10 consejos para negociar de forma eficaz un contrato de arrendamiento de local u oficina

Cuando nos disponemos a iniciar un negocio en un nuevo local u oficina o queremos cambiar nuestro negocio de local u oficina, nos encontramos con la necesidad de pactar las condiciones del contrato de arrendamiento de forma que logremos obtener los acuerdos más beneficiosos para nosotros y para nuestro negocio.

Respecto a los contratos de arrendamiento de local u oficina, la Ley de Arrendamientos Urbanos actualmente vigente (Ley 24/1994 de 24 de noviembre), establece que se trata de contratos de arrendamiento para uso distinto del de vivienda, que se rigen primordialmente, por la voluntad de las partes, lo que da lugar a muchos casos y contratos diferentes.

A continuación te exponemos 10 consejos para poder negociar eficazmente el contrato de arrendamiento de un local o de una oficina:

1. Búsqueda del local u oficina

En primer lugar, en cuanto a la búsqueda del local u oficina y a la orientación sobre los aspectos económicos del contrato (importe de la renta, gastos que se repercuten etc.), podemos acudir a portales inmobiliarios para hacer un sondeo de los precios del mercado.

Si necesitamos asesoramiento profesional, se pueden solicitar los servicios de algún consultor del mercado inmobiliario con solvencia en el sector que corresponda (locales comerciales, oficinas etc.), aunque es probable que el consultor cobre una comisión por el asesoramiento, que puede oscilar entre una mensualidad de renta y un porcentaje de la renta anual del contrato que finalmente se pacte.

En cuanto a los gastos que se repercuten al arrendatario (limpieza, vigilancia, mantenimiento etc.) en el contrato de arrendamiento, sobre todo en los contratos de arrendamiento de oficinas, son un aspecto económico fundamental porque es habitual repercutir al inquilino los gastos comunes del edificio donde se encuentra la oficina.

Normalmente esos gastos se pagan en base a un porcentaje establecido en función de la superficie de la oficina y aunque se pagan mensualmente, a finales de año se suele realizar una regularización en función de los gastos reales que hayan existido. En este sentido, es aconsejable establecer en el contrato de arrendamiento, un límite máximo a esos gastos de forma que no supongan una carga económica excesiva para el inquilino.

2. Estudiar si el local u oficina permite nuestra actividad

En segundo lugar, es importante estudiar si el local u oficina que pretendemos alquilar se puede destinar a la actividad que queremos desarrollar y si tiene licencia. Este tema cobra especial importancia en los locales comerciales debido a la multitud de actividades que se pueden desarrollar en un local. Para poder saber si el inmueble se puede destinar a la actividad que queremos llevar a cabo, es aconsejable realizar tres acciones:

  • Pedir información al Ayuntamiento de la localidad donde se encuentre el local o la oficina, sobre la posibilidad de obtener licencia para la actividad que nos interesa. En el caso de Madrid, dicha información se puede solicitar acudiendo a la Junta de distrito que corresponda al lugar donde se encuentra el local o la oficina. De esta forma, sabremos si el inmueble a arrendar es apto para la actividad a desarrollar y si es posible obtener la oportuna licencia.
  • Solicitar al Registro de la Propiedad que corresponda al local u oficina, una nota simpleo certificación de los estatutos de comunidad de la finca donde se encuentra el local o la oficina que se quiere arrendar. Las notas simples o certificaciones se pueden solicitar presencialmente en el Registro de la Propiedad que corresponda a la localidad donde se encuentra el local o a través de internet en la web: registradores.org.Con la nota simple podremos averiguar la titularidad del inmueble, es decir, quién es el propietario, la superficie y las cargas que tiene (hipotecas etc.).
  • Consultar con un técnico de nuestra confianza es también una medida aconsejable para que nos ayude a saber si el local cumple todos los requisitos técnicos para la actividad a desarrollar.

Es aconsejable regular en el contrato de arrendamiento que en el caso en que no se obtenga la licencia para desarrollar la actividad, se pueda resolver el contrato de arrendamiento por parte del inquilino, sin necesidad de indemnizar al propietario.

