habla fundamentalmente sobre temas relacionados con la productividad personal.

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