3. Verificar el propietario

En tercer lugar, es muy importante cotejar que el propietario del local u oficina es efectivamente propietario y revisar las características del local (superficie, cargas etc.) Para ello podemos solicitar una nota simple en el Registro de la Propiedad tal y como se explica en el apartado anterior. En el caso en que existan varios propietarios, todos ellos deberán firmar el contrato.

Si el propietario es una sociedad mercantil (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada etc.) deberemos solicitar la escritura de constitución de la sociedad y la escritura de poder o de nombramiento de la persona que firme el contrato, de forma que podamos cotejar los datos de la sociedad y si el poder de la persona que firma en nombre de la sociedad es suficiente, para lo cual deberemos cotejar las facultades que constan en ese poder.

4. Negociar la renta

En cuarto lugar, la renta es uno de los aspectos económicos más importante de todo contrato de arrendamiento. En este sentido, sin perjuicio del asesoramiento en cuanto a su importe tal y como se ha detallado anteriormente, se debe tener en cuenta que en determinadas ocasiones se puede negociar una renta fija junto con una renta variable en función de los beneficios que obtenga el inquilino (este aspecto es muy habitual en los contratos de arrendamiento de locales que se encuentran en centros comerciales) y que también, se puede pactar una renta escalonada, es decir, que varíe de importe a medida que avanza la duración del contrato, de forma que tenga un importe el primera año, un importe mayor el segundo y así sucesivamente.

5. Establecer la duración del contrato

En quinto lugar, uno de los aspectos más importantes del contrato de arrendamiento, junto con la renta, es la duración. En los casos de los contratos de arrendamiento de local u oficina, el propietario y el inquilino pueden pactar la duración que estimen conveniente.

Generalmente en este tipo de contratos se suele pactar una duración inicial que es de obligado cumplimiento para el inquilino. Esto quiere decir que el inquilino no podrá resolver el contrato durante ese periodo de obligado cumplimiento y si lo hace deberá pagar una indemnización (si así se pacta) al arrendador.

En este sentido es aconsejable, sin embargo, para el inquilino pactar una posibilidad de resolución del contrato en cualquier momento sin indemnización, de forma que el inquilino pueda resolver el contrato de arrendamiento en el caso en que el negocio no funcione o simplemente quiera cambiar de ubicación.

Generalmente se pacta en el contrato un preaviso de “X” meses para que el inquilino pueda resolver el contrato, regulando además que en ese caso el inquilino no deberá abonar indemnización alguna.

6. Valorar las obras necesarias

Un aspecto muy importante en todo contrato de arrendamiento de local u oficina es el tema de las obras, puesto que es habitual que cuando se alquila un local u oficina, se tengan que hacer obras para adaptarlo a la actividad a desarrollar.

En el contrato debe quedar muy claro qué obras va a realizar el inquilino con detalle, para lo cual es aconsejable que un técnico elabore un informe de dichas obras y se adjunte dicho informe al contrato. Si se va a variar la configuración del local u oficina también se tendrán que adjuntar al contrato planos y fotos del inmueble con el cambio que se quiere realizar de forma que quede clara la configuración del local antes y después de las obras.

7. Negociar una carencia si se necesita hacer obras

En relación con las obras, es muy habitual que en los contratos de arrendamiento se pacte una carencia durante el tiempo que duren las obras. La carencia es un periodo de tiempo durante el cual no se va a abonar por parte del inquilino la renta pactada. De esta forma el inquilino tiene un cierto desahogo al iniciar su actividad.

8. Pactar la actualización de la renta

Por lo que respecta a la renta, en los contratos de arrendamiento de oficina o local se suele pactar una actualización de la renta que se puede llevar a cabo de diversas formas:

  • Mediante la aplicación a la renta de las variaciones del Índice de precios al consumo (IPC) publicado por el Instituto Nacional de Estadística durante un periodo de tiempo determinado (generalmente un año). Es decir que se aplicará un porcentaje a la renta según la variación del citado índice.
  • Mediante la aplicación a la renta de las variaciones del IPC más “x” puntos. Por ejemplo, en contratos de larga duración para evitar que el importe de la renta quede desfasado se suele pactar la citada variación, por ejemplo, IPC más 3 puntos al inicio del quinto año de duración del contrato.
  • Mediante revisión de la renta conforme a la renta de mercado. Igualmente este método se utiliza en contratos de larga duración para evitar que la renta quede muy desfasada. Consiste en pactar que llegado un determinado momento del contrato (por ejemplo al inicio del 5º año) la renta se revisará y se aplicará al contrato la renta que exista en el mercado de locales u oficinas para inmuebles de características similares al alquilado. Generalmente se puede pactar en el propio contrato que cada parte elija un consultor inmobiliario y en base a la renta de mercado que establezca cada consultor se hará una media aritmética que será la renta del contrato a partir de ese momento.

En este sentido, lo más favorable al inquilino es que se pacte una revisión de renta conforme a IPC al alza o a la baja durante toda la duración del contrato.

9. Pactar las garantías

Generalmente en los contratos de arrendamiento de oficina de local, se suelen pactar dos tipos de garantías, la fianza legal que es la establecida por la Ley de Arrendamientos Urbanos y que es equivalente a dos meses de renta, y la pactada por el inquilino y el propietario que puede ser de varios tipos:

  • Un depósito en garantía. Es decir, una cantidad de dinero pactada por las partes (generalmente suele ser de dos a seis meses de renta) que entrega el inquilino al propietario en garantía del cumplimiento del contrato. Esta garantía tiene el problema para el inquilino de que es una cantidad de dinero inmovilizada por el arrendador que es quien la custodia durante el periodo de duración del contrato.
  • Un aval bancario que es una garantía que da una entidad bancaria en virtud de la cual el banco paga en el caso de que el inquilino no lo haga. Esta es la garantía más fuerte para un propietario, sobre todo en el caso de que se trate de un aval a primer requerimiento o primera demanda (es decir, aquel aval que se puede ejecutar ante el banco sin necesidad de justificación). Para el inquilino dar un aval supondrá un coste que deberá abonar a la entidad bancaria avalista.
  • Una carta de patrocinio. Esta garantía se utiliza en el caso de inquilinos que son sociedades mercantiles que pertenecen a un grupo de sociedades. La garantía consiste en un documento firmado por la sociedad matriz del grupo, por el que dicha sociedad matriz se compromete a pagar o cumplir el contrato en el caso en que la sociedad arrendataria no lo haga. Se trata de una garantía algo débil para el propietario, sobre todo por las dificultades de ejecución en caso de que la sociedad matriz sea extranjera.

10. Cesión y subarriendo.

La cesión del contrato supone el cambio de un arrendatario por otro que ocupará el lugar del primero en el contrato de arrendamiento asumiendo todos los derechos y obligaciones de dicho contrato. El subarriendo supone que el arrendatario cede el uso de todo o parte del local u oficina arrendado a otro arrendatario pero el contrato de arrendamiento inicial subsiste y el arrendatario inicial lo sigue siendo.

En los contratos de arrendamiento de locales y oficinas es muy habitual que se renuncie a este derecho que la Ley de Arrendamientos Urbanos regula a favor del inquilino, aunque en determinadas ocasiones en las que el arrendatario es una sociedad, se suele pactar una autorización  a ceder el contrato o subarrendar el local u oficina a empresas del mismo grupo que la sociedad arrendataria.

Aunque no suele ser un pacto que se acepte por los propietarios de locales u oficinas, es aconsejable regular en el contrato la posibilidad de cesión o subarriendo sin necesidad de autorización del propietario, ya que puede ser una vía de escape si el negocio no va bien o se quiere cambiar de ubicación.

No obstante todo lo anteriormente mencionado, en caso de duda durante la negociación de un contrato de arrendamiento, lo aconsejable es consultar con un abogado de confianza que nos asesore y nos ayude en la negociación de forma que el contrato sea lo más favorable a nuestros intereses.

 

Sobre la autora, Aránzazu Álvaro

Aránzazu Álvaro es Licenciada en Derecho por la Universidad Complutense de Madrid. Ha ejercido la abogacía en el sector inmobiliario durante los últimos 12 años y actualmente se dedica a dar contenido a webs y blogs con artículos sobre diversas temáticas.

